ATEX Version 1.0.3 – EMail Absender-Adressen steuern den Export der Anhänge

Über EMail Adressen und Domains können Nachrichten einfach identifiziert werden. Deswegen haben wir mit der Version 1.0.3 eine neue Funktion implementiert mit der es jetzt möglich ist Absender EMail Adressen und Domains einem Export Profil zuzuordnen um in weitere Folge ein „AutoSelect“ der Export Profile ausführen zu können.

Aus den markierten Nachrichten werden die Absender Informationen ausgelesen und mit dem im Export Profil hinterlegten Informationen verglichen. Im Fall einer Übereinstimmung wird automatisch das passende Export Profil ausgewählt und verwendet.

EMail Adressen und Domains können nur einem Profil zugeordnet werden. Die manuelle Erfassung ist nicht notwendig da diese Information direkt aus der Nachricht ins Profil übernommen werden kann.

Funktionen – AutoSelect:

  • Automatische Auswahl des Exportprofils auf Basis von hinterlegten EMail Adressen / Domains.
  • Auslesen der Absender EMail-Adressen / Domains aus den Nachrichten und dem Export Profil zuordnen.
  • Manuelles Hinzufügen und Löschen von Absender EMail-Adressen / Domains
  • Anzeige aller aktuell dem Profil zugeordneten Absender EMail-Adressen / Domains
  • Profil AutoSelect – aktivieren / deaktivieren
  • Prüfen ob die EMail-Adressen / Domains bereits zugeordnet wurden – Anzeige und Neuzuordnung

1_Neue Funktion um Absender EMails und Domains der Nachrichten auszulesen und dem aktuellen Profil zuzuordnen  2_Die Absander Adressen und Doamins der markierten Nachrichten können ausgelesen und in das Export Profil übernommen werden  3_Sind Absender Adressen und Domains bereits einem anderen Profil zugeordnet so kommt eine Warnung und mit der Möglichkeit die Zuordnung zu ändern  4_EMail Adressen und Domains können einem Export Profil zugerodnet werden  5_Anzeige der dem aktuell ausgewählten Profil zugeordneten EMails und Domains

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ATEX – MS-Outlook Plugin – Anhänge komfortabel exportieren

Immer öfter werden (PDF) Dateien per EMail verschickt z.b. als Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Rechnungen usw. Um den Exportvorgang zu vereinfachen und zu automatisieren haben wir ein kostenloses MS-Outlook Plugin entwickelt. Die Anwendung ist aus unserem EMail Archiver Plugin entstanden und ermöglicht es in einem Schritt alle Anhänge einer bzw. mehrere Nachrichten oder eines ganzen MS-Outlook Ordners in das Dateisystem zu exportieren. Alle Exporteinstellungen können über Profile konfiguriert und ausgewählt werden. Damit kann einfach und schnell zwischen unterschiedlichen Ablageordnern, Strukturen und Namensgebungen hin und hergeschaltet werden. Z.b. je nach Kunde oder Lieferant. Ebenso ist es möglich eine nachgelagerte Kommandozeilen Anwendung aufzurufen.

Im nächsten Schritt werden wir eine Erweiterung implementieren um auf Basis der Absender EMail Adresse automatisch das Export Profil auszuwählen und damit den Ablageort zu steuern.  Der ATEX Plugin kann auch als Ergänzung zu PDFmdx verwendet werden um z.b. Informationen aus den empfangenen und über ATEX exportierten PDF Dokumenten auszulesen.

ATEX – Funktionen:

  • MS-Outlook Plugin für Office 2010 / 2013 / 2016 – 32 und 64bit Version
  • Export von Anhängen aus EMail Nachrichten / Ordnern in das Dateisystem
  • Konfiguration und Auswahl von Exportprofilen
  • Selektion von Anhängen über den Dateityp / Erweiterung
  • Konfiguration von Ziel Start-Ordner, Ordnerstruktur, Dateiname unter Verwendung von Variablen aus der EMail Nachricht
  • Aktion nach dem Export – Markieren, Verschieben, Löschen – der Nachricht
  • Export von Metadaten der Nachricht als XLS, CSV, XML, als Gesamt- oder Einzeldatei
  • Aufruf einer Kommandozeilen-Anwendung mit Übergabe von Parametern
  • Loggin der Exportvorgänge

01_Anhänge aus EMails oder Outlook Ordnern exportieren  02_Auswahl des Export Profils  04_Anhänge können direkt aus der Vorschau exportiert werden  05_Der Anhang Export kann auch aus der geöfneten Nachricht heraus erfolgen  06_Export Einstellungen können über Profile verwaltet werden  07_Für den Export können die Informationen aus Nachricht verwendet werden  08_Aktionen die mit der Nachricht - nach dem Export erfolgen sollen  09_Zusätzlich zum Export der Anhänge können auch die Metadaten exportiert werden  10_Über die Kommandozeilen Integration lassen sich nachgelagerte Anwendungen mit Parmetern aufrufen  11_Über ein Log lassen sich die Exportvorgänge protokollieren

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