Kategorie: EMail Archiver

EMail Archiver für FileConverterPro – Version 4.0.1

Neuerungen EMail Archiver Version 4.0.1:

  • Einzelne oder auch mehrere EMails (MSG /EML) sowie auch alle anderen vom FileConverterPro unterstützten Dateiformate können per Drag&Drop direkt auf das Fenster der Hintergrundverarbeitung gezogen werden. Über eine Abfrage kann der Anwender entscheiden ob die Dateien „Archiviert“ oder „Nach PDF konvertiert“ werden sollen. Die Dateien werden in die Verarbeitungsliste eingefügt und im Hintergrund verarbeitet.

Archivieren oder Konvertieren durch Drag&Drop auf das Fenster der Hintergrundverarbeitung

  • Auswahl des PDFExport Profils direkt über das Haupt Ribbon Menü – Bisher musste man um ein anderes PDFExport Profile auszuwählen in die Konfigurationseinstellungen gehen und dort die Auswahl treffen. Jetzt können die zur Verfügung stehenden Profile auch direkt aus dem EMail Archiver Ribbon Menü heraus ausgewählt werden.

Option um das PDFExport Profil direkt auszuwählen ohne über die Konfiguration zu gehen

  • MSG / EML Archivierung – Funktionen zum PDF erzeugen aktivierbar – Über diese Option kann ausgewählt werden dass auch wenn man nur MSG oder EML archivieren möchte, die Funktionen um Nachrichten individuell nach PDF zu konvertieren trotzt dem aktiv sein sollen.

MSG und EML Archivierung - Erzeugen von PDF kann aktivert werden

  • EMail Archiver Station – Damit ist ein neues Komplett Setup / Produkt für den Einzelarbeitsplatz verfügbar – Die EMail Archivierung und Konvertierung ist damit auch lokal ohne Netzwerk/Internetverbindung möglich. Mit dem Setup werden sowohl der MS-Outlook Plugin also auch FileConverterPro lokal auf dem Rechner installiert und nicht über das Netzwerk bzw. Server angesprochen. Alle Konfigurationseinstellungen sind bereits voreingestellt so dass nach einem Reboot des Rechners nach der Installation alles direkt ohne weitere Konfiguration funktionsfähig installiert ist.

Download – EMail Archiver Outlook Plugin für FileConverterPro >>>

Download – EMail Archiver Station Outlook Plugin inkl. FileConverterPro lokal  >>>

EMail Archiver für FileConverterPro – Version 3.0.8

Neuerungen EMail Archiver Version 3.0.8:

  • Sequentieller Kommandozeilen Aufruf alternativ zur parallelen Ausführung konfigurierbar
  • Email Anhänge können genauso wie die Email Nachrichten verarbeitet werden – Archivieren, Erzeuge Einzel- bzw. Gesamt PDF
  • Commandline Integration jetzt auch für die Hintergrundverarbeitung

Sequentieller Aufruf bei Mehrfachverarbeitung – damit können bei der Mehrfachverarbeitung die Commandline Aufrufe auch einer nach dem anderen abgearbeitet werden. Bei der alternativen parallel Verarbeitung werden die mehrfachen Programmaufrufe gleichzeitig gestartet.

1_EMail Archiver MS-Outlook Plugin - Sequentieller Aufruf bei Mehrfachverarbeitung

Archivierung und Konvertierung auch von Email Anhängen – Bisher konnten nur EMail Nachrichten gesamt verarbeitet werden – jetzt ist es auch möglich einzelne oder mehrere ausgewählte Anhänge zu archivieren bzw. nach PDF zu konvertieren oder in Gesamt PDF´s zusammenzufassen. Auch hier kann das PDF gleich direkt in eine neue EMail Nachricht eingefügt werden.

