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Kategorie: PDF/A-3

FileConverterPro (FCpro) – PDF(/A) Konvertier Dienst mit SOAP / REST – Web-Service

2014-05-05

Der FileConverterPro wird als Windows Dienst installiert und bietet Funktionen zur Konvertierung der wichtigsten Dokumentenformate nach PDF, PDF/A inkl. OCR über eine Web-Service Schnittstelle (SOAP oder REST).

Bei FCpro werden die gleichen Basiskomponenten wie für den FileConverter, PDFMerge sowie AutoOCR verwendet. Anpassungen und Erweiterungen stehen damit sofort in allen diesen Programmen in gleicher Weise zur Verfügung.

Das Web-Service Interface von FCpro ist kompatibel zum Web-Service Interface von AutoOCR womit Anwendungen ohne Anpassungen mit beiden Diensten lauffähig sind. So kann z.B. unsere Alfresco / ifresco Transformer Integration ohne Änderung sowohl mit AutoOCR – für reine OCR Verarbeitung bzw. mit dem FCpro – um alle Dokumentenformate inkl. OCR zu verarbeiten – betrieben werden.

Genauso wie für AutoOCR steht auch für den FCpro Service eine fertige .NET / C# Beispielanwendung mit EXE und Source Code zur Verfügung. Damit können die FCpro Funktionen sofort getestet bzw. kann der Code als Basis für die Integration eigener Anwendungen herangezogen werden.

PDF bzw. PDF/A Konvertierung – alle wichtigen Dateiformate – MS-Office, Image, E-Mail, HTML usw. werden automatisch nach PDF bzw. PDF/A konvertiert. Standardmäßig werden keine weiteren Komponenten bzw. MS-Office benötigt. Die Konvertierung erfolgt direkt ohne zusätzliche Anwendungen oder Druckertreiber. Optional kann jedoch auch falls vorhanden bzw. falls eine „High Fidelity“ Konvertierung für Office Formate gefordert ist auch MS-Office 2010/2013 als Konverter Komponente verwendet werden. Image und PDF Dokumente können über die integrierte iOCR durchsuchbar gemacht werden. Optional über eine Zusatzlizenz kann auch die Abbyy OCR Engine verwendet werde.

Unterstützte Eingangs-Dokumentenformate:

DOC, DOCX, RTF, TXT,
XLS, XLSX,
PPT, PPTX, PPS, PPSX,
FDF, XFDF (Adobe Formulare),
XML
PNG, BMP, TIF, TIFF, JPG, JPEG, GIF
ZIP, RAR, 7Z,
MSG, EML,
PDF,
HTM, HTML, MHTML,
PMTX (PDFMerge)

Funktionen – Allgemein:

MS-Windows Service Anwendung mit SOAP / REST Web-Service Schnittstelle zur Dokumentenkonvertierung von Office, PDF, Image, HTML, ZIP, MSG und E-Mail nach PDF bzw. PDF/A. Die Kommunikation erfolgt verschlüsselt über HTTPS.
Verarbeitungsprofile – alle Einstellungen können vorkonfiguriert und über Profile abgerufen und verwendet werden.
Direkte Konvertierung ohne Verwendung zusätzlich erforderlicher Original Anwendungen.
Für die „high fidelity“ Konvertierung von MS-Office Dokumenten kann auch MS-Office 2010 / 2013 installiert und verwendet werden.
Auflösen und Konvertieren von Containerdateien – ZIP, 7Zip, RAR, MSG, EML, PMTX – um Gesamtdateien zu erzeugen. Strukturen werden als Bookmarks abgebildet, für nicht konvertierbare Dokumente werden Platzhalterseiten eingefügt.
Images und Scans (TIF, JPEG, PNG, BMP, GIF, PDF) lassen sich über die integrierte iOCR in durchsuchbare PDF´s konvertieren – Abbyy OCR Engine als Option.
Parallele Verarbeitung mit konfigurierbarer Anzahl an Prozessen und Prioritäten – erlaubt die optimale Ausnutzung der Hardware und garantiert die schnelle Abarbeitung.

