EMail Archiver für FileConverterPro – Version 4.3.0

Neuerungen Version 4.3.0:

Import & Export aller PDF Export Einstellungen: Alle Konfigurationseinstellungen der recht umfangreichen PDF Export Settings können jetzt als *.gfix (=Zip) Datei exportiert und auch wieder importiert werden. Dabei werden nicht nur die Einstellungen in diese Datei gepackt, sondern auch alle verbundenen externen PDF, DOC und TOC Dateien. Damit ist es problemlos möglich die komplette Konfiguration dieser Funktion zwischen unterschiedlichen Anwendungen und Rechnern auszutauschen bzw. Konfigurationen einmal zu erstellen und dann zu verteilen. Wir werden diese Import / Export Funktion auch zum FileConverterPro hinzufügen und in weiterer Folge wird es auch einen PDFExport Editor geben mit dem man solche Dateien eigenständigen schreiben, lesen und bearbeiten können wird.

Import und Export aller PDF Export Einstellungen über eine einzige ZIP Datei

Download – EMail Archiver MS-Outlook Plugin für FileConverterPro >>>

Für Tests kann der von uns gehostete FileConverter Pro Testserver verwendet werden – dieser ist nach der Installation im EMail Archiver bereits voreingestellt.

EMail Archiver für FileConverterPro – Version 4.2.0

Neuerungen Version 4.2.0:

  • 64bit – MS-Office Support für 2010 / 2013 und 2016

die Version MS-Office 2007 – 32 und 64bit wird vom EMail Archiver nicht unterstützt da sich das Userinterface der Version 2007 generell unterscheidet und nicht auf den Ribbon Menüs aufbaut.

  • Metadaten Export

Bei der Archivierung der EMail können neben der MSG/EML/PDF Datei jetzt auch die verfügbaren Metadaten der EMail Nachricht  weggeschrieben werden. Die Metadaten können als XLS, CSV oder XML Datei exportiert werden. Die Datensätze der Nachrichten werden entweder in einer einzigen Datei oder pro Nachricht in Einzeldateien ausgegeben.

Folgende Variablen aus den Metadaten stehen zur Verfügung:

%CONVERSION PROFILE% – ausgewähltes FCpro Konvertierungsprofil

%PATH% – vollständiger Pfad zum MSG/EML/PDF bzw. Anhang

%FILETYPE% – Dateitype = Dateierweiterung (PDF, MSG, EML, DOCX….)

%COUNTER% – Zähler – wird für jeden Export / Konvertier-Vorgang erhöht

%MESSAGE DATE% – Empfangsdatum der Nachricht

%MESSAGE TIME% – Empfangsuhrzeit der Nachricht

%DAY% – Empfangstag

%DAY2% – Empfangstag als 2stellige Ziffer

%MONTH% – Empfangsmonat

%MONTH2% – Empfangsmonat als 2 stellige Ziffer

%YEAR% – Empfangsjahr

%YEAR2% – Empfangsjahr als 2stellige Ziffer

%SUBJECT% – Betreff der Nachricht

%FROM% – Absender

%TO ALL% – alle Empfängeradressen getrennt mit ;

%TO FIRST% – nur der erste Empfänger

%OL NAME% – Name des Outlook Ordners

%OL PATH% – der komplette Pfad des Outlook Ordners

%OL USER% – der angemeldete Outlook Benutzer

%THREAD ID% – ID aller zusammenhängenden Nachrichten

%MESSAGE ID% – ID der Nachricht

%PARENT THREAD ID% – ID aller zusammenhängenden Eltern Nachrichten

%PARENT MESSAGE ID% – ID der Eltern Nachricht

%ATTACHMENT COUNT% – Anzahl der Anhänge

%ATTACHMENT NAMES% – Name aller Anhänge getrennt mit ,

Diese  Metadaten Variablen können aber auch in den PDF Export Einstellungen (= PDF Infofelder, Inhaltsverzeichnis, Stempel, Kopf und Fußzeilen und Deckblatt) sowie für die Ordnerstruktur, den Dateinamen als auch bei der Integration über die Kommandozeilen Verarbeitung verwendet werden.