3_EMail Archiver MS-Outlook Plugin - Archivierung und Konvertierung auch von EMail Anhängen #2   2_EMail Archiver MS-Outlook Plugin - Archivierung und Konvertierung auch von EMail Anhängen #1

Commandline Integration auch für die Hintergrundverarbeitung – Verarbeitete Emails oder Anhänge können jetzt auch bei der Hintergrundverarbeitung über nachgelagerte Commandline Aufrufe weiterverarbeitet werden. Dafür gibt es einen zusätzlichen Tab in den alle im Hintergrund konvertierten Jobs eingefügt und aufgelistet werden. Der Anwender kann also Emails und Anhänge jederzeit verarbeiten lassen, im Vordergrund normal mit MS-Outlook weiterarbeiten und zu einem beliebigen späteren Zeitpunkt die Ergebnisdateien abarbeiten – Jobs können angesehen, gelöscht oder per Commandline Integration verarbeitet werden.

EMail Archiver MS-Outlook Plugin - Commandline Integration 4_EMail Archiver MS-Outlook Plugin - Hintergrundverarbeitung - Warteschlange  5_EMail Archiver MS-Outlook Plugin - Hintergrundverarbeitung - für die Commandline Verarbeitung anstehende Jobs

Download – EMail Archiver MS-Outlook Plugin für FileConverterPro >>>

Für Tests kann der von uns gehostete FileConverter Pro Testserver verwendet werden – dieser ist nach der Installation im EMail Archiver bereits voreingestellt.

EMail Archiver für FileConverterPro – Version 3.0.5

Mit der Version 3.0.5 gibt es jetzt die Möglichkeit die EMails als PDF, PDF/A bzw auch als MSG / EML direkt aus MS-Outlook heraus an eine nachgelagerte Anwendung zu übergeben.

Die Integration wurde über einen Kommandozeilen Programmaufruf implementiert. Ist diese Option konfiguriert und aktiv so werden die EMails und PDF´s nicht ins Dateisystem exportiert sondern es wird nach der Konvertierung ein Programm mit den angegebenen Parametern aufgerufen. Dabei stehen eine Vielzahl an Variablen die sich auf Informationen aus dem zu archivierenden EMail beziehen zur Verfügung.

Diese Schnittstelle ermöglicht die einfache uns schnelle Integration des EMail Archivers in externe Systeme. Ein typischer Anwendungsfall wäre die direkt Archivierung der EMails in einem ECM/DMS oder Archivsystem.

Neuerungen Version 3.0.5:

  • Externe Anwendungen können über Kommandozeilen Aufruf integriert werden.
  • Die Integration kann vom Userinterface aus aktiviert und deaktiviert werden – Falls aktiv – wird bei der Funktion „Archivieren“ und „Erzeuge Gesamt-PDF“ die Kommandozeilen Anwendung aufgerufen
  • Die „Archivieren“ Funktion kann auch über die Funktionstaste Strg+F1 aufgerufen werden.
  • Neue Variablen %NAME% – übergibt den konfigurierten Namen der Datei
  • Neue Variablen %PROFIL% – übergibt den FCpro Profilnamen
  • Neue Variable %FILETYPE% – übergibt den Datei-Typ – PDF, EML, MSG…
  • Protokollierung der Kommandozeilen Verarbeitung im LOG.

EMail Archiver für FCpro - Integration über Kommandozeilen Aufruf  Kommandozeilen Verarbeitung für einzelne EMails und für Gesamt-PDF

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Für Tests kann der von uns gehostete FileConverter Pro Testserver verwendet werden – dieser ist nach der Installation im EMail Archiver bereits voreingestellt.

EMail Archiver für FileConverterPro – Version 3.0.3

Neuerungen Version 3.0.3:

  • Erweiterung der Hintergrundverarbeitung – Jobs können aus der Warteschlange gelöscht werden. Beim „Stop“ der Verarbeitung können aktive Konvertierungen abgebrochen oder fertiggestellt werden.
  • Alle Jobs der Warteschlagen können ausgewählt werden (Modus – „Stop“)
  • Anzahl der Jobs in der Warteschlange wird angezeigt.
  • Ist die Hintergrundverarbeitung aktiv so kann die Warteschlange jetzt auch direkt über einen Button aus dem MS-Outlook Userinterface heraus aufgerufen werden.
  • Nachgelagerte Verarbeitungsschritte – EMail markieren, EMail in einen anderen Ordner verschieben, EMail löschen – werden jetzt auch bei der Hintergrundverarbeitung automatisch ausgeführt und im Log mitprotokolliert – bisher musste die Funktion „Aktualisieren“ ausgeführt werden.