Besondere Funktionen:

Bei ZIP/RAR/7Z Containern werden alle enthaltenen und unterstützen Dokumente automatisch extrahiert, konvertiert und zu einem einzigen PDF-Gesamtdokument zusammengefügt. Die im Container enthaltene Ordnerstruktur wird im PDF Ausgabedokument über die Bookmark Struktur abgebildet.
MSG / EML – E-Mails können beliebige auch verschachtelte Anhänge enthalten. Auch diese Dokumente werden extrahiert, für nicht konvertierbare Formate werden Platzhalterseiten eingefügt und die Struktur wird über die PDF-Bookmarks abgebildet.
PDF/A Konvertierung – Der FCpro ist auch ein PDF nach PDF/A Converter. Die konvertierten Dokumente können als PDF/A-1b oder aber auch mit eingebetteten Originaldateien im ISO normierten PDF/A-3b Format erzeugt werden. Damit eignet sich der FCpro Service ideal für die Langzeitarchivierung von Dokumenten und E-Mails.
PMTX – ist ein XML Datenformat von PDFMerge welches Struktur- und Verarbeitungsinformation als auch die Dokumente selbst enthält. FCpro erzeugt daraus eine einzige Gesamt PDF Datei die aus den konvertierten und zusammengefügten Einzeldateien besteht. Die PDFMerge Struktur wird über die PDF-Bookmarks abgebildet.
FDF, XFDF – PDF Formulardaten – können mit dem PDF Formularen verschmolzen und in „normale“ PDF konvertiert werden.
Stempel, Wasserzeichen, Briefpapier – können konfiguriert und aufgebracht werden.
Intelligentes OCR von PDF – PDF Dokumente werden seitenweise analysiert ob OCR erforderlich ist oder nicht – Seiten die bereits Text enthalten werden nicht nochmals OCR verarbeitet, Bookmarks und Links bleiben erhalten. Das spart Zeit und Ressourcen und steigert die Qualität.

Funktionen – PDF-Export Einstellungen –Teil der Verarbeitungsprofile

Ausfüllen der PDF Profilfelder mit fixen Werten bzw. Variablen (Ursprungswerte, Profilname, Datum, Zeit, Rechnername, User, Dateiname, Anwendung, Seiten, PDF-Level, User Variablen)
Web-Optimierung (Ja / Nein)
Bestehende Bookmarks erhalten (Ja / Nein)
Einstellungen für das Öffnen des PDF´s
Sicherheitseinstellungen – Passwort- Öffnen, System, Beschränkungen
Seiten-Nummerierung: Position, Start, Offset, Text (aktuelle Seite, Seiten), Schrift, Farbe, Bereich darunter abdecken
Briefpapier / PDF Wasserzeichen – Hinterlegen / Überlagern, Dateiauswahl, Deckkraft(%), Position
Textstempel – Ein oder mehrere Stempel, Text bzw. Variablen (wie Profilfelder inkl. Bookmarks), Start, Offset, Schrift, Stil (inkl. Outline), Größe, Farbe, Deckkraft (%), Drehwinkel

FCpro Userinterface:

FCpro – Konvertier Profile:

FCpro – Konvertier Profile – OCR:

Verfügbare FCpro Anwendungen / Clients:

Der FCpro Server stellt seine Funktionen über eine SOAP / REST – Web Service Schnittstelle anderen Anwendungen zur Verfügung. Folgende Anwendungen und Integrationen sind für den FCpro verfügbar bzw. nutzen seine Funktionen:

1.) FileConverterPro – WCF Service Beispiel – diese Clientanwendung wird mit dem FCpro Setup mit installiert. Damit können alle per Web-Service verfügbaren Funktionen probiert und getestet werden. Neben dem EXE ist diese Anwendung auch als C# Source Code verfügbar um einfach und schnell FCpro Funktonen aus eigenen Anwendungen heraus nutzen zu können.

2.) DropConvert – Dokumente per Drag & Drop bzw. Orderüberwachung nach PDF(/A) konvertieren. DropConvert ist eine Windows Client Anwendung die mit dem FCpro Service kommuniziert um Dokumente die per Drag & Drop über eine immer „on top“ angezeigten „DropZone“ oder in einen überwachten Ordner gezogen werden nach PDF oder PDF/A zu konvertieren. Die Ergebnisdateien werden an den Client zurück übertragen und in einem konfigurierbaren Ausgabeordner abgelegt. Der FCpro Server wird https verschlüsselt über das lokale Netz oder auch extern über das Internet angesprochen.

