ZUGFeRD ist ein hybrides Format und enthält die strukturierten Rechnungsdaten in einer PDF/A-3-Datei. Diese dient der visuellen Darstellung, dem Ausdruck und der Archivierung. Die darin eingebetteten strukturierten XML-Rechnungsdaten können vom Empfänger ausgelesen und verarbeitet werden.
Der PDF2PDFA Konverter ermöglicht die Konvertierung bestehender PDF in ZUGFeRD konforme Dokumente. Die einzubettende XML Datei muss jedoch schon entsprechend dem erforderlichen Standard vorhanden sein und wird vom PDF2PDFA Konverter nicht selbst erzeugt.
In der neuen Version von ZUGFeRD 2.1.1 wird mit dem XRechnungs-Profil ein weiteres Profil zur Verfügung gestellt. Diese neue XRechnungs-Profil entspricht den besonderen Anforderungen der öffentlichen Verwaltung in Deutschland. Es erfüllt nicht nur die Vorgaben der europäischen Norm EN16931, sondern darüber hinaus sind darin auch die nationalen Geschäftsregeln und verwaltungsspezifischen Bestimmungen des deutschen XRechnung Standards enthalten. Das neue dedizierte XRechnungs-Profil unterscheidet klar zwischen Anforderungen in Deutschland und auf europäischer Ebene (z. B. bei Pflichtfelder und -angaben innerhalb der Rechnung).
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