1_Neue_Funktionen_Context_Menu_Warteschlange  2_Icon_tray_context_menu  3_Löschen eines Jobs aus der Warteschlange Die Warteschlange kann auch über das Userinterface von MS-Outlook direkt aufgerufen werden

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Für Tests kann der von uns gehostete FileConverter Pro Testserver verwendet werden – dieser ist nach der Installation im EMail Archiver bereits voreingestellt.

EMail Archiver für FileConverterPro – Version 3.0.1

Neuerungen Version 3.0.1:

  • Die Hintergrund Verarbeitung wurde neu implementiert und ist jetzt an Stelle eines Windows Service als startbare Icon Tray Anwendung implementiert.
  • Die aktuell offenen  Jobs in der Warteschlange der Hintergrund-Verarbeitung können angezeigt werden. Die Aktualisierung erfolgt automatisch.
  • Über das Kontext Menü der Hintergrund Verarbeitung – kann die Verarbeitung gestoppt, gestartet, der Archiv Ordner geöffnet, das Log angezeigt und gelöscht sowie die Warteschlange angezeigt werden.
  • Die aktuelle Konfiguration kann „als Standard“ gespeichert werden um die XML Datei daraufhin als Vorlage für die Verteilung auf alle Rechner zu dienen. Siehe auch Verwendung einer Template Config Datei

1_Anzeige der Dateien die sich in der Warteschlange für die Hintergrund Verarbeitung befinden  2_Kontext Menü Befehle für die Hintergrund Verarbeitung  3_Neue Konfig Optionen - Verbindungs Wiederholung und Konfiguration als Standard speichern

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Für Tests kann der von uns gehostete FileConverter Pro Testserver verwendet werden – dieser ist nach der Installation im EMail Archiver bereits voreingestellt.

EMail Archiver für FCpro – Setup und Config Optionen

Standardmäßig werden unsere Setup´s als EXE ausgeliefert. Manchmal wird jedoch für die automatisierte Installation und Softwareverteilung ein MSI benötigt. Dieses kann direkt aus dem EXE extrahiert werden.

MSI aus dem EXE extrahieren:

  • /extract <path> – Extrahiert das im EXE enthaltene MSI in den angegebenen Ordner Pfad. Falls der Pfad Leerzeichen enthält so muss dieser von Hochkomma eingeschlossen werden.
  • Beispiel: „C:\EMail Archiver.exe“ /extract „C:\EMail Archiver“ – Dieser Kommandozeilen Befehl extrahiert die Datei „EMail Archiver.msi“ in den Ordner  „C:\EMail Archiver“ – Eine Beschreibung dazu finden sie hier >>>

MSI Commandline Parmeter:   Für die Installation mit dem MSI gibt es dann noch 2 mögliche Parameter. Damit können 2 Optionen die beim Setup abgefragt werden über die Kommandozeile gesteuert werden.

  • AUTOREGISTER: 0 / 1 – Parameter um eine 30 Tage Demo Lizenz von unserem Lizenzserver per Web-Service abzurufen – ist per Default aktiviert (1)
  • ENABLE_ALFRESCO: 0 / 1 – Parameter um die Alfresco Export Funktionen zu aktivieren – ist per Default deaktiviert (0)
  • Beispiel: msiexec SETUPEXEDIR=“C:\Program Files (x86)\EMail Archiver“ ENABLE_ALFRESCO=0 /i „C:\Users\testuser\Desktop\EMail Archiver PAMless.msi“ /quiet

Verwendung einer Template Config Datei: Um bei der Installation eine an die individuellen Bedürfnisse angepasste Konfigurationsdatei  verwenden zu können wird eine Template Config Datei (XML) verwendet die entsprechend angepasst und verteilt werden kann. Startet der Benutzer die Anwendung das erste Mal so wird die Template Datei als Vorlage hergenommen und  für seine Konfiguration verwendet. Zu finden ist die configSettings.XML Datei unter: C:\ProgramData\EmailArchiver\Config

Read Only der Konfigurations-Einstellungen: Um zu verhindern dass Konfigurations-Einstellungen verändert werden gibt es in der configSettings.XML Datei den Eintrag ReadOnlyConfig. Wird dieser auf YES gesetzt so kann die Konfiguration über das Userinterface nicht mehr verändert werden.