3.) EMail Archiver – Der EMail Archiver ist ein Microsoft Outlook 2010 /2013 Plug-In mit dem direkt aus MS-Outlook heraus einzelne oder mehrere markierte E-Mails oder auch ganze E-Mail Ordner und Unterordner mit allen darin enthaltenen E-Mail Nachrichten nach PDF bzw. PDF/A konvertiert werden können. Die Verarbeitung und Konvertierung der E-Mail erfolgt über den FCpro Server der verschlüsselt über https entweder lokal im Netzwerk oder extern über das Internet angesprochen wird. Die Ergebnis PDF(/A) werden über einen festgelegten Start-Ordner und Pfad mit aus den E-Mails entnommenen variablen Informationen im Dateisystem abgelegt.

PDF und speziell PDF/A-3 sind besonders gut für die Archivierung bzw. ISO normierte Langzeitarchivierung von E-Mails geeignet. Bei PDF/A-3 werden die Original MSG / EML Nachrichten mit in den PDF Container eingebettet.

4.) Alfresco / ifresco – Transformer – Die Installation der „ifresco Transformer“ AMP´s für Alfresco erlaubt die PDF(/A) Konvertierung bzw. die OCR Verarbeitung über den FileConverterPro Server. Ist nur OCR gefordert so kann stattdessen auch der AutoOCR Server verwendet werden. Die Verarbeitung der unterstützten Dokumentenformate nach PDF, PDF/A bzw. mit OCR steht dann über Java, JavaScript, REST, die „Transform“ Aktion über Ordner sowie in Alfresco Share als „Transform“ Dokumenten Aktion zur Verfügung.

FCpro – Versionen, Lizenzierung, Umfang

Der FileConverterPro ist in einer Basisversion sowie in einer erweiterten Version inkl. PDF/A und OCR verfügbar. Bei der erweiterten Version kann optional zusätzlich zur iOCR Engine auch noch die Abbyy OCR Engine lizenziert werden. Abbyy Lizenzen sind Seiten- (Monatliches- oder Gesamt-Volumen) sowie Prozessorabhängig verfügbar. Die FCpro Standard Lizenz ist pro Server, es sind jedoch auch „Enterprise“ für eine beliebige Anzahl an Servern pro Unternehmen, sowie „OEM“ Lizenzen zur Integration durch Entwickler in deren eigene Software verfügbar.

Mit im Umfang des FCpro Servers enthalten ist die – WCF Service Beispiel Anwendung inkl. Source Code sowie die MS-Windows Anwendung „DropConvert“- Diese kann ohne Einschränkungen auf beliebigen Arbeitsplätzen installiert und verwendet werden.

Download – FileConverterPro (FCpro) ~250MB >>>

PDFMerge – erstellt komplexe PDF-Gesamtdokumente aus unterschiedlichen Quelldokumenten

2014-04-30

Die Erzeugung komplexer Gesamtdokumente auf Basis von PDF erfordert ohne entsprechendes Werkzeug eine Vielzahl manueller Einzelschritte und Softwarekomponenten.

PDFMerge fasst alle notwendigen Schritte und Komponenten in einer einzigen integrierten Anwendung zusammen und erzeugt – basierend auf einer automatisierten PDF Konvertierung der Ursprungsdokumente auf „Knopfdruck“ – ein mit einer Vielzahl an Zusatzfunktionen versehenes PDF Dokument.

Vorlagen / Templates – dienen der Dokumentenstrukturierung und schnellen Aktualisierung. Sie lassen sich interaktiv erzeugen, wieder verwenden und können als XML auch aus eigenen Anwendungen heraus erzeugt werden. 2 Formate stehen zur Verfügung – das PMT als reines XML Format sowie das PMTX welches auch die Ausgansdateien einbettet und damit keine externen Referenzen auf die Dokumente benötigt.