Metadaten Export - als XLS CSV XML - Gesamt bzw Einzeldateien  Metadaten Export als XML

  • Read Only der Standard- und der User-Einstellungen

Ist die Konfigurationsdatei der Standardeinstellungen – C:\ProgramData\EmailArchiver\Config\configSettings.XML – „read only“ so wird dies erkannt und die Funktion / Schaltfläche „Konfiguration als Standard speichern“ wird deaktiviert. Ebenso wird erkannt ob die User Konfigurationsdatei – C:\ProgramData\EmailArchiver\Config\<User>\configSettings.XML – „read only“ ist – in diesem Fall werden alle Eingabefelder und Funktionen der Konfigurationseinstellungen automatisch deaktiviert so dass der User keine Änderungen vornehmen kann.

Konfigurations Einstellungen - Schreibschutz

  • Anzeige der Konvertierfehler 

Je nach Konfiguration des FileConverterPro kann im Fehlerfall entweder eine Platzhalterseite erzeugt oder ein „echter“ Fehler an den Client zurückgemeldet werden. Wird ein Fehler zurückgemeldet so wird diese Information jetzt auch ausgewertet, angezeigt und protokolliert. Bei der Hintergrundverarbeitung gibt es einen eigenen „Error“ Tab. Dort werden alle aufgetretenen Fehler gelistet. Ebenso gibt es im Log einen eigene Spalte geführt in dem der Status „Ok“ bzw. „Error“  protokolliert wird.

Hntergrund Verarbeitung - Tab mit der Liste der Fehler

  • Log Datei als CSV

Die Log Datei wird jetzt als CSV mit „Spaltentrennung“  erzeugt um die Information mit MS-Excel auswerten zu können (importieren, sortieren, filtern usw.)

  • Log Datei mit Job-Nummer / Zähler

In der Log Datei wird pro Vorgang /  Job eine Zähler hochgezählt und als erste Spalte ausgegeben. Jobs werden auch parallel verarbeitet wodurch einzelne Verarbeitungsschritte und damit Log-Einträge zeitlich nicht aufeinanderfolgend erstellt werden. Über diese ID ist es möglich alle zu einem einzelnen Job gehörige Log Einträge zu finden.

  • Log Datei mit – „Ok“, „Error“ Status Spalte 

Um mögliche Fehler schneller lokalisieren und filtern zu können gibt es im Log eine eigene Status Spalte.

Log Datei mit Job Nummer und Statusinfo - Fehler - Erfolg

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Für Tests kann der von uns gehostete FileConverter Pro Testserver verwendet werden – dieser ist nach der Installation im EMail Archiver bereits voreingestellt.

EMail Archiver – zentrale Konfigurationsdatei / Setup – Commandline Optionen

Um bei der Installation eine an die individuellen Bedürfnisse angepasste Konfigurationsdatei  verwenden zu können verwendet der EMail Archiver eine Template XML Config Datei die entsprechend angepasst und verteilt werden kann.

Startet der Benutzer die Anwendung das erste Mal so wird diese Template Datei als Vorlage hergenommen und  als Benutzer Konfiguration verwendet. Standardmäßig zu finden ist diese configSettings.XML Datei unter: C:\ProgramData\EmailArchiver\Config – Dieser Pfad kann jedoch auch auf einen zentralen Netzwerk Share geändert  werden. 

Sollen die aktuellen Einstellungen als Standard für alle neu angelegten Benutzer vorgegeben werden so steht die Funktion „Konfiguration als Standard speichern“ zur Verfügung.

EMail Archiver - Der Start Ordner für die Konfigurationseinstellungen kann festgelegt werden

Um zu verhindern dass Konfigurations-Einstellungen verändert werden gibt es in der configSettings.XML Datei den Eintrag ReadOnlyConfig. Wird dieser auf YES gesetzt so kann die Konfiguration über das Userinterface nicht mehr verändert werden.

In den Konfigurationseinstellungen des EMail Archivers ab der Version 4.0.7 gibt es die Möglichkeit den Start-Ordner für die Konfigurationseinstellungen individuell vorzugeben. Damit können die Standard- und die individuellen Benutzer-Einstellungen auch zentral auf einem Netzwerk-Share abgelegt werden. Wird der Pfad geändert so werden alle bestehenden Konfigurationsdateien – auch die Login Profile und die PDFExport Profile in den neu ausgewählten Ordner kopiert.