EMail Archiver für FCpro – Version 2.0.8

Neuerungen Version 2.0.8:

  • Funktion um eine oder mehrere markierte Nachrichten bzw. Anhänge zu konvertieren bzw. daraus ein Gesamt PDF zu erzeugen und die erzeugte PDF Datei(en) gleich direkt als Anhang in eine neu zu erstellende EMail einzufügen. („PDF Konvertierung / EMail Neu“ bzw. „Erzeuge Gesamt PDF / EMail neu“)
  • Vollständige und komplette Integration der EMail Archiver Funktionen in das MS-Outlook User-Interface an allen dafür vorgesehenen Stellen – Ordner, Listen, geöffnete EMail Nachrichten, Voransicht – über die Kontext-Menüs sowie über die Schaltflächen und Tabs der MS-Outlook Fenster. Verarbeitung einzelner oder mehrerer EMails deren Anhänge bzw. EMail Ordner – aus der Baumstruktur, aus den Listen, aus der geöffneten Nachricht bzw. aus der Dokumentenvoransicht.

1 EMail Archiver Outlook Plugin - Verarbeitung einzelner oder mehrere markierter EMails in der Liste  2 EMail Archiver Outlook Plugin - Verarbeitung ganzer EMail Folder bzw  3 EMail Archiver Outlook Plugin - Verarbeitung aus der geöffneten Nachricht heraus für die Nachricht bzw

4 EMail Archiver Outlook Plugin - Geöffntete Nachricht - Verarbeitung mehrer markierter Anhänge  5 EMail Archiver Outlook Plugin - Anhänge können auch aus der voransicht heraus markiert und verarbeitet werden  6 EMail Archiver Outlook Plugin - Verarbeitung mehrere markierter Anhänge aus der Voransicht heraus

  • Userinterface Sprache umschaltbar – Deutsch / Englisch – automatisch je nach Systemsprache
  • Verteilen und Voreinstellen der Konfiguration durch XML Template Datei – C:\ProgramData\EmailArchiver\Config\configSettings.XML

EMail Archiver Konfiguration:

1 EMail Archiver- Konfiguration - FCpro Login  2 EMail Archiver- Konfiguration - Archivierung  3.1 EMail Archiver- Konfiguration - Meatdaten Export
3.2 EMail Archiver- Konfiguration - Meatdaten Export  5 EMail Archiver- Konfiguration - Hintergrundverarbeitung  6 EMail Archiver- Konfiguration - Logging

EMail Archiver Konfiguration – PDF Export Einstellungen:

4.1 EMail Archiver- Konfiguration - PDFExport Settings - Allgemeine Informationen  4.2 EMail Archiver- Konfiguration - PDFExport Settings - Variablenbelegung  4.3 EMail Archiver- Konfiguration - PDFExport Settings - Öffnen Modus

4.4 EMail Archiver- Konfiguration - PDFExport Settings - PDF Sicherheitseinstellungen  4.5 EMail Archiver- Konfiguration - PDFExport Settings - Seitennummerierung  4.6 EMail Archiver- Konfiguration - PDFExport Settings - Overlay & Underlay

4.7 EMail Archiver- Konfiguration - PDFExport Settings - Nummerierung Lesezeichen  4.8 EMail Archiver- Konfiguration - PDFExport Settings - Deckblatt  4.9 EMail Archiver- Konfiguration - PDFExport Settings - Inhaltsverzeichnis

4.9.1 EMail Archiver- Konfiguration - PDFExport Settings - Editor für Inhaltsverzeichnis  4.10 EMail Archiver- Konfiguration - PDFExport Settings - Textstempel

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Für Tests kann der von uns gehostete FileConverter Pro Testserver verwendet werden – dieser ist nach der Installation im EMail Archiver bereits voreingestellt.

