Neuerungen EMail Archiver Version 3.0.8:

• Sequentieller Kommandozeilen Aufruf alternativ zur parallelen Ausführung konfigurierbar
• Email Anhänge können genauso wie die Email Nachrichten verarbeitet werden – Archivieren, Erzeuge Einzel- bzw. Gesamt PDF
• Commandline Integration jetzt auch für die Hintergrundverarbeitung

Sequentieller Aufruf bei Mehrfachverarbeitung – damit können bei der Mehrfachverarbeitung die Commandline Aufrufe auch einer nach dem anderen abgearbeitet werden. Bei der alternativen parallel Verarbeitung werden die mehrfachen Programmaufrufe gleichzeitig gestartet.

Archivierung und Konvertierung auch von Email Anhängen – Bisher konnten nur EMail Nachrichten gesamt verarbeitet werden – jetzt ist es auch möglich einzelne oder mehrere ausgewählte Anhänge zu archivieren bzw. nach PDF zu konvertieren oder in Gesamt PDF´s zusammenzufassen. Auch hier kann das PDF gleich direkt in eine neue EMail Nachricht eingefügt werden.

  

Commandline Integration auch für die Hintergrundverarbeitung – Verarbeitete Emails oder Anhänge können jetzt auch bei der Hintergrundverarbeitung über nachgelagerte Commandline Aufrufe weiterverarbeitet werden. Dafür gibt es einen zusätzlichen Tab in den alle im Hintergrund konvertierten Jobs eingefügt und aufgelistet werden. Der Anwender kann also Emails und Anhänge jederzeit verarbeiten lassen, im Vordergrund normal mit MS-Outlook weiterarbeiten und zu einem beliebigen späteren Zeitpunkt die Ergebnisdateien abarbeiten – Jobs können angesehen, gelöscht oder per Commandline Integration verarbeitet werden.

 

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Für Tests kann der von uns gehostete FileConverter Pro Testserver verwendet werden – dieser ist nach der Installation im EMail Archiver bereits voreingestellt.

Mit der Version 3.0.5 gibt es jetzt die Möglichkeit die EMails als PDF, PDF/A bzw auch als MSG / EML direkt aus MS-Outlook heraus an eine nachgelagerte Anwendung zu übergeben.

Die Integration wurde über einen Kommandozeilen Programmaufruf implementiert. Ist diese Option konfiguriert und aktiv so werden die EMails und PDF´s nicht ins Dateisystem exportiert sondern es wird nach der Konvertierung ein Programm mit den angegebenen Parametern aufgerufen. Dabei stehen eine Vielzahl an Variablen die sich auf Informationen aus dem zu archivierenden EMail beziehen zur Verfügung.

Diese Schnittstelle ermöglicht die einfache uns schnelle Integration des EMail Archivers in externe Systeme. Ein typischer Anwendungsfall wäre die direkt Archivierung der EMails in einem ECM/DMS oder Archivsystem.

Neuerungen Version 3.0.5:

• Externe Anwendungen können über Kommandozeilen Aufruf integriert werden.
• Die Integration kann vom Userinterface aus aktiviert und deaktiviert werden – Falls aktiv – wird bei der Funktion „Archivieren“ und „Erzeuge Gesamt-PDF“ die Kommandozeilen Anwendung aufgerufen
• Die „Archivieren“ Funktion kann auch über die Funktionstaste Strg+F1 aufgerufen werden.
• Neue Variablen %NAME% – übergibt den konfigurierten Namen der Datei
• Neue Variablen %PROFIL% – übergibt den FCpro Profilnamen
• Neue Variable %FILETYPE% – übergibt den Datei-Typ – PDF, EML, MSG…
• Protokollierung der Kommandozeilen Verarbeitung im LOG.