Die Information wohin der Pfad für die Konfigurationsdateien zeigt wird lokal im Pfad

  • C:\ProgramData\EmailArchiver\SettingsFolderInfo.xml abgespeichert.
  • z.b. <InfoRootSettingsFolder RootFolderPath=“\\freenas\wmay\EMailArchiver_Settings\“ />

Über das Setup kann dieser Pfad auch bereits voreingestellt und mit übergeben werden.

Für das EMail Archiver Setup stehen die Commandline Parameter rootfolder= sowie /quiet zur Verfügung. Rootfolder legt den Start-Ordner der Konfigurations-Einstellungen fest und /quiet ermöglicht die „lautlose“ Installation ohne Dialoge.

  • Beispiel: „C:\Users\testuser\Desktop\EMail Archiver Enterprise.exe“ rootfolder=“\\freenas\wmay\EMailArchiver_Settings“ /quiet

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EMail Archiver für FileConverterPro – getestet mit MS-Outlook 2016 unter Windows 10

Vor kurzem ist die neue MS-Office Version 2016 verfügbar. Wir haben die aktuelle Version unseres EMail Archiver Plugins für MS-Outlook bereits erfolgreich mit MS-Office 2016 unter Windows 10 getestet. Somit kann der EMail Archiver Plugin mit den MS-Outlook Versionen 2007 / 2010 / 2013 und 2016 verwendet werden.

Email Archiver unter MS-Office 2016 unter Windows 10

Download – EMail Archiver Outlook Plugin für FileConverterPro >>>

Download – EMail Archiver Station Outlook Plugin inkl. FileConverterPro lokal  >>>

EMail Archiver für FileConverterPro – Version 4.0.7

Neuerungen der Version 4.0.7:

  • Die Dateinamen für Archivierung / Konvertierung der Nachrichten / Anhänge können für die Ordner der gesendete Nachrichten sowie alle anderen Ordner getrennt und unabhängig voneinander konfiguriert werden. Da aus der EMail Nachricht der gesendeten Elemente die eigene (Absender)- EMail Adresse nicht ausgelesen werden kann gibt es eine Option mit der die %FROM% Variable für die gesendeten Nachrichten vorbelegt werden kann.

EMail Archiver - MS-Outlook plugin - Dateinamen Konfiguration je nach Funktion und für gesendete Elemente unterschiedlich  EMail Archiver - MS-Outlook plugin - Aktionen die nach der Archivierung ausgeführt werden sollen finden sich auf einem eigenen Sub-Tab

  • Userinterface Anpassung – Über die Konfiguration ist es jetzt auch möglich Funktionen und Schaltflächen zu deaktivieren damit diese am Userinterface nicht mehr angezeigt werden. Damit kann z.b. eingeschränkt werden dass EMails und Anhänge nur nach PDF konvertiert aber nicht archiviert werden können.

EMail Archiver - MS-Outlook plugin - Konfiguration der am Userinterface verfügbaren Funktionen

  • Profile für PDFExport Einstellungen – PDFExport Einstellungen bieten eine Fülle an Zusatzfunktionen welche auf die erzeugten PDF´s angewendet werden können. Alle Einstellungen können über Profile verwaltet und damit als Gesamtheit gespeichert, ausgewählt und aktiviert werden. Profile können neu angelegt, kopiert, umbenannt, gelöscht, sowie importiert und exportiert werden.

EMail Archiver - MS-Outlook plugin - PDFExport Einstellungen über Profile

 

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EMail Archiver für FileConverterPro – Version 4.0.3

Neuerung EMail Archiver Version 4.0.3:

AutoProcess für die Commandline Hintergrundverarbeitung – Bei der Commandline Hintergrundverarbeitung werden standardmäßig die archivierten und fertig nach PDF konvertierten EMails und Anhänge in die „Verarbeitet“ Dokumentenliste eingefügt. Der Anwender kann aus dieser Liste heraus die Jobs per „Doppel-Klick“, einen nach dem anderen abarbeiten. Danach wird der Eintrag aus der Liste entfernt. Will man aber die Dokumente nicht interaktiv sondern lautlos, automatisch ohne Dialog verarbeiten so war das bisher nicht möglich.

Aus diesem Grund haben wir jetzt die neue Option „Hintergrundverarbeitung – AutoProcess“ implementiert. Ist die Option aktiv so wird die Commandline Anwendung unmittelbar nach dem Export und der Konvertierung aufgerufen und muss nicht manuell angestoßen werden. Die PDF´s und Anhänge können damit sofort und ohne Benutzereingabe weiterverarbeitet werden.