EMail Archiver für FileConverter Pro – Version 2 verfügbar

Mit der EMail Archiver Version 2 wurden einige wesentliche  Erweiterungen implementiert:

  • Archivieren einzelner oder mehrere markierter EMails, ganzer Ordner bzw. Ordnerstrukturen als MSG, EML, PDF, PDF/A-1b, PDF/A-3b bzw. kombiniert als MSG/EML und PDF.
  • Konvertieren – einzelner bzw. mehrerer markierter EMails oder Anhänge nach PDF bzw. PDF/A.
  • Gesamt PDF erzeugen – mehrere markierte EMails, Anhänge oder Outlook Ordner können nach PDF bzw. PDF/A konvertiert und in einem Schritt sofort zu einem Gesamt PDF zusammengefügt werden.
  • Direkte Integration in die MS-Outlook Oberfläche als installierbarer MS-Outlook Plugin für die 32bit MS-Office Versionen 2007 / 2010 und 2013.

 1_EMail Archiver direkte integration in das MS-Outlook Userinterface - FCpro Profilauswahl, Konfiguration, Hintergrundverarbeitung  2_EMail Archiver - über das Context Menü können einzelne oder mehrere markierte EMails - archiviert, konvertiert oder zu einem Gesamt PDF zusammengemischt werden  3_EMail Archiver - auch Anhänge lassen sich konvertieren und zu einem Gesamt PDF zusammenmischen  4_EMail Archiver - über das Context Menü können markierte Folder bzw  EMail-Archiver-EMails-with-contaienr-attachments-or-nested-attachments-are-correct-expanded-converted-and-the-bookmark-structure-is-created

  • Die Folderstruktur und der Dateiname der archivierten Nachrichten kann über eine Vielzahl an Variablen der EMail Nachricht aufgebaut werden.

 2_EMail Archiver Archivierungs Konfiguration

  • Archivierte EMails können mit Outlook Kategorien versehen, in einen anderen Ordner verschoben bzw. automatisch gelöscht werden.
  • Hintergrundverarbeitung – Optional kann eine Hintergrundverarbeitung angestoßen werden. Bei größeren Mengen an Dokumenten die archiviert oder konvertiert werden sollen kann der Benutzer weiterarbeiten während im Hintergrund die Verarbeitung über einen getrennten Dienst erfolgt.

5_EMail Archiver Einstellungen für die Hintergrundverarbeitung

  • Logging – Ermöglicht es alle Verarbeitungsschritte in einer Log Datei zu protokollieren.

6_EMail Archiver Einstellungen für Logging

  • Die Metadaten der archivierten EMails können in eine XLS Datei weggeschrieben werden (Datum, Uhrzeit, Tag, Monat, Jahr, Betreff, Von, An, Outlook Ordner, Outlook Pfad, Thread ID, Message ID, Eltern Thread ID, Eltern Message ID, Zähler, PDF Ziel Pfad, Anzahl der Anhänge, Namen der Anhänge).

3_EMail Archiver Export der EMail Metadaten nach XLS   3 1 EMail Archiver - Beim Archivieren können die Metadaten der archivierten Nachrichten in ein XLS weggeschrieben werden

  • Die Konvertierung nach PDF bzw. PDF/A erfolgt Remote über den FileConverter Pro Server der über SOAP/REST (HTTP/HTTPS) angesprochen wird. Der FileConverterPro Server kann sich im eigenen Netz befinden oder gehostet über das Internet als Service zugänglich sein.  Am Server hinterlegte Konvertierprofile können ausgewählt werden und steuern die PDF Konvertierung.

1_EMail Archiver FileConverter Pro Login Settings

  • PDF/A-3b wird als ideales Format für die Langzeitarchivierung unterstützt – dabei wird die Original EMail (MSG) sowie alle darin enthaltenen Anhänge im Ursprungsformat komprimiert im PDF eingebettet und sind aus diesem Container jederzeit wieder aufrufbar bzw. können von dort exportiert werden. Ideal, da das ISO normierte Dokumentenformat für die Anzeige, Suche und Ausdruck verwendet wird und gleichzeitig auch die Original Dokumente erhalten bleiben.
  • PDFExport Einstellungen – ermöglichen eine Vielzahl an Zusatzfunktionen für die erzeugten PDF Dokumente – Ausfüllen der PDF Profilfelder über Variable, Festlegen der Voreinstellungen für das Öffnen der PDF Dokumente, PDF Sicherheitseinstellungen – Passworte, Beschränkungen. Seitennummerierung, Überlagern und Hinterlegen von PDF Vorlagen, Nummerierung der Lesezeichen, Deckblatt mit Editor und Verwendung von Variablen, Automatisches Erzeugen eines Inhaltsverzeichnisses inkl. Editor, Definition von Textstempel.

