SplitRen – „Split“ für Teilen und „Ren“ für Rename/Umbenennen – wurde entwickelt um sehr einfach und effizient Dokumente zu scannen, diese falls erforderlich in Einzeldokumente aufzuteilen und danach zu benennen. Dabei wurde versucht das Produkt für diesen Zweck von der Bedienung her einfach und effizient zu gestalten. Das wirkt sich positiv bei der schnellen Einsetz- und Erlernbarkeit der Software, sowie bei der zeitsparenden und schnellen Erfassung aus.
Die Dokumente werden als TIFF, PDF-Image oder PDF-OCR in einen Zielfolder exportiert, per E-Mail verschickt oder in einem Alfresco DMS/ECM Repository abgelegt.
SplitRen Funktionen im Überblick:
- TWAIN Scanfunktion – mit oder ohne TWAIN Dialog, Auswahl der TWAIN Quelle
- Scannen von Dokumenten – SchwarzWeiss – 300dpi, TIFF Gr. 4
- Einfügen von Image Dokumenten per Drag&Drop – Verschieben / Kopieren
- Regelmäßiges automatisches Aktualisieren des Eingangsfolders für neu hinzugekommene Dokumente aktivierbar.
- Dokumentenliste mit Anzeige der Namen
- Dokumentenvoransicht: Zoom In/Out, Anpassen – Breite / Höhe / Optimal, Drehen Links/Rechts – 90°
- Blättern: Anfang, Ende, Seite vor/zurück, Seite per Nummer auswählen.
- Thumbnail Dokumenten-Voransicht: Anzahl der anzuzeigenden Seiten – 1/2/5/10/20/50/100, Blättern – Anfang /Ende, Vor/Zurück.
- Profilfunktion – Speichert alle Voreinstellungen und Konfigurationen unter einem Namen. Profile können – Neu erstellt, Kopiert, Umbenannt und gelöscht werden.
- Admin – Konfigurationsmenü kann per Tastenkombination eingeblendet werden – Der Admin ist damit in der Lage Profile zu erstellen und zu bearbeiten. Der normale Anwender wählt dann nur vorkonfigurierte Profile aus.
- Dokument teilen – fix nach Seitenzahl, Teilen an der aktuell ausgewählten Seite über selektiertes Thumbnail. Automatische Namensvergabe für die damit neu erzeugten Dokumente.
- Markierte Thumbnails = Seiten – Löschen / Drehen Links 90° / Drehen Rechts 90°
- Drag&Drop der Thumbnails zum Verschieben von Seiten innerhalb eines Dokuments um diese neu zu ordnen.
- Drehen alle Seiten eines Dokuments – 90° nach Rechts / 90° nach Links
- Ein oder mehrere Bereiche im Dokument markieren – Bereiche Löschen, auf Bereich zuschneiden, OCR über die Bereiche ausführen und als Dokumentennamen vorschlagen.
- Umbenennen direkt in der Dokumentenliste – danach automatische Auswahl des nächsten Dokuments in der Liste. Verwendung von Bereichs-OCR sowie frei definierbare Tastenkürzel.
- Zusammenführen mehrerer selektierter Dokumente aus der Liste zu einem Gesamtdokument – Die Reihenfolge kann vor dem Zusammenführen noch geändert werden.
- Export: Einzelne, markierte oder alle Dokumente aus der Liste – als native TIFF Image, als PDF-Image oder als durchsuchbares PDF-OCR – in einen Zielfolder exportieren, als E-Mail versenden , nach ifresco / Alfresco über ein Dokumentenprofil hochladen.
- Integrierte iOCR.NET OCR Engine für Bereichs OCR und Export als durchsuchbares PDF
- AutoOCR Web-Service Integration für High Quality Abbyy FineReader OCR z.b. für Hintergrundverarbeitung beim Alfresco Batch Upload.
- Hintergrund / Batchverarbeitung – für PDF-OCR Konvertierung und ifresco / Alfresco Upload – Die fertig erfassten Dokumente werden in eine eigene getrennte Dokumentenlist verschoben und von dort weiterverarbeitet – damit kann der User im Vordergrund sofort weitere Dokumente profilieren und bearbeiten während im Hintergrund die zeitintensiven Prozesse der OCR-Verarbeitung und des Dokumentenuploads stattfinden. Der Hintergrund Prozess kann automatisch gestartet aber auch angehalten werden – noch nicht fertig verarbeitet Dokumente können wieder in die Arbeitsliste zurückgeschoben werden.