Commandline Hintergrund Verarbeitung - AutoProcess Option

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EMail Archiver für FileConverterPro – Version 4.0.2

Neuerungen EMail Archiver Version 4.0.2:

  • FileConverterPro Verbindungsprofile: Da die EMail Archiver Station Anwendung den FileConverterPro lokal installiert hat und es Sinn macht z.b. im eigenen Netzwerk einen Remote FCpro Server,  während falls man mobil unterwegs ist den lokal installierten FCpro zu verwenden wurden die Login Einstellungen jetzt als Profile implementiert. D.h. alle Verbindungseinstellungen können als Profil unter einem Namen gespeichert und ausgewählt werden. Profile können erstellt, umbenannt und gelöscht werden. Damit kann schnell zwischen verschiedenen FCpro Servern hin und hergeschaltet werden.

Email Archiver - FileConverterPro - Verbindungs-Profile

  • Commandline Verarbeitung – Temporäre Dateien nicht sofort löschen: Bisher wurde die temporär erzeugte PDF Datei für die Commandline Verarbeitung sofort nach Beenden des Commandline Aufrufs wieder gelöscht. Es gibt jedoch Anwendungen die verkettet ablaufen und daher ein sofortiges Löschen nicht brauchbar wäre. Dafür gibt es jetzt eine Option. Ist diese aktiv so werden die temporären PDF Dateien nicht sofort sondern erst bei Neustart des EMail Archivers gelöscht und bleiben somit während der aktuellen Sitzung erhalten.

Option um die Temporäre Datei bis zum Neustart zu erhalten

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EMail Archiver für FileConverterPro – Version 4.0.1

Neuerungen EMail Archiver Version 4.0.1:

  • Einzelne oder auch mehrere EMails (MSG /EML) sowie auch alle anderen vom FileConverterPro unterstützten Dateiformate können per Drag&Drop direkt auf das Fenster der Hintergrundverarbeitung gezogen werden. Über eine Abfrage kann der Anwender entscheiden ob die Dateien „Archiviert“ oder „Nach PDF konvertiert“ werden sollen. Die Dateien werden in die Verarbeitungsliste eingefügt und im Hintergrund verarbeitet.

Archivieren oder Konvertieren durch Drag&Drop auf das Fenster der Hintergrundverarbeitung

  • Auswahl des PDFExport Profils direkt über das Haupt Ribbon Menü – Bisher musste man um ein anderes PDFExport Profile auszuwählen in die Konfigurationseinstellungen gehen und dort die Auswahl treffen. Jetzt können die zur Verfügung stehenden Profile auch direkt aus dem EMail Archiver Ribbon Menü heraus ausgewählt werden.

Option um das PDFExport Profil direkt auszuwählen ohne über die Konfiguration zu gehen

  • MSG / EML Archivierung – Funktionen zum PDF erzeugen aktivierbar – Über diese Option kann ausgewählt werden dass auch wenn man nur MSG oder EML archivieren möchte, die Funktionen um Nachrichten individuell nach PDF zu konvertieren trotzt dem aktiv sein sollen.

MSG und EML Archivierung - Erzeugen von PDF kann aktivert werden

  • EMail Archiver Station – Damit ist ein neues Komplett Setup / Produkt für den Einzelarbeitsplatz verfügbar – Die EMail Archivierung und Konvertierung ist damit auch lokal ohne Netzwerk/Internetverbindung möglich. Mit dem Setup werden sowohl der MS-Outlook Plugin also auch FileConverterPro lokal auf dem Rechner installiert und nicht über das Netzwerk bzw. Server angesprochen. Alle Konfigurationseinstellungen sind bereits voreingestellt so dass nach einem Reboot des Rechners nach der Installation alles direkt ohne weitere Konfiguration funktionsfähig installiert ist.