4_EMail Archiver PDFExport Einstellungen

Besonderheiten – PDF Konvertierung von EMail Nachrichten:

  • EMail Dokumente sind Container Formate die jedenfalls aus der Nachricht (Body) sowie optional aus Anhängen besten können. Der Body kann im HTML, TXT oder RTF Format erstellt sein – Der EMail Archiver konvertiert all diese Formate – extrahiert Metadaten aus dem EMail und erzeugt daraus die Kopfinformation (Von, Datum/Uhrzeit, An, CC, Betreff, Anhänge) für die erste Seite  des PDF´s.
  • Anhänge können selbst wieder EMail Nachrichten (MSG / EML) oder beliebige andere Dokumentenformate sein. Damit können beliebig tiefe Verschachtelungen entstehen. Ebenso können EMails auch andere Container Dokumente wie z.b. ZIP, RAR oder 7ZIP enthalten – diese wiederum können ebenfalls wieder Container enthalten bzw. können auch ganze Folderstrukturen abbilden.
  • Der EMail Archiver ist in der Lage all diese Verschachtelungen aufzulösen, zu konvertieren und zu einem Gesamt PDF zusammenzufügen. Dabei wird die ursprüngliche Struktur als PDF Bookmark Struktur abgebildet. Bestehende Bookmark Strukturen z.b. aus MS-Word oder PDF Dokumenten werden übernommen, die Ordnerstrukturen aus z.b. ZIP Containern ebenfalls.
  • Nicht konvertierbare Dokumentenformate werden übergangen, an Stelle dessen werden falls gewünscht automatisch Platzhalter-Seite eingefügt.
  • Images und gescannte Dokumente (z.b. TIFF, JPEG, PDF-Image) können mittels OCR in durchsuchbare PDF´s konvertiert werden.
  • Bei PDF/A-3b als Ausgabeformat werden die Ursprungsdokumente (MSG+alle Anhänge) im PDF komprimiert eingebettet und bilden damit eine ideale Basis für die Langzeitarchivierung. Das ISO normierte PDF/A-3 bietet Voransicht, Suche und Druckmöglichkeit und zusätzlich sind im PDF alle Dokumente im Ursprungsformat eingebettet und können von dort jederzeit geöffnet bzw. auch exportiert werden.

Unterstützte Dokumentenformate:

Folgende Dokumentenformate werden vom EMail Archiver zusammen mit dem FileConverter Pro unterstützt und ermöglichen die Konvertierung nach nach PDF, PDF/A-1b und PDF/A-3b:

  • DOC, DOCX, DOCM, RTF, TXT, ODT
  • XLS, XLSX, XLSM
  • PPT, PPTX, PPS, PPSX,
  • FDF, XFDF (Adobe Formulare),
  • XML
  • PNG, BMP, TIF, TIFF, JPG, JPEG, GIF
  • ZIP, RAR, 7Z,
  • MSG, EML,
  • PDF,
  • HTM, HTML, MHTML,
  • PMTX (PDFMerge)
  • DWG, DXF, DWF
  • Abbyy: PDF, TIF, TIFF, PNG, JPG, JPEG, BMP, GIF, PCX, DCX, JP2, JPC, DJV, DJVU, WDP
  • iOCR:  PDF, TIFF, JPEG, PNG

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Für Tests kann der von uns gehostete FileConverter Pro Testserver verwendet werden – dieser ist nach der Installation im EMail Archiver bereits voreingestellt.