 

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Neuerungen Version 3.0.3:

• Erweiterung der Hintergrundverarbeitung – Jobs können aus der Warteschlange gelöscht werden. Beim „Stop“ der Verarbeitung können aktive Konvertierungen abgebrochen oder fertiggestellt werden.
• Alle Jobs der Warteschlagen können ausgewählt werden (Modus – „Stop“)
• Anzahl der Jobs in der Warteschlange wird angezeigt.
• Ist die Hintergrundverarbeitung aktiv so kann die Warteschlange jetzt auch direkt über einen Button aus dem MS-Outlook Userinterface heraus aufgerufen werden.
• Nachgelagerte Verarbeitungsschritte – EMail markieren, EMail in einen anderen Ordner verschieben, EMail löschen – werden jetzt auch bei der Hintergrundverarbeitung automatisch ausgeführt und im Log mitprotokolliert – bisher musste die Funktion „Aktualisieren“ ausgeführt werden.

   

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Für Tests kann der von uns gehostete FileConverter Pro Testserver verwendet werden – dieser ist nach der Installation im EMail Archiver bereits voreingestellt.

Neuerungen Version 3.0.1:

• Die Hintergrund Verarbeitung wurde neu implementiert und ist jetzt an Stelle eines Windows Service als startbare Icon Tray Anwendung implementiert.
• Die aktuell offenen  Jobs in der Warteschlange der Hintergrund-Verarbeitung können angezeigt werden. Die Aktualisierung erfolgt automatisch.
• Über das Kontext Menü der Hintergrund Verarbeitung – kann die Verarbeitung gestoppt, gestartet, der Archiv Ordner geöffnet, das Log angezeigt und gelöscht sowie die Warteschlange angezeigt werden.
• Die aktuelle Konfiguration kann „als Standard“ gespeichert werden um die XML Datei daraufhin als Vorlage für die Verteilung auf alle Rechner zu dienen. Siehe auch Verwendung einer Template Config Datei

   

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Für Tests kann der von uns gehostete FileConverter Pro Testserver verwendet werden – dieser ist nach der Installation im EMail Archiver bereits voreingestellt.

Standardmäßig werden unsere Setup´s als EXE ausgeliefert. Manchmal wird jedoch für die automatisierte Installation und Softwareverteilung ein MSI benötigt. Dieses kann direkt aus dem EXE extrahiert werden.

MSI aus dem EXE extrahieren:

• /extract <path> – Extrahiert das im EXE enthaltene MSI in den angegebenen Ordner Pfad. Falls der Pfad Leerzeichen enthält so muss dieser von Hochkomma eingeschlossen werden.
• Beispiel: „C:\EMail Archiver.exe“ /extract „C:\EMail Archiver“ – Dieser Kommandozeilen Befehl extrahiert die Datei „EMail Archiver.msi“ in den Ordner  „C:\EMail Archiver“ – Eine Beschreibung dazu finden sie hier >>>

MSI Commandline Parmeter:   Für die Installation mit dem MSI gibt es dann noch 2 mögliche Parameter. Damit können 2 Optionen die beim Setup abgefragt werden über die Kommandozeile gesteuert werden.

• AUTOREGISTER: 0 / 1 – Parameter um eine 30 Tage Demo Lizenz von unserem Lizenzserver per Web-Service abzurufen – ist per Default aktiviert (1)
• ENABLE_ALFRESCO: 0 / 1 – Parameter um die Alfresco Export Funktionen zu aktivieren – ist per Default deaktiviert (0)

• Beispiel: msiexec SETUPEXEDIR=“C:\Program Files (x86)\EMail Archiver“ ENABLE_ALFRESCO=0 /i „C:\Users\testuser\Desktop\EMail Archiver PAMless.msi“ /quiet

Verwendung einer Template Config Datei: Um bei der Installation eine an die individuellen Bedürfnisse angepasste Konfigurationsdatei  verwenden zu können wird eine Template Config Datei (XML) verwendet die entsprechend angepasst und verteilt werden kann. Startet der Benutzer die Anwendung das erste Mal so wird die Template Datei als Vorlage hergenommen und  für seine Konfiguration verwendet. Zu finden ist die configSettings.XML Datei unter: C:\ProgramData\EmailArchiver\Config

Read Only der Konfigurations-Einstellungen: Um zu verhindern dass Konfigurations-Einstellungen verändert werden gibt es in der configSettings.XML Datei den Eintrag ReadOnlyConfig. Wird dieser auf YES gesetzt so kann die Konfiguration über das Userinterface nicht mehr verändert werden.

