Das ZUGFeRD-Format für elektronische Rechnungen in Deutschland
ZUGFeRD ist die Abkürzung für »Zentraler User Guide des Forum elektronische Rechnung Deutschland«. Das ZUGFeRD-Format wurde in Deutschland geschaffen um elektronischer Rechnungen als PDF einschließlich strukturierter Daten als eingebettetes XML zwischen Unternehmen und Institutionen austauschen zu können. Im Gegensatz zu EDI ist ZUGFeRD nicht nur auf große, sondern auch auf kleine und mittlere Unternehmen sowie Freiberufler ausgerichtet. Der Standard ist allgemein und nicht branchenspezifisch gehalten und erfordert keine vorherige Absprache zwischen Sender und Empfänger.
Als Ziel soll das ZUGFeRD-Rechnungsformat sowohl als DIN sowie später als europäische Norm festgelegt werden. Auf der Web-Seite der ZUGFeRD Vereinigung ist ein Informationspackage mit den aktuellen Spezifikation sowie mit Beispielen zum Download verfügbar.
Das ZUGFeRD Rechnungsformat
besteht aus der visuellen, lesbaren Darstellung der Rechnung (PDF) sowie der strukturierten maschinenlesbaren XML-Darstellung. Die visuelle Darstellung wird als Dokumente nach dem PDF/A-ISO-Standard Level 3 codiert. Die XML-Darstellung ist kein vollständig neues Format, sondern basiert auf internationalen Standards. Um beide Rechnungsdarstellungen miteinander zu verknüpfen, nutzt ZUGFeRD ein wichtiges Feature von PDF/A-3 (ISO 19005-3), das es erlaubt, Anhänge beliebiger Typen in ein PDF/A-Dokument einzubetten. Die XML-Rechnungsdaten werden als Anhang gemäß PDF/A-3 in das PDF-Dokument eingebettet. ZUGFeRD-Rechnungen enthalten also zwei separate Darstellungen der Rechnung, wobei PDF/A-3 als eine der Darstellungen sowie als Container für die andere XML Darstellung dient.
Der XML-Teil von ZUGFeRD-Rechnungen
ZUGFeRD führt für Rechnungen kein gänzlich neues XML-Format ein, sondern es basiert auf einem bestehenden Standard »Core Cross Industry Invoice« (CII), der von UN/CEFACT entwickelt wurde. CII bietet ein großes Datenmodell mit mehr als 2000 Elementen. Das Datenmodell bildet Unternehmensprozesse und -Beziehungen ab. Üblicherweise wird das CII-Datenmodell auf bestimmte Anwendungsfälle beschränkt, da meist nicht alle Elemente benötigt werden. ZUGFeRD unterstützt drei aus unterschiedlichen CII-Untergruppe bestehende Profile. Diese sind nicht branchenspezifisch ausgerichtet:
- Das »Basic«-Profil stellt strukturierte Daten für einfache Rechnungen dar. Zusätzliche Informationen können als Freitext eingebunden werden.
- Das »Comfort«-Profil enthält zusätzliche Informationen für die automatisierte Rechnungsverarbeitung.
- Das »Extended«-Profil fügt weitere strukturierte Daten für den branchenübergreifenden Rechnungsaustausch hinzu.
Als Mindestanforderung müssen ZUGFeRD-Rechnungen das »Basic«-Profil unterstützen; weitere CII-Elemente können hinzugefügt werden, sofern diese nicht das »Extended«-Profil beeinträchtigen. Da zusätzliche Elemente außerhalb des Anwendungsbereichs von ZUGFeRD liegen, ist in diesem Fall eine vorherigen Absprache zwischen Beteiligten erforderlich.
Validierung von ZUGFeRD-Rechnungen
Es gibt momentan keine speziellen Tools um ZUGFeRD-Rechnungen in alle seinen Aspekten zu validieren. Es können momentan nur die einzelnen Teile aus denen eine solche Rechnung besteht für sich überprüft werden.
- Die Konformität zum Standard PDF/A-3 kann mit einem der verfügbaren PDF/A-3-Validierer (z.b. CALLAS pdfaPilot) überprüft werden. Dabei wird auch das erforderliche XMP Extension Schema überprüft.
- Korrekte Einbettung der XML-Datei: Kann die XML-Version der Rechnung extrahieren werden, so bedeutet das, dass der ZUGFeRD-Eintrag in den XMP-Metadaten vorhanden ist und auf eine gleichnamige eingebettete XML-Datei zeigt, die erfolgreich extrahiert werden kann.
- Die extrahierte XML-Rechnung kann mit einem XML-Schemavalidierer auf deren formale Gültigkeit überprüft werden. Die dazu benötigten XSD-Schemadateien sind Bestandteil des ZUGFeRD-Infopakets.
ZUGFeRD-Rechnungen erstellen:
Um ZUGFeRD-Rechnungen möglichst einfach ohne viel Aufwand aus jeder beliebigen Anwendung heraus erzeugen zu können haben wir einen eigenen eDocPrintPro ZUGFeRD PDF Druckertreiber entwickelt.
Dabei wird direkt über den Druckvorgang eine PDF/A-3 Datei erzeugt und eine XML wird entsprechend der ZUGFeRD Vorgaben eingebettet. – Die ERP Anwendung muss nur die XML Datei in einem konfigurierbaren Folder/Dateinamen ablegen – der Rest wird vom Druckertreiber automatisch erledigt. Zur Extraktion der eingebetteten XML Datei sind ebenfalls entsprechende Tools – .NET / C# bzw. Commandline oder PDF-Viewer Komponenten verfügbar.
