PDFmdx – PDF Dokumentenverarbeitung automatisieren – Anwendung in der Praxis

PDFmdx ist eine vielseitig einsetzbare Software um die PDF Dokumentenverarbeitung zu automatisieren
An Hand des Inhalts und über Bedingungen können Dokumente erkannt, geteilt und Metadaten daraus ausgelesen werden. Die Dokumente können auch nach Kriterien neu zusammensetzt, inhaltsgesteuert kann Briefpapier hinterlegt, gedruckt und per Email versandt werden.

Übersicht über Einsatzmöglichkeiten von PDFmdx

EMail Versand von Rechnungen, Auftragsbestätigungen, Mahnungen, Terminerinnerungen

PDF Dokumente werden einzeln oder als Gesamtdatei verarbeitet. Bei der Gesamtdatei erfolgt zuerst eine Teilung in Einzeldokumente. Als Teilungskriterium wird z.b. die Rechnungsnummer verwendet. Aus den Belegen wird die EMail Adresse, das Belegdatum und die Belegnummer ausgelesen. Die Belegnummer wird als Variable für die Namensgebung der Einzeldateien verwendet. Anschließend wird ein PDF Briefpapier hinterlegt und eine elektronische Signatur aufgebracht. Die Belege werden dann einzeln automatisiert per Email an die Empfänger verschickt. Das PDF Dokument wird als Anhang eingefügt. Der Betreff und die Nachricht wird über einen vordefinierten Baustein mit der Möglichkeit die aus den Dokumenten ausgelesenen Informationen als Variablen im Text wieder zu verwenden. PDFmdx bietet damit die Möglichkeit aus jeder beliebigen ERP Software die weitere Verarbeitung automatisiert ablaufen zu lassen. Dabei reicht es die Reports über einen einfachen Druckvorgang per PDF Druckertreiber in einen festgelegten Ordner zu drucken.

Automatisierte Archivierung von Reports und Belegen

Buchhaltungs-, Lohnverrechnungs- oder ERP Belege und Reports werden über den PDF Druckertreiber in einen festgelegten Ordner gedruckt. PDFmdx erkennt an Hand der Inhalte und Kriterien um welchen Beleg oder Report es sich handelt. Es wird das passende Layout mit den Felddefinitionen geladen. Damit werden die für die Archivierung erforderlichen Metadaten ausgelesen und als XML, CSV oder XLS weggeschrieben. Die für die Archivierung notwendigen Informationen müssen also nicht manuell erfasst werden sondern können automatisiert aus den Belegen gewonnen werden.

Hinterlegen von Briefpapier

Es gibt Unternehmen mit einer zentrale Informationsverarbeitung für eine Vielzahl an Projekten oder Tochter- / Sub-Unternehmen. Das verwalten, hinterlegen und die einfache Steuerung von perfekt gestaltetem PDF Briefpapier für die erzeugten Belege ist meistens aus einer Standardanwendung heraus nicht möglich bzw. sind die Anpassungen mühsam und aufwändig. PDFmdx ist in der Lage dieses Problem zu lösen – die Briefpapiere und PDF Formulare brauchen nicht mehr aus der Anwendung heraus berücksichtigt werden. Über Inhalte und Kriterien die aus dem PDF Dokument heraus gewonnen werden lässt sich steuern welches Briefpapier verwendet werden soll. Anpassungen und Änderungen reduzieren sich damit auf den einfachen Tausch eines PDF Dokuments.

Erzeugen von Tickets, Gutscheinen und Rechnungen durch Hinterlegen von Grafiken und Ausgabe über einen Druck-Server

Aus einem Web-Shop eines Veranstaltungszentrums heraus wir auf Grund einer Bestellung ein Dokumentenset aus Tickets, Gutscheinen und Rechnungen als PDF erzeugt. Das Gesamt-Dokument wird in die Einzeldokumente geteilt. Je nach Dokumententyp und je nach Veranstaltung für das der Gutschein oder das Ticket erzeugt wurde werden aktuelle und passende Grafiken hinterlegt und auf unterschiedlichen Druckern ausgegeben. PDFmdx teilt das Gesamtdokument in Einzeldokumente, liest die Information aus welche PDF Grafiken hinterlegt und auf welchem Drucker ausgegeben werden soll. Der Druck erfolgt dann über den PDF2Printer Druckserver.

Dokumente teilen, benennen, in Ordnern strukturieren und über OwnCloud für Mobil Clients zugänglich machen

Bestellungen und Auftragsbestätigungen sollen den Außendienstmitarbeitern über mobile Clients zugänglich gemacht werden. In regelmäßigen Abständen werden die neu hinzugekommenen Bestellungen und AB´s aus dem ERP als PDF gedruckt. PDFmdx teilt das Gesamt-PDF in Einzeldokumente und liest alle für die Namensgebung und den Aufbau der Ordnerstruktur erforderlichen Informationen aus den Dokumenten aus. Die Einzeldokumente werden benannt und in die über Variablen festgelegt Ordnerstruktur verschoben. Die damit erzeugte Dokumentenstruktur wird per OwnCloud repliziert. So stehen den Außendienstmitarbeitern laufend die aktuellen Bestellungen und AB´s über eine einfache und übersichtliche Ordnerstruktur auf deren mobilen Geräten zur Verfügung.

Gesamt-Reports teilen und nach anderen Kriterien neu zusammensetzen

Monatliche Reports werden als Gesamt PDF erzeugt und haben eine vorgegebene Sortierung und Strukturierung. Dieser Gesamt Report soll in Einzelreports aufgeteilt, nach anderen Kriterien neu sortiert und über PDF Lesezeichen neu strukturiert werden. Deckblätter des Gesamtreports sollen erkannt und gelöscht werden. PDFmdx kann zu löschende Seiten erkennen und PDF-Gesamtdokumente über Inhalte und Bedingungen in Einzel-Dokumente aufteilen und benennen. Diese Einzeldokumente können über die aus den einzelnen Seiten ausgelesene Informationen neu sortiert und strukturiert werden.

Gescannte Eingangsrechnungen, automatisch erkennen und Metadaten für die Weiterverarbeitung auslesen

Eingangsrechnungen werden gescannt und über den AutoOCR Server in durchsuchbare PDF´s gewandelt. Im PDFmdx ist für jeden Lieferanten das Layout und die Erkennungslogik für seine Eingangsrechnungen hinterlegt. Die auszulesenden Felder sind für die Rechnungen aller Lieferanten gleich und einheitlich definiert. Je nach Lieferant befindet sich die gewünschte Information an unterschiedlichen Stellen. Eine Suchfunktion für „Ankerfelder“ dient dazu sowohl die durch das Scannen „wandernden“ Positionen als auch die unterschiedlichen Layouts verarbeiten zu können. Ebenso können damit Gesamt-Summenwerte die sich sowohl auf verschiedenen vertikalen Positionen als auch auf unterschiedlichen Seiten befinden gesucht und ausgelesen werden.

Sammelrechnungen & Gutschriften – Erkennen, Auslesen und in Einzelbelege aufteilen

Bei diesem Anwendungsfall muss ein Dokumentenstapel der Rechnungen und Gutschriften mit unterschiedlichen Layouts enthält in Einzeldokumente aufgeteilt und die Einzeldokumente nach der Belegnummer benannt werden. Dabei sind nicht nur die Layouts der Belegtypen unterschiedlich, auch innerhalb des gleichen Belegtyps kann die Position der Belegnummer je nach Anzahl der Adresszeilen vertikal verschieden sein.