Das ZUGFeRD Datenformat ist ein auf dem PDF/A Level 3 aufbauendes Format für elektronische Rechnungen in Deutschland. Dabei wird das PDF Dokument für die Archivierung, Ausdruck  und visuelle Darstellung verwendet und die Daten zur Rechnung zusätzlich als XML eingebettet. Im XML sind branchenneutral Informationen und Metadaten zur Rechnung enthalten.

Für eine ZUGFeRD Rechnung muss also eine PDF/A-3 erzeugt sowie eine XML Datei vorhanden sein. Die XML wird üblicherweise aus dem ERP erzeugt. Der ZUGFeRD eDoc Drucktreiber ermöglicht es nun über einen einfachen Druckvorgang aus jeder beliebigen Anwendung heraus solche Rechnungsbelege zu erzeugen.

Mögliche Abläufe: das XML ist in allen Fällen vorhanden, der Druckvorgang erfolgt über den ZUGFeRD eDoc Treiber:

•  interaktive Auswahl der XML Datei über den Dateidialog
• „stille“ Verarbeitung der XML mit voreingestelltem Pfad und Dateinamen.
• XML kann  nach der Einbettung auch automatisch gelöscht werden um einen definierten Zustand herzustellen.
• Ansteuerung des Druckvorgangs über das eDoc SDK, der Zielpfad und Namen der PDF wird über das SDK eingestellt, das Dokument gedruckt, das XML wird automatisch eingebettet und anschließend wird ein Event über die Beendigung des Vorgangs an die Anwendung zurückgegeben.

ZUGFeRD – customized – speziell für Software-Hersteller interessant:

Der ZUGFeRD eDocPrintPro PDF/A-3 Druckertreiber ist speziell auch für Hersteller von Softwarelösungen interessant da damit die Erstellung ZUGFeRD konformer elektronischer Rechnungen recht einfach und schnell implementiert werden kann. Die Software muss nur die ZUGFeRD konforme XML Datei erzeugen, den Rest erledigt der ZUGFeRD eDoc Druckertreiber. Softwareanbieter können die Lösung unter Ihrem Namen einbauen und ohne weitere Lizenzkosten (royalty-free) verwenden.

Funktionsumfang ZUGFeRD – customized:

• ZUGFeRD – eDocPrintPro PDF/A-3 Druckertreiber + Setup mit eigenem Namen / Logo / Links für die lizenzfreie (royalty-free) Verwendung zusammen mit der eigenen Softwarelösung
• 32 und 64bit Version – für MS-Windows XP / 7 / 8 / MS-Windows Server 2008 / CITRIX und MS-Terminalserver
• eDocPrintPro SDK – um den Druckvorgang automatisieren zu können und in die eigene Anwendung zu integrieren.
• ZUGFeRD – XML Extraktor – um für Eingangsrechnungen die XML Datei aus dem PDF extrahieren zu können (C# .NET bzw. Commandline Tool)

Download – eDocPrintPro ZUGFeRD – PDF/A-3 Druckertreiber >>>
Download – ZUGFeRD – Beispielrechnung >>>
Download – ZUGFeRD – Beispiel XML >>>

ZUGFeRD – Informationspackage >>>

ZUGFeRD ist die Abkürzung für »Zentraler User Guide des Forum elektronische Rechnung Deutschland«. Das ZUGFeRD-Format wurde in Deutschland geschaffen um elektronischer Rechnungen als PDF einschließlich strukturierter Daten als eingebettetes XML zwischen Unternehmen und Institutionen austauschen zu können. Im Gegensatz zu EDI ist ZUGFeRD nicht nur auf große, sondern auch auf kleine und mittlere Unternehmen sowie Freiberufler ausgerichtet. Der Standard ist allgemein und nicht branchenspezifisch gehalten und erfordert keine vorherige Absprache zwischen Sender und Empfänger.

Als Ziel soll das ZUGFeRD-Rechnungsformat sowohl als DIN sowie später als europäische Norm festgelegt werden. Auf der Web-Seite der ZUGFeRD Vereinigung ist ein Informationspackage mit den aktuellen Spezifikation sowie mit Beispielen zum Download verfügbar.

besteht aus der visuellen, lesbaren Darstellung der Rechnung (PDF) sowie der strukturierten maschinenlesbaren XML-Darstellung. Die visuelle Darstellung wird als Dokumente nach dem PDF/A-ISO-Standard Level 3 codiert. Die XML-Darstellung ist kein vollständig neues Format, sondern basiert auf internationalen Standards. Um beide Rechnungsdarstellungen miteinander zu verknüpfen, nutzt ZUGFeRD ein wichtiges Feature von PDF/A-3 (ISO 19005-3), das es erlaubt,  Anhänge beliebiger Typen in ein PDF/A-Dokument einzubetten. Die XML-Rechnungsdaten werden als Anhang gemäß PDF/A-3 in das PDF-Dokument eingebettet. ZUGFeRD-Rechnungen enthalten also zwei separate Darstellungen der Rechnung, wobei PDF/A-3 als eine der Darstellungen sowie als Container für die andere XML Darstellung dient.

ZUGFeRD führt für Rechnungen kein gänzlich neues XML-Format ein, sondern es basiert auf einem bestehenden Standard »Core Cross Industry Invoice« (CII), der von UN/CEFACT entwickelt wurde. CII bietet ein großes Datenmodell mit mehr als 2000 Elementen. Das Datenmodell bildet Unternehmensprozesse und -Beziehungen ab. Üblicherweise wird das CII-Datenmodell auf bestimmte Anwendungsfälle beschränkt, da meist nicht alle Elemente benötigt werden.  ZUGFeRD unterstützt drei aus unterschiedlichen CII-Untergruppe bestehende Profile. Diese sind nicht branchenspezifisch ausgerichtet:

• Das »Basic«-Profil stellt strukturierte Daten für einfache Rechnungen dar. Zusätzliche Informationen können als Freitext eingebunden werden.
• Das »Comfort«-Profil enthält zusätzliche  Informationen für die automatisierte Rechnungsverarbeitung.
• Das »Extended«-Profil fügt weitere strukturierte Daten für den branchenübergreifenden Rechnungsaustausch hinzu.

Als Mindestanforderung müssen ZUGFeRD-Rechnungen das »Basic«-Profil unterstützen; weitere CII-Elemente können hinzugefügt werden, sofern diese nicht das »Extended«-Profil beeinträchtigen. Da zusätzliche Elemente außerhalb des Anwendungsbereichs von ZUGFeRD liegen, ist in diesem Fall eine vorherigen Absprache zwischen Beteiligten erforderlich.

ZUGFeRD-Rechnungen erstellen:

Um ZUGFeRD-Rechnungen möglichst einfach ohne viel Aufwand aus jeder beliebigen Anwendung heraus erzeugen zu können haben wir einen eigenen eDocPrintPro ZUGFeRD PDF Druckertreiber entwickelt.

Dabei wird direkt über den Druckvorgang eine PDF/A-3 Datei erzeugt und eine XML wird entsprechend der ZUGFeRD Vorgaben eingebettet. – Die ERP Anwendung muss nur die XML Datei  in einem konfigurierbaren Folder/Dateinamen ablegen – der Rest wird vom Druckertreiber automatisch erledigt. Zur Extraktion der eingebetteten XML Datei sind ebenfalls entsprechende Tools – .NET / C# bzw. Commandline oder PDF-Viewer Komponenten verfügbar.