Automatische PDF bzw. PDF/A Konvertierung – alle wichtigen Dateiformate – MS-Office, Image, E-Mail, HTML usw. werden automatisch nach PDF bzw. PDF/A konvertiert. Standardmäßig werden keine weiteren Komponenten bzw. MS-Office benötigt. Die Konvertierung erfolgt direkt ohne zusätzliche Anwendungen oder Druckertreiber. Optional kann jedoch auch falls vorhanden MS-Office 2010 /2013 zur Konvertierung verwendet werden. Image und PDF Dokumente können über die integrierte iOCR durchsuchbar gemacht werden. Optional steht auch die Abbyy OCR Engine zur Verfügung.

Unterstützte Dokumentenformate: DOC, DOCX, XLS, XLSX, PPT, PPTX, PPS, PPSX, RTF, TXT, HTML, MHT, XML, TIF, JPEG, PNG, BMP, GIF, ZIP, 7Zip, RAR, MSG, EML, PDF, FDF, XFDF, PMT, PMTX

Dokumentenvoransicht und Miniaturansichten: Die Einzeldokumente können sofort beim Einfügen nach PDF konvertiert werden und sind damit über den integrierten PDF/Imageviewer darstellbar.

Verarbeitung von Container-Formaten: Container Formate wie ZIP, 7Zip, RAR sowie die E-Mail Formate MSG und EML können nicht nur ein Dokument sondern aus einer Vielzahl an Subdokumenten bei ZIP, 7Zip und RAR auch mit eigenen Order Strukturen bestehen. E-Mails können ein oder mehrere Anhänge enthalten die selbst wieder Container Dateien sein können. Container Formate können also beliebig tief verschachtelt sein. PDFMerge ist in der Lage diese Strukturen automatisch aufzulösen, die enthaltenen Dateien zu konvertieren und diese Strukturen dann wieder über die PDF Bookmarks korrekt abzubilden. Damit wird im Ziel-PDF die ursprüngliche Ordnung und Struktur abgebildet und erhalten.

Einlesen bestehender Ordern Strukturen aus dem Dateisystem: Bestehende Ordner Strukturen können aus dem Dateisystem eingelesen oder per Drag & Drop eingefügt werden. Die Namen und Strukturen werden übernommen und lassen sich nachträglich noch verändern und bearbeiten.

PDF-Export Parameter – Ermöglichen es eine Vielzahl an Funktionen automatisch auf die erzeugte PDF Gesamtdatei anzuwenden – PDF Profilfeldinformationen ausfüllen, PDF-Öffnen Parameter, PDF-Passwort, PDF-Funktionseinschränkung, Seitennummerierung, PDF-Briefpapier überlagern oder hinterlegen, Text Stempel aufbringen. Zukünftig geplante Funktionen: Inhaltsverzeichnis und Deckblatt. Die Einstellungen können über Profile zusammengefasst gespeichert und wieder verwendet werden.

Commandline Aufruf / Silent Verarbeitung: die PMT / PMTX Template-Dateien können über Commandline Parameter geladen werden. Damit kann die Verarbeitung auch „Silent“ ohne Userinterface ausgeführt werden.

PMTX – SOAP / REST – Web-Service Verarbeitung: Die mit PDFMerge erstellten PMTX Dateien lassen sich auch mit dem FileConverterPro verarbeiten. Der FileConverterPro ist ein als Windows-Service installierbarer zentraler Konverter Dienst der über eine SOAP / REST Schnittstelle angesprochen wird.

Filter beim Einlesen aus dem Dateisystem: Es können Filter definiert werden (mit * und ?) um bestimmte Namen und Endungen beim Einfügen aus dem Dateisystem automatisch auszuschließen und nicht einzulesen.

Suche in der vorhandenen Struktur: Dokumentennamen, Pfade und Erweiterungen können in der Baumstruktur gesucht und über die Suchergebnisliste anschließend gezielt wieder aus der Baumstruktur entfernt werden.

Geschützte PDF´s verarbeiten: Passwort geschützte PDF Dokumente sind ohne das „Öffnen Passwort“ nicht verarbeitbar – Solche Dateien können daher gezielt gesucht und gefunden werden. Das einmal erfasste Password wird verschlüsselt gespeichert und muss später nicht mehr eingegeben werden. Womit auch geschützte PDF Dateien verarbeitet werden können.

