Neuerungen PDFmdx Version 3.21.0:

Teile Seiten über Barcode:

Es gibt Anwendungsfälle z.b.: Rollkarten von Speditionen, bei denen es erforderlich ist Dokumente nicht mit einer ganzen Seite zu teilen, sondern es sollen Seiten horizontal geteilt werden, um daraus einzelne neue Dokumente zu erzeugen. Dafür wurde die neue Funktion „Teile Seiten über Barcode“ implementiert.

Als Kriterium wird ein Barcode und eine Bedingung über den ausgelesenen Barcode Wert verwendet. Es wird jede Seite nach Barcodes durchsucht. Wird ein Barcode mit einer zutreffenden Bedingung gefunden, *,? und # können für die Teilstringsuche verwendet werden, so wird die Seite an dieser Stelle horizontal in ein neues Dokument geteilt. An dieser Stelle „endet“ das bestehende Dokument. Der verbleibende Rest der Seite wird am oberen Rand einer neuen Seite beginnend, als neues Dokument erstellt, solange bis wieder ein zutreffender Barcode bzw. das Ende der Ausgangsdatei erreicht wird.

Funktionen – Teile Seiten über Barcode:

• Die Eingangsdatei wird seitenweise nach bestimmten Barcodetypen mit einem bestimmten Wert durchsucht, Teilstringplatzhalter (*,?,#) können verwendet werden.
• Wird ein entsprechender Barcode auf einer Seite gefunden so wird die Seite horizontal an dieser Stelle geteilt. Ab dieser Position wird eine neue Datei erzeugt.
• Der auf den Seiten gefundene Barcode Wert kann als Variable für Dateiname / Ordner oder Metadaten verwendet werden.
• Wegscheiden – Oberer / Unterer Rand der Eingangsdatei in mm: Diese Bereiche werden „gelöscht“ und in der Ergebnisdatei nicht berücksichtigt. z.B. Briefkopf und Fußzeilen
• Die Seitengröße der Ausgabedatei richtet sich automatisch nach der Eingangsdatei oder kann fix auf das A4 Hochformat festgelegt werden.
• Um die geteilten Blöcke kontinuierlich aneinander zu reihen, werden weiße Bereiche (vor bzw. nach dem Block) erkannt und entfernt. (Schwarzanteil in % als Parameter)
• Zur Formatierung der Ergebnisdatei kann der obere / untere Rand sowie der Abstand zwischen den Blöcken in mm festgelegt werden.

PDF Passwortunterstützung deaktivieren: Mit der PDFmdx Version 3.19.0 wurde eine neue Funktion implementiert um das PDF „Öffnen“ Passwort auch im Layout hinterlegen zu können. Dabei wurde im PDFmdx Editor bei allen geschützten Dateien, auch bei PDF Dateien die nur ein „Admin“ und kein „Öffnen“ Passwort besitzen, der Dialog mit der Passwortabfrage angezeigt. Um das zu verhindern kann man diese Funktion jetzt über einen Button im PDFmdx Editor generell deaktivieren.

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Neuerungen / Verbesserungen PDFmdx Version 3.20.0:

• Wiederholungen & Wartezeit bei gesperrten Dateien: Falls eine Datei in einem der überwachten Eingangordnern beim Start der Verarbeitung durch eine andere Anwendung noch gesperrt ist so wird für diese Dateien automatisch eine *.lock Datei angelegt. Das passiert falls z