Digitale Signatur und PDF/A – Der Aktenschrank in PDF

Digitale Signatur und PDF/A – Der Aktenschrank in PDF – PDF/A Dokumente bilden in Verbindung mit elektronischen Signaturen die Basis für die Fähigkeit zur Langzeitarchivierung elektronischer Dokumente. Das Dokumentenformat PDF/A wurde zum weltweiten Standard erhoben. Die Branche sieht in PDF die derzeit beste Datenform für Archivierungslösungen. Papier und Mikrofilm gehören damit endgültig der Vergangenheit an.

Traditionelle Archivierungsmethoden wie Papier oder Mikrofilm garantieren zwar die Reproduzierbarkeit, entsprechen aber nicht mehr dem neuesten Stand der Technik. Große Dokumente können nicht rasch verschickt werden, und es ist außerordentlich schwierig, archivierte Dokumente nach be­stimmten Inhalten zu durchsuchen.

Seit gut zwei Jahren ist nun die Archivfunktionalität des PDF nach ISO zertifiziert: PDF/A. Damit wird etwa auch die Langzeitarchivierung von ausgefüllten PDF-Formularen legitim – entsprechend der in Unterneh­men beobachteten Entwicklung, Dokumente mittels Lifecycle-Manage­ment zu verwalten. Dadurch können nicht nur Unternehmensrichtlinien (Stichwort IT-Governance) befolgt werden, die eine sichere Archi­vierung des Wissens in den Firmen festlegen. Elektronische Archive mit PDF/A können auch zu erheblichen Kosteneinsparungen führen.

Inzwischen ist absehbar, dass sich PDF/A in den kommenden Jahren als der bevorzugte Standard für die Archivierung von elektronischen Dokumenten durchsetzt.

PDF unterstützt interne (eingebettete) Signaturen als Bestandteil des Dateiformats.

Der PDF/A-Standard lässt digitale Signaturen zu und legt nur einige Mindestanforderungen für das digitale Signieren fest. OPENLiMiT – Technologien unterstützen fortgeschrittene und qualifizierte (sichere) elektronische Signaturen im weit verbreiteten PDF- und immer wichtiger werdenden PDF/A-Format

Der PDF/A-Standard ist das Ergebnis einer mehr als dreijährigen Gremienarbeit von Vertretern aus Branchenverbänden und Unternehmen aus aller Welt. ISO 19005-1 definiert «ein Dateiformat basierend auf PDF, genannt PDF/A, welches einen Mechanismus zur Verfügung stellt, um elektronische Dokumente so darzustellen, dass das visuelle Erscheinungsbild über die Zeit erhalten bleibt, unabhängig von den Werkzeugen und Systemen zur Herstellung, Speicherung und Reproduktion».Mehr Information:

www.pdfa.at | www.pdfsignatur.at | www.pdfa.org | www.may.co.at | www.xkey.at