Platzhalter-Seiten einfügen: Lässt sich eine Datei nicht konvertieren z.b. auf Grund einer defekten Datei oder enthält eine Container Datei z.b. ein E-Mail einen Anhang in einem nicht unterstützen Dateiformat – so kann entweder eine vorbereitete oder eine automatisch erzeugte Platzhalter Seite eingefügt werden.

PDFMerge – welche Funktionen sind enthalten?

PDF Konverter – um unterschiedliche Dokumentenformate nach PDF zu konvertieren
PDF/A Konverter um PDF/A-1b bzw. PDF/A-3b zu erzeugen
OCR Engine – um durchsuchbare PDF´s zu erzeugen
Merge – um Gesamt PDF´s aus Einzeldateien zu erzeugen
Viewer – für die Voransicht der konvertierten Dokumente
PDF Briefpapier hinterlegen / überlagern
Seiten-Nummerierung und Stempelung

PDFMerge Highlights:

Erzeugt komplexe und umfangreiche Gesamt PDF Dokumente aus unterschiedlichsten Original-Dokumenten.
Schnelle Konvertierung und Zusammenfügen auch bei umfangreichen Dokumenten mit tausenden Seiten.
Automatisierte PDF und PDF/A Dokumentenkonvertierung vieler Formate auch ohne externe Anwendungen
Integrierte OCR Engine erzeugt durchsuchbare PDF-Dokumente aus Images und Scans.
Template-Dateien ermöglichen eine schnelle Aktualisierung bei Änderungen
PDF-Bookmarks werden automatisch aus den Dokumenten-Strukturen erzeugt.
Verarbeitet Container-Datein (z.b. ZIP, MSG mit Attachments usw. – auch geschachtelt) und erhält deren Strukturen.
Einfügen von Platzhalterseiten bei Fehlern und für nicht konvertierbare Formate.
Silent Verarbeitung über Commandline sowie mit dem FileConverterPro über SOAP / REST Web-Service.

PDFMerge Einsatzbereiche:

Mehrere Dokumente zu einem einheitlichen PDF-Gesamtdokument zusammenzufassen, sowie dieses schnell und einfach zu aktualisieren.
Projektunterlagen und Akten als PDF-Gesamtdokumente – auch geschützt und verschlüsselt – weiterzugeben, zu versenden, zu archivieren oder außer Haus mitzunehmen.
Dokumente aus verschiedenen Quellen zusammenzuführen, die von unterschiedlichen Autoren / Teams oder Abteilungen erstellt und bearbeitet werden.
Langzeitarchivierung von Dokumenten, Projekten und Akten – PDF und PDF/A ermöglicht die Unabhängigkeit von Ursprungs-Anwendungen und Formaten. Volltext-Suche, Anzeige und Ausdruck sind damit auch ohne die Original-Anwendung möglich. Die Original Dokumente können selbst wieder im PDF Dokument als PDF-Attachment eingebettet werden. Mit PDF/A-3 steht damit sogar ein ISO normiertes Format zur Verfügung.
Produktunterlagen und Projektangebote im technischen Bereich, Preislisten und Handbücher, Technischer Dokumentationen / Anlagenhandbücher, Ersatzteildokumentation
Reports, Geschäftsberichte und Präsentationen zum Drucken bzw. Verteilen um diese aus unterschiedlichen Quellen zu einem Gesamtdokument zusammenzuführen.

PDFMerge – User Interface:

PDFMerge – Konfiguraiton Konvertier Profile:

PDFMerge – Konfiguration OCR:

PDFMerge – Konfiguration PDFExport:

Download – PDFMerge für 32 & 64bit OS (~ 245MB) >>>

ExtractZUGFeRD-XML – Commandline Tool – XML aus einer ZUGFeRD PDF/A-3 Datei extrahieren

2014-02-28

Mit dem eDocPrintPro ZUGFeRD Druckertreiber ist es einfach möglich eine XML Datei mit den Rechnungsinformationen in die über den Druckvorgang erzeugte PDF/A-3 einzubetten. Um die XML-Daten dann woanders weiterverarbeiten zu können muss diese XML Datei wieder aus dem PDF Container extrahiert werden. Um das einfach zu ermöglichen stellen wir ein kostenloses Commandline Tool zur Verfügung. Der Pfad der ZUGFeRD PDF Datei als Parameter übergeben, extrahiert die im PDF gefundene ZUGFeRD XML Datei und speichert sie unter dem gleichen Namen / Pfad wie die PDF Datei ab.

