FileConverter – Dokumente und E-Mails aus Foldern bzw. E-Mail Boxen automatisiert nach PDF, PDF/A und TIFF konvertieren

Der FileConverter ist eine als Service unter MS-Windows (32 und 64bit) installierbare Anwendung um Folder und E-Mail Boxen zu überwachen um die darin befindlichen Dokumente automatisiert in das PDF, PDF/A oder TIFF Dokumentenformat zu konvertieren.  Dabei können parallel mehrere Folder bzw. auch mehrere MS-Exchange bzw. POP3 Mailboxen konfiguriert und überwacht werden.

Folgende Eingangs-Dokumentenformate werden unterstützt:

  • DOC, DOCX, RTF, TXT,
  • XLS, XLSX,
  • PPT, PPTX,
  • XFDF, FDF,
  • PNG, BMP, TIF, TIFF, JPG, JPEG
  • ZIP, RAR, 7Z,
  • MSG, EML,
  • PDF,
  • HTM, HTML, MHTML,
  • PMT, PMTX

Dateiformat – Besonderheiten:

  • Bei ZIP/RAR/7Z Containern werden alle enthaltenen und unterstützen Dokumente automatisch extrahiert und konvertiert. Die im Container enthaltene Foldersturktur wird im Ausgabeverzeichnis aufgebaut.
  • PMT und PMTX – sind PDFMerge XML Datenformate – welche eine hierarchische Strukturinformation als auch die Links auf die Dokumente bzw. die Dokumente selbst enthalten. Der FileConverter erzeugt daraus genauso wie der PDFMerge Server eine einzige Gesamt PDF Datei die aus den nach PDF konvertierten Einzeldateien besteht welche zu einer PDF Gesamtdatei zusammengefügt wurden. Die im XML definierte Struktur wird über die PDF-Bookmarks abgebildet.

Konvertierung:

  • Die PDF/TIFF Konvertierung erfolgt direkt ohne Verwendung der Ursprungsanwendung. Für die Verarbeitung ist also keine Installation von MS-Office oder Adobe Acrobat erforderlich. Optional können die PDF´s auch im ISO normierten PDF/A-1b Format ausgegeben werden.
  • Im Standardumfang enthalten ist auch die iOCR Engine um aus PDF oder Imagedokumenten durchsuchbare PDF(/A) zu erzeugen. Optional installiert – kann auch Abbyy die momentan leistungsfähigste OCR Engine installiert werden. Bei der OCR Verarbeitung werden PDF Dokumente seitenweise analysiert und nur jene Seiten der OCR Verarbeitung unterzogen die noch keine Textinformation enthalten (intelligente OCR Verarbeitung) – das spart Ressourcen, verbessert die Qualität und erhöht die Verarbeitungsgeschwindigkeit.

Funktionen – Allgemein:

  • MS-Windows Service Anwendung zu Dokumentenkonvertierung von MS-Office, PDF, Image, HTML, ZIP, MSG und E-Mail nach PDF, PDF/A bzw. TIFF
  • Parallel können mehrere Folder sowie MS-Exchange und POP3 E-Mailboxen überwacht und verarbeitet werden.
  • Direkte Konvertierung ohne Verwendung zusätzlich erforderlicher Original Anwendungen (MS-Office, Adobe Acrobat)  bzw. Druckertreiber.
  • Verflachen von ausgefüllten PDF Formularen: PDF Formulare (XFDF,FDF) können in normale PDF Dokumente konvertiert werden. Die Formulare können entweder fix hinterlegt oder jedes Mal neu geladen werden.
  • Parallele Verarbeitung mit konfigurierbarer Anzahl an Prozessen – erlaubt die optimale Ausnutzung der Hardware und garantiert die schnelle Abarbeitung.
  • Logging aller Konvertierungsvorgänge, Weiterleiten fehlgeschlagener E-Mail Konvertierungen bzw. Versand von Fehler – E-Mails per SMTP

In / Out Folderverarbeitung:

  • Verarbeitung von Dateien und Foldern aus konfigurierten In / Out-Ordnern über Zeitablauf bzw. über “Ready” Datei, inkl. Subfolder Verarbeitung (eine Ebene)
  • Erstellen einer Index-Text-Datei über alle bei einem Verarbeitungsvorgang erzeugten Dateien.
  • Nach der Verarbeitung: Löschen, Verschieben in Archivordner, Umbenennen – der Dateien bzw. Folder (.con / .err)
  • Konfiguration der nicht zu konvertierenden Dateierweiterungen – diese werden ignoriert und nicht verarbeitet. E-Mails mit Anhängen und nicht definierten Erweiterungen (weder konvertierbar noch nicht konvertierbar) werden als Fehler gehandhabt und an eine Error E-Mail Adresse weitergeleitet.
  • Einzelseitenausgabe mit konfigurierbarer Anzahl an Stellen für den Seitenindex
  • Konfiguration der TIFF Konvertierung – Komprimierung / Farbtiefe / Auflösung / JPEG-Qualität
  • Umfangreiche Parameter für die OCR Verarbeitung – iOCR bzw. Abbyy – der FileConverter enthält über die gleichen OCR Funktionen wie AutoOCR
  • Parameter für die HTML Konvertierung – Seitengröße und Ränder – HTML Dokument und E-Mails werden automatisch skaliert.

Verarbeitung von E-Mail Boxen:

  • Abarbeiten von von POP3 / MS-Exchange E-Mail Boxen – Weiterleiten bzw. Löschen bei erfolgreicher bzw. fehlerhafter Verarbeitung bzw. Verschieben in einen Archiv / Error Folder unter MS-Exchange. Direkter Zugriff auf MS-Exchange 2007/2010/2013 über die SOAP-Web-Service Schnittstelle.
  • EML und MSG – Body und Anhänge werden konvertiert – Generierung der E-Mail Header Information im Body Dokument – Von, Datum, An, Betreff
  • Ausgabe einer XML Datei zu den verarbeiteten E-Mails mit den Metadaten und Dateilinks – konfigurierbar: von, an, cc, bcc, erhalten, Betreff, Body, Anlagen
  • Ausgabe pro E-Mail in getrennte Unterordner oder “flach” im Zielordner.

 

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