Bei der Konvertierung von Dokumenten nach PDF ist es immer das Ziel ein möglichst 100%iges Abbild des Dokuments als PDF zu erhalten – es sollten alle Formatierungen und Inhalte erhalten bleiben und das Dokument sollte hinsichtlich der Seitenumbrüche und des Layouts dem Original entsprechen. Das sind auch die Erwartungen falls Dokumente mit dem FileConverterPro nach PDF oder PDF/A konvertiert werden sollen. Es gibt jedoch einige Dinge die dabei zu beachten sind.
Layout / Seitenumbruch im PDF stimmen nicht mehr mit den „Original“ überein – Was können die Ursachen sein ?
Direkte oder MS-Office Konvertierung – Der FileConverterPro unterstützt zur Konvertierung zwei Methoden – auf der einen Seite die „direkte“ Konvertierung dabei wird nicht MS-Office sondern ein alternativer Konverter verwendet der in der Lage ist alle MS-Office Formate zu lesen und direkt ohne eine installierte MS-Office Anwendung nach PDF oder PDF/A zu konvertieren. Die Kompatibilität ist hier schon sehr gut, jedoch kann nur die Original Anwendung wirklich und zu 100% alle Spezialitäten und Details unterstützen. Will man also auf Nummer sicher gehen so sollte man MS-Office als Konverter verwenden.
Auch wenn MS-Office als Konverter verwendet wird kann es vorkommen dass die erzeugten PDF Dokumente eine andere Formatierung und Layout haben als das Ursprungs Dokument. Dafür kann es folgende Ursachen geben:
Silbentrennung nicht installiert – Falls ein MS-Word Dokument mit Silbentrennung erstellt und formatiert wurde und auf dem Rechner auf dem die FCpro PDF Konvertierung stattfinden soll die Silbentrennung als MS-Office Funktion nicht installiert ist – so erfolgt keine Silbentrennung und das PDF Dokument kann dadurch eine andere Formatierung und Seitenumbrüche aufweisen. Erkennen kann man das in dem man ein solches Dokument versucht auf dem FCpro Rechner über MS-Word zu öffnen – Dabei wird eine Warnung angezeigt mit der Aufforderung die Silbentrennung zu installieren.
Schriften nicht installiert bzw. nicht im MS-Word Dokument eingebettet – Es muss sicher gestellt werden dass die in den Dokumenten verwendeten Schriften auf dem Rechner auf dem die FCpro PDF Konvertierung erfolgt auch vorhanden sind. Werden nicht installierte Schriften verwendet so werden Ersatzschriften herangezogen welche ähnlich sind. Das kann passen, kann aber auch zu Änderungen des Layouts, der Zeilen- und der Seitenumbrüche führen. Es muss also darauf geachtet werden dass entweder nur Standardschriften oder falls spezielle Schriften verwendet werden diese auf dem Konvertier-Rechner vorhanden sind bzw. in das MS-Word Dokument eingebettet werden. Die Schriftartdarstellung bleibt allerdings nur erhalten, wenn die entsprechenden Schriftarten nicht Copyright-geschützt sind. MS-Word gibt keine Fehlermeldung aus, falls das Einbetten der Schriftarten aufgrund von Copyright-Problemen misslingt.