Download – ExtractZUGFeRD-XML – Commandline Tool >>>

ZUGFeRD – eDocPrintPro PDF/A-3 Druckertreiber für elektronische Rechnungen verfügbar

2013-09-26

Das ZUGFeRD Datenformat ist ein auf dem PDF/A Level 3 aufbauendes Format für elektronische Rechnungen in Deutschland. Dabei wird das PDF Dokument für die Archivierung, Ausdruck und visuelle Darstellung verwendet und die Daten zur Rechnung zusätzlich als XML eingebettet. Im XML sind branchenneutral Informationen und Metadaten zur Rechnung enthalten.

Für eine ZUGFeRD Rechnung muss also eine PDF/A-3 erzeugt sowie eine XML Datei vorhanden sein. Die XML wird üblicherweise aus dem ERP erzeugt. Der ZUGFeRD eDoc Drucktreiber ermöglicht es nun über einen einfachen Druckvorgang aus jeder beliebigen Anwendung heraus solche Rechnungsbelege zu erzeugen.

Mögliche Abläufe: das XML ist in allen Fällen vorhanden, der Druckvorgang erfolgt über den ZUGFeRD eDoc Treiber:

interaktive Auswahl der XML Datei über den Dateidialog
„stille“ Verarbeitung der XML mit voreingestelltem Pfad und Dateinamen.
XML kann nach der Einbettung auch automatisch gelöscht werden um einen definierten Zustand herzustellen.
Ansteuerung des Druckvorgangs über das eDoc SDK, der Zielpfad und Namen der PDF wird über das SDK eingestellt, das Dokument gedruckt, das XML wird automatisch eingebettet und anschließend wird ein Event über die Beendigung des Vorgangs an die Anwendung zurückgegeben.

ZUGFeRD – customized – speziell für Software-Hersteller interessant:

Der ZUGFeRD eDocPrintPro PDF/A-3 Druckertreiber ist speziell auch für Hersteller von Softwarelösungen interessant da damit die Erstellung ZUGFeRD konformer elektronischer Rechnungen recht einfach und schnell implementiert werden kann. Die Software muss nur die ZUGFeRD konforme XML Datei erzeugen, den Rest erledigt der ZUGFeRD eDoc Druckertreiber. Softwareanbieter können die Lösung unter Ihrem Namen einbauen und ohne weitere Lizenzkosten (royalty-free) verwenden.

Funktionsumfang ZUGFeRD – customized:

ZUGFeRD – eDocPrintPro PDF/A-3 Druckertreiber + Setup mit eigenem Namen / Logo / Links für die lizenzfreie (royalty-free) Verwendung zusammen mit der eigenen Softwarelösung
32 und 64bit Version – für MS-Windows XP / 7 / 8 / MS-Windows Server 2008 / CITRIX und MS-Terminalserver
eDocPrintPro SDK – um den Druckvorgang automatisieren zu können und in die eigene Anwendung zu integrieren.
ZUGFeRD – XML Extraktor – um für Eingangsrechnungen die XML Datei aus dem PDF extrahieren zu können (C# .NET bzw. Commandline Tool)

ZUGFeRD PDF Druckertreiber

Download – eDocPrintPro ZUGFeRD – PDF/A-3 Druckertreiber >>>
Download – ZUGFeRD – Beispielrechnung >>>
Download – ZUGFeRD – Beispiel XML >>>

ZUGFeRD – Informationspackage >>>

Das ZUGFeRD-Format für elektronische Rechnungen in Deutschland

2013-09-25

ZUGFeRD ist die Abkürzung für »Zentraler User Guide des Forum elektronische Rechnung Deutschland«. Das ZUGFeRD-Format wurde in Deutschland geschaffen um elektronischer Rechnungen als PDF einschließlich strukturierter Daten als eingebettetes XML zwischen Unternehmen und Institutionen austauschen zu können. Im Gegensatz zu EDI ist ZUGFeRD nicht nur auf große, sondern auch auf kleine und mittlere Unternehmen sowie Freiberufler ausgerichtet. Der Standard ist allgemein und nicht branchenspezifisch gehalten und erfordert keine vorherige Absprache zwischen Sender und Empfänger.