SplitRen – ifresco / Alfresco – Upload:
Beim Upload in das Alfresco DMS/ECM Repository bekommt der User eine auf seinen Einsatz und Dokumententyp abgestimmte Maske zum Erfassen der Metadaten. Auf Basis der erfaßten Daten wird die komplette Ablage des Dokuments im Repository automatisch gesteuert. Der User muss sich keine Gedanken mehr über den Ablageort, Namen usw. machen. Auf der Maske stehen verschiedene Feldtypen zur Verfügung: Muss/Kannfelder, Lookup Felder mit Einfach- oder Mehrfachauswahl, Datums-, Numerische-, Text-Felder. Die Befüllung und Wartung der Lookups kann über den Alfresco Kategoriebaum erfolgen. Die Erfassungsmaske, die dahinterliegende Logik und Datenverknüpfungen werden je nach Anwendungsfall individuell erstellt und angepaßt.
Beispielhaft die Profilmaske für die Erfassung eines Presseartikels:
SplitRen Profile – Allgemeine Einstellungen:
- Eingangsordner – legt den Arbeitsordner für die zu verarbeitenden Dokumente fest
- Erweiterungen die verarbeitet und angezeigt werden sollen – TIF, TIFF, JPG, JPEG
- Zielordner für den Exportvorgang
- Archivordner – falls die Dokumente aus dem Eingangsordner erhalten bleiben sollen, Variable für User und Datum können verwendet werden.
- Ordner für die ifresco Batch/Hintergrundverarbeitung
- Definition von Tastenkürzel – es können Buchstaben oder Strings definiert werden die bei der Erfassung des Namens dann automatisch durch einen hinterlegten Text ersetzt werden – das soll helfen immer wiederkehrende Texte effizient zu erfassen – z.b.: „r“ wird durch den Begriff „Rechnung“ ersetzt. Als Variable stehen zusätzlich Datum und Zeit zur Verfügung.
- Hintergrund – Verarbeitung automatisch starten: Dabei können sowohl die OCR Verarbeitung als auch der ifresco/Alfresco Upload im Hintergrund erfolgen – die Option legt fest ob die Hintergrund Verarbeitung bei Programmstart auch gleich mitgestartet wird oder ob der User diese manuell startet.
SplitRen Profile – Ausgabe Einstellungen:
- Aktion nach der Verarbeitung: Löschen, In Archiv Ordner, Behalten, Aktion abfragen. Legt fest was mit der Datei aus dem Eingangsordner nach der Verarbeitung passieren soll.
- Aktion was passieren soll falls eine Datei im Zielfolder bereits vorhanden ist – soll diese „ersetzt“ , „übersprungen“, oder soll „ein Zähler“ an den Namen angehängt werden.
- Zielformat für die Aktionen – „Export“, „ifresco/Alfresco“ und „E-Mail“ – voreinstellbar – PDF-Image, PDF-OCR, oder „Native“ (TIFF).
SplitRen Profile – OCR Einstellungen:
- Auswahl der Verwendung der integrierten iOCR.NET Engine oder einer per Web-Service eingebundenen externen AutoOCR Verarbeitung
- iOCR.NET – Einstellungen: Sprachauswahl, Farb-Komprimierung, JPEG-Qualität, Auflösung
- AutoOCR – Web-Service URL, Username / Passwort, OCR-Profilauswahl.
SplitRen Profile – Dokumentenupload nach ifresco / Alfresco:
SplitRen Profile – E-Mail Konfiguration:
- Vordefinierte E-Mail Empfängerlisten für „an:“, „cc:“ und „bcc:“
- Zugriff auf MS-Outlook Kontakte
- Durchsuchen des Dokuments nach E-Mail Adressen (nur für PDF-OCR)
- „Betreff“ Template aus Text und Variablen definierbar
- Templates für den E-Mail Body (ASCII oder HTML) hinterlegbar
- Festlegung von zusätzlichen Anhängen (normal oder als ZIP)
- „Interaktiver“ oder „Stiller“ Versand per MS-Outlook, MAPI, Lotus Notes oder SMTP