Download – EMail Archiver Outlook Plugin für FileConverterPro >>>

Download – EMail Archiver Station Outlook Plugin inkl. FileConverterPro lokal  >>>

EMail Archiver für FileConverterPro – Version 3.0.8

Neuerungen EMail Archiver Version 3.0.8:

  • Sequentieller Kommandozeilen Aufruf alternativ zur parallelen Ausführung konfigurierbar
  • Email Anhänge können genauso wie die Email Nachrichten verarbeitet werden – Archivieren, Erzeuge Einzel- bzw. Gesamt PDF
  • Commandline Integration jetzt auch für die Hintergrundverarbeitung

Sequentieller Aufruf bei Mehrfachverarbeitung – damit können bei der Mehrfachverarbeitung die Commandline Aufrufe auch einer nach dem anderen abgearbeitet werden. Bei der alternativen parallel Verarbeitung werden die mehrfachen Programmaufrufe gleichzeitig gestartet.

1_EMail Archiver MS-Outlook Plugin - Sequentieller Aufruf bei Mehrfachverarbeitung

Archivierung und Konvertierung auch von Email Anhängen – Bisher konnten nur EMail Nachrichten gesamt verarbeitet werden – jetzt ist es auch möglich einzelne oder mehrere ausgewählte Anhänge zu archivieren bzw. nach PDF zu konvertieren oder in Gesamt PDF´s zusammenzufassen. Auch hier kann das PDF gleich direkt in eine neue EMail Nachricht eingefügt werden.

3_EMail Archiver MS-Outlook Plugin - Archivierung und Konvertierung auch von EMail Anhängen #2   2_EMail Archiver MS-Outlook Plugin - Archivierung und Konvertierung auch von EMail Anhängen #1

Commandline Integration auch für die Hintergrundverarbeitung – Verarbeitete Emails oder Anhänge können jetzt auch bei der Hintergrundverarbeitung über nachgelagerte Commandline Aufrufe weiterverarbeitet werden. Dafür gibt es einen zusätzlichen Tab in den alle im Hintergrund konvertierten Jobs eingefügt und aufgelistet werden. Der Anwender kann also Emails und Anhänge jederzeit verarbeiten lassen, im Vordergrund normal mit MS-Outlook weiterarbeiten und zu einem beliebigen späteren Zeitpunkt die Ergebnisdateien abarbeiten – Jobs können angesehen, gelöscht oder per Commandline Integration verarbeitet werden.

EMail Archiver MS-Outlook Plugin - Commandline Integration 4_EMail Archiver MS-Outlook Plugin - Hintergrundverarbeitung - Warteschlange  5_EMail Archiver MS-Outlook Plugin - Hintergrundverarbeitung - für die Commandline Verarbeitung anstehende Jobs

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EMail Archiver für FileConverterPro – Version 3.0.5

Mit der Version 3.0.5 gibt es jetzt die Möglichkeit die EMails als PDF, PDF/A bzw auch als MSG / EML direkt aus MS-Outlook heraus an eine nachgelagerte Anwendung zu übergeben.

Die Integration wurde über einen Kommandozeilen Programmaufruf implementiert. Ist diese Option konfiguriert und aktiv so werden die EMails und PDF´s nicht ins Dateisystem exportiert sondern es wird nach der Konvertierung ein Programm mit den angegebenen Parametern aufgerufen. Dabei stehen eine Vielzahl an Variablen die sich auf Informationen aus dem zu archivierenden EMail beziehen zur Verfügung.

Diese Schnittstelle ermöglicht die einfache uns schnelle Integration des EMail Archivers in externe Systeme. Ein typischer Anwendungsfall wäre die direkt Archivierung der EMails in einem ECM/DMS oder Archivsystem.

Neuerungen Version 3.0.5:

  • Externe Anwendungen können über Kommandozeilen Aufruf integriert werden.
  • Die Integration kann vom Userinterface aus aktiviert und deaktiviert werden – Falls aktiv – wird bei der Funktion „Archivieren“ und „Erzeuge Gesamt-PDF“ die Kommandozeilen Anwendung aufgerufen
  • Die „Archivieren“ Funktion kann auch über die Funktionstaste Strg+F1 aufgerufen werden.
  • Neue Variablen %NAME% – übergibt den konfigurierten Namen der Datei
  • Neue Variablen %PROFIL% – übergibt den FCpro Profilnamen
  • Neue Variable %FILETYPE% – übergibt den Datei-Typ – PDF, EML, MSG…
  • Protokollierung der Kommandozeilen Verarbeitung im LOG.

EMail Archiver für FCpro - Integration über Kommandozeilen Aufruf  Kommandozeilen Verarbeitung für einzelne EMails und für Gesamt-PDF

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