Als Ziel soll das ZUGFeRD-Rechnungsformat sowohl als DIN sowie später als europäische Norm festgelegt werden. Auf der Web-Seite der ZUGFeRD Vereinigung ist ein Informationspackage mit den aktuellen Spezifikation sowie mit Beispielen zum Download verfügbar.

Das ZUGFeRD Rechnungsformat

besteht aus der visuellen, lesbaren Darstellung der Rechnung (PDF) sowie der strukturierten maschinenlesbaren XML-Darstellung. Die visuelle Darstellung wird als Dokumente nach dem PDF/A-ISO-Standard Level 3 codiert. Die XML-Darstellung ist kein vollständig neues Format, sondern basiert auf internationalen Standards. Um beide Rechnungsdarstellungen miteinander zu verknüpfen, nutzt ZUGFeRD ein wichtiges Feature von PDF/A-3 (ISO 19005-3), das es erlaubt, Anhänge beliebiger Typen in ein PDF/A-Dokument einzubetten. Die XML-Rechnungsdaten werden als Anhang gemäß PDF/A-3 in das PDF-Dokument eingebettet. ZUGFeRD-Rechnungen enthalten also zwei separate Darstellungen der Rechnung, wobei PDF/A-3 als eine der Darstellungen sowie als Container für die andere XML Darstellung dient.

Der XML-Teil von ZUGFeRD-Rechnungen

ZUGFeRD führt für Rechnungen kein gänzlich neues XML-Format ein, sondern es basiert auf einem bestehenden Standard »Core Cross Industry Invoice« (CII), der von UN/CEFACT entwickelt wurde. CII bietet ein großes Datenmodell mit mehr als 2000 Elementen. Das Datenmodell bildet Unternehmensprozesse und -Beziehungen ab. Üblicherweise wird das CII-Datenmodell auf bestimmte Anwendungsfälle beschränkt, da meist nicht alle Elemente benötigt werden. ZUGFeRD unterstützt drei aus unterschiedlichen CII-Untergruppe bestehende Profile. Diese sind nicht branchenspezifisch ausgerichtet:

Das »Basic«-Profil stellt strukturierte Daten für einfache Rechnungen dar. Zusätzliche Informationen können als Freitext eingebunden werden.
Das »Comfort«-Profil enthält zusätzliche Informationen für die automatisierte Rechnungsverarbeitung.
Das »Extended«-Profil fügt weitere strukturierte Daten für den branchenübergreifenden Rechnungsaustausch hinzu.

Als Mindestanforderung müssen ZUGFeRD-Rechnungen das »Basic«-Profil unterstützen; weitere CII-Elemente können hinzugefügt werden, sofern diese nicht das »Extended«-Profil beeinträchtigen. Da zusätzliche Elemente außerhalb des Anwendungsbereichs von ZUGFeRD liegen, ist in diesem Fall eine vorherigen Absprache zwischen Beteiligten erforderlich.

Validierung von ZUGFeRD-Rechnungen

Es gibt momentan keine speziellen Tools um ZUGFeRD-Rechnungen in alle seinen Aspekten zu validieren. Es können momentan nur die einzelnen Teile aus denen eine solche Rechnung besteht für sich überprüft werden.

Die Konformität zum Standard PDF/A-3 kann mit einem der verfügbaren PDF/A-3-Validierer (z.b. CALLAS pdfaPilot) überprüft werden. Dabei wird auch das erforderliche XMP Extension Schema überprüft.
Korrekte Einbettung der XML-Datei: Kann die XML-Version der Rechnung extrahieren werden, so bedeutet das, dass der ZUGFeRD-Eintrag in den XMP-Metadaten vorhanden ist und auf eine gleichnamige eingebettete XML-Datei zeigt, die erfolgreich extrahiert werden kann.
Die extrahierte XML-Rechnung kann mit einem XML-Schemavalidierer auf deren formale Gültigkeit überprüft werden. Die dazu benötigten XSD-Schemadateien sind Bestandteil des ZUGFeRD-Infopakets.