EMail Archiver – FileConverterPro MS-Outlook Plugin – archiviert und konvertiert Emails als PDF bzw. PDF/A

Der EMail Archiver ist ein Plug-In für Microsoft Outlook 2010 /2013  mit dem direkt aus MS-Outlook heraus einzelne oder mehrere markierte E-Mails oder auch ganze E-Mail Ordner und Unterordner mit allen darin enthaltenen E-Mail Nachrichten nach PDF bzw. PDF/A konvertiert werden können. Die Verarbeitung und Konvertierung der E-Mail erfolgt über den FileConverterPro Server der verschlüsselt über https entweder lokal im Netzwerk oder extern über das Internet angesprochen wird. Die Ergebnis PDF(/A) werden über einen konfigurierbaren Start-Ordner im Dateisystem abgelegt. Der Pfad-Aufbau sowie die Dateinamen werden über Variablen die aus den Metadaten der EMail Nachricht gewonnen werden konfiguriert und erzeugt. Zusätzlich können auch die Metadaten in Form einer XLS Tabelle weggeschrieben werden.

PDF und speziell PDF/A-3 sind besonders gut für die Archivierung bzw. ISO normierte Langzeitarchivierung von E-Mails geeignet. Bei PDF/A-3 wird die Original MSG / EML Nachricht bzw. die darin enthaltenen Anhänge mit in den PDF Container eingebettet.

Funktionen:

  • FCpro Login Konfiguration – URL, Username, Passwort, FCpro – Verarbeitungsprofil auswählen, Verbindungstest mit dem FCpro Server, Priorität der Jobs.

01 EMail Archiver - Config - FileConverterPro Communication settings

  • Archiv Einstellungen
    • Auswahl Start-Ordner.
    • Konfiguration Ziel Pfad über Variable: (Datum, Tag, Monat, Jahr, Betreff, Von, An (Alle), An (Erster), Outlook Ordnername, Outlook Pfad, Outlook User, Email-Thread-ID, Email-Message-ID).
    • Konfiguration Ziel Dateiname über Variable: gleich wie für den Pfad inkl. Zähler.
    • Startwert Zähler festlegen.
    • Aktion nach der Archivierung festlegen:
      • Markieren über eine Kategorie,
      • Verschieben in einen auswählbaren Outlook Archiv Ordner,
      • Löschen der archivierten Email mit oder ohne Bestätigung.

    02 EMail Archiver - Archive settings - variables for folder and name 03 EMail Archiver - Config of actions after conversion and archive

  • Metadaten Export Einstellungen – Metadaten als XLS exportieren – pro archiviertem Email wird eine neue Zeile in das XLS eingefügt.
    • Auswahl Ziel Ordner
    • Konfiguration XLS Dateiname
    • Auswahl der Spalten für den Export basierend auf den Email Variablen:
      • Datum, Tag, Monat, Jahr
      • Betrifft
      • Von
      • An (Alle), An (Erster)
      • Outlook-Ordnername, -Pfad, User
      • Email-Thread ID, Email-Message-ID
      • Zähler
      • Anzahl der Anhänge, Namen der Anhänge
      • Ziel Pfad der archivierten Email (PDF)

04 EMail Archiver - Config metadata export to XLS #1 05 EMail Archiver - Config metadata export to XLS #2

  • Archivieren
    • Ein oder mehrere markierte Emails aus der E-Mail Liste – Funktion im Kontext Menü, bzw. Buttons am „Start“ bzw. „Archiv Emails“ Tab.
    • Archivieren ganzer Ordnerstrukturen inkl. Unterordern und aller darin enthaltenen Emails aus der Outlook Ordnerstruktur heraus.
    • Archivieren einer einzelnen Email aus der Maske der aktuell geöffneten Emailansicht.
    • Öffnen des konfigurierten Zielordners direkt aus MS-Outlook
    • Anzeige der aktuell zur Verarbeitung / Konvertierung / Archivierung anstehenden E-Mails – Label der E-Mail, FCpro Status, Archiv Status. Nach der erfolgreichen Archivierung wechselt das Label auf einen Link der archivierten Email. Über den Link kann das erzeugte PDF aufgerufen und angezeigt werden.

06 EMail Archiver - Start archive direct from email list 07 EMail Archiver - Archive complete foldes with all e-mails and subfolders 08 EMail Archiver - Buittons added to the MS-Outlook user interface to archive emails and folder 09 EMail Archive - Status pane shows the actual status and link to the archived email 10 EMail Archiver - A click to the link opens the PDF or the archived email 11 EMail Archiver - EMails with contaienr attachments or nested attachments are correct expanded, converted and the bookmark structure is created

Download – EMail Archiver MS-Outlook Plugin für FileConverterPro >>>