Neuerungen Version 2.0.8:

• Funktion um eine oder mehrere markierte Nachrichten bzw. Anhänge zu konvertieren bzw. daraus ein Gesamt PDF zu erzeugen und die erzeugte PDF Datei(en) gleich direkt als Anhang in eine neu zu erstellende EMail einzufügen. („PDF Konvertierung / EMail Neu“ bzw. „Erzeuge Gesamt PDF / EMail neu“)
• Vollständige und komplette Integration der EMail Archiver Funktionen in das MS-Outlook User-Interface an allen dafür vorgesehenen Stellen – Ordner, Listen, geöffnete EMail Nachrichten, Voransicht – über die Kontext-Menüs sowie über die Schaltflächen und Tabs der MS-Outlook Fenster. Verarbeitung einzelner oder mehrerer EMails deren Anhänge bzw. EMail Ordner – aus der Baumstruktur, aus den Listen, aus der geöffneten Nachricht bzw. aus der Dokumentenvoransicht.

   

   

• Userinterface Sprache umschaltbar – Deutsch / Englisch – automatisch je nach Systemsprache
• Verteilen und Voreinstellen der Konfiguration durch XML Template Datei – C:\ProgramData\EmailArchiver\Config\configSettings.XML

EMail Archiver Konfiguration:

   
   

EMail Archiver Konfiguration – PDF Export Einstellungen:

   

   

   

 

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Für Tests kann der von uns gehostete FileConverter Pro Testserver verwendet werden – dieser ist nach der Installation im EMail Archiver bereits voreingestellt.

Mit der EMail Archiver Version 2 wurden einige wesentliche  Erweiterungen implementiert:

• Archivieren einzelner oder mehrere markierter EMails, ganzer Ordner bzw. Ordnerstrukturen als MSG, EML, PDF, PDF/A-1b, PDF/A-3b bzw. kombiniert als MSG/EML und PDF.
• Konvertieren – einzelner bzw. mehrerer markierter EMails oder Anhänge nach PDF bzw. PDF/A.
• Gesamt PDF erzeugen – mehrere markierte EMails, Anhänge oder Outlook Ordner können nach PDF bzw. PDF/A konvertiert und in einem Schritt sofort zu einem Gesamt PDF zusammengefügt werden.
• Direkte Integration in die MS-Outlook Oberfläche als installierbarer MS-Outlook Plugin für die 32bit MS-Office Versionen 2007 / 2010 und 2013.

       

• Die Folderstruktur und der Dateiname der archivierten Nachrichten kann über eine Vielzahl an Variablen der EMail Nachricht aufgebaut werden.

 

• Archivierte EMails können mit Outlook Kategorien versehen, in einen anderen Ordner verschoben bzw. automatisch gelöscht werden.
• Hintergrundverarbeitung – Optional kann eine Hintergrundverarbeitung angestoßen werden. Bei größeren Mengen an Dokumenten die archiviert oder konvertiert werden sollen kann der Benutzer weiterarbeiten während im Hintergrund die Verarbeitung über einen getrennten Dienst erfolgt.

• Logging – Ermöglicht es alle Verarbeitungsschritte in einer Log Datei zu protokollieren.

• Die Metadaten der archivierten EMails können in eine XLS Datei weggeschrieben werden (Datum, Uhrzeit, Tag, Monat, Jahr, Betreff, Von, An, Outlook Ordner, Outlook Pfad, Thread ID, Message ID, Eltern Thread ID, Eltern Message ID, Zähler, PDF Ziel Pfad, Anzahl der Anhänge, Namen der Anhänge).

  

• Die Konvertierung nach PDF bzw. PDF/A erfolgt Remote über den FileConverter Pro Server der über SOAP/REST (HTTP/HTTPS) angesprochen wird. Der FileConverterPro Server kann sich im eigenen Netz befinden oder gehostet über das Internet als Service zugänglich sein.  Am Server hinterlegte Konvertierprofile können ausgewählt werden und steuern die PDF Konvertierung.

• PDF/A-3b wird als ideales Format für die Langzeitarchivierung unterstützt – dabei wird die Original EMail (MSG) sowie alle darin enthaltenen Anhänge im Ursprungsformat komprimiert im PDF eingebettet und sind aus diesem Container jederzeit wieder aufrufbar bzw. können von dort exportiert werden. Ideal, da das ISO normierte Dokumentenformat für die Anzeige, Suche und Ausdruck verwendet wird und gleichzeitig auch die Original Dokumente erhalten bleiben.

• PDFExport Einstellungen – ermöglichen eine Vielzahl an Zusatzfunktionen für die erzeugten PDF Dokumente – Ausfüllen der PDF Profilfelder über Variable, Festlegen der Voreinstellungen für das Öffnen der PDF Dokumente, PDF Sicherheitseinstellungen – Passworte, Beschränkungen. Seitennummerierung, Überlagern und Hinterlegen von PDF Vorlagen, Nummerierung der Lesezeichen, Deckblatt mit Editor und Verwendung von Variablen, Automatisches Erzeugen eines Inhaltsverzeichnisses inkl. Editor, Definition von Textstempel.

Besonderheiten – PDF Konvertierung von EMail Nachrichten:

• EMail Dokumente sind Container Formate die jedenfalls aus der Nachricht (Body) sowie optional aus Anhängen besten können. Der Body kann im HTML, TXT oder RTF Format erstellt sein – Der EMail Archiver konvertiert all diese Formate – extrahiert Metadaten aus dem EMail und erzeugt daraus die Kopfinformation (Von, Datum/Uhrzeit, An, CC, Betreff, Anhänge) für die erste Seite  des PDF´s.
• Anhänge können selbst wieder EMail Nachrichten (MSG / EML) oder beliebige andere Dokumentenformate sein. Damit können beliebig tiefe Verschachtelungen entstehen. Ebenso können EMails auch andere Container Dokumente wie z.b. ZIP, RAR oder 7ZIP enthalten – diese wiederum können ebenfalls wieder Container enthalten bzw. können auch ganze Folderstrukturen abbilden.
• Der EMail Archiver ist in der Lage all diese Verschachtelungen aufzulösen, zu konvertieren und zu einem Gesamt PDF zusammenzufügen. Dabei wird die ursprüngliche Struktur als PDF Bookmark Struktur abgebildet. Bestehende Bookmark Strukturen z.b. aus MS-Word oder PDF Dokumenten werden übernommen, die Ordnerstrukturen aus z.b. ZIP Containern ebenfalls.
• Nicht konvertierbare Dokumentenformate werden übergangen, an Stelle dessen werden falls gewünscht automatisch Platzhalter-Seite eingefügt.
• Images und gescannte Dokumente (z.b. TIFF, JPEG, PDF-Image) können mittels OCR in durchsuchbare PDF´s konvertiert werden.
• Bei PDF/A-3b als Ausgabeformat werden die Ursprungsdokumente (MSG+alle Anhänge) im PDF komprimiert eingebettet und bilden damit eine ideale Basis für die Langzeitarchivierung. Das ISO normierte PDF/A-3 bietet Voransicht, Suche und Druckmöglichkeit und zusätzlich sind im PDF alle Dokumente im Ursprungsformat eingebettet und können von dort jederzeit geöffnet bzw. auch exportiert werden.

Unterstützte Dokumentenformate:

Folgende Dokumentenformate werden vom EMail Archiver zusammen mit dem FileConverter Pro unterstützt und ermöglichen die Konvertierung nach nach PDF, PDF/A-1b und PDF/A-3b:

• DOC, DOCX, DOCM, RTF, TXT, ODT
• XLS, XLSX, XLSM
• PPT, PPTX, PPS, PPSX,
• FDF, XFDF (Adobe Formulare),
• XML
• PNG, BMP, TIF, TIFF, JPG, JPEG, GIF
• ZIP, RAR, 7Z,
• MSG, EML,
• PDF,
• HTM, HTML, MHTML,
• PMTX (PDFMerge)
• DWG, DXF, DWF
• Abbyy: PDF, TIF, TIFF, PNG, JPG, JPEG, BMP, GIF, PCX, DCX, JP2, JPC, DJV, DJVU, WDP
• iOCR:  PDF, TIFF, JPEG, PNG

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