ZUGFeRD-Rechnungen erstellen:

Um ZUGFeRD-Rechnungen möglichst einfach ohne viel Aufwand aus jeder beliebigen Anwendung heraus erzeugen zu können haben wir einen eigenen eDocPrintPro ZUGFeRD PDF Druckertreiber entwickelt.

Dabei wird direkt über den Druckvorgang eine PDF/A-3 Datei erzeugt und eine XML wird entsprechend der ZUGFeRD Vorgaben eingebettet. – Die ERP Anwendung muss nur die XML Datei in einem konfigurierbaren Folder/Dateinamen ablegen – der Rest wird vom Druckertreiber automatisch erledigt. Zur Extraktion der eingebetteten XML Datei sind ebenfalls entsprechende Tools – .NET / C# bzw. Commandline oder PDF-Viewer Komponenten verfügbar.

eDocPrintPro PDF/A Version 3.19.0 – unterstützt PDF/A-3 inkl. Einbetten von Dateien

2013-09-19

Mit der eDocPrintPro PDF/A Version 3.19.0 wird neben dem Level 1b jetzt auch der PDF/A Level 2b und 3b unterstützt. Bezüglich der PDF/A Levels und deren Unterschiede gibt es hier im Blog einen Artikel darüber – „Die PDF/A Standards im Überblick“

Speziell der PDF/A-Level 3 bietet eine für die Archivierung bzw. für den Austausch von Dokumenten interessante Funktion – Mit dem Level 2 ist es erlaubt PDF/A konforme Dateien in das PDF einzubetten. Mit dem Level 3 gibt es diese Restriktion nicht mehr. Es ist jetzt möglich alle Arten von Dokumenten oder Dateien in das PDF einzubetten. Die PDF/A-3 Datei dient dabei als „Container“ in welche die andere Dokumente eingebettet und auch wieder extrahiert werden können.

Damit hat man eine ideale Lösung sowohl für die Archivierung also auch für den Dokumentenaustausch – Das PDF/A-3 Dokument für die universelle Lesbarkeit, Suche und Langzeit-Archivierung und die eingebetteten Dateien um z.b. die Original Datei oder bei elektronischen Rechnungen eine XML Datei mit allen Rechnungsdaten in strukturiertet Form zur Verfügung zu haben.

Eine konkrete Umsetzung und Anwendung für PDF/A-3 gibt es für elektronische Rechnungen mit ZUGFeRD bereits in Deutschland. ZUGFeRD ist die Abkürzung für »Zentraler User Guide des Forum elektronische Rechnung Deutschland«. Das Ziel von ZUGFeRD ist es, den Austausch elektronischer Rechnungen einschließlich strukturierter Daten im öffentlichen und privaten Sektor zu ermöglichen. Aufbauend auf der PDF/A-3 Version unseres Druckertreibers werden wir in Kürze eine eigene eDoc ZUGFeRD Version herausbringen um über den Druckvorgang direkt einen auf diesem Standard basierende PDF Beleg erzeugt.

Die eDocPrintPro Funktionen für PDF/A-3 können zusätzlich lizenziert und freigeschaltet werden. Mit der Installation ist automatisch eine 30 Tage Demoversion vorhanden. Danach wird ohne Lizenz ein Demo-Stempel aufgebracht.

Funktionen eDocPrintPro PDF/A-3:

Erzeugt PDF/A-2b bzw. 3b ISO konforme PDF Dokumente über einen Druckvorgang aus beliebigen Anwendungen heraus.
Einbetten von Datei Anhängen direkt beim Druckvorgang
- Anzeige Datei Dialog für Dateiauswahl
- Anzeige eines vordefinierten Ordners mit Datei-Erweiterungsfilter
- Einbetten einer vordefinierten Datei (mit / ohne anschließendem Löschen)
- Anhänge als ZIP einfügen

Download – eDocPrintPro PDF/A-3 32 und 64bit (ca. 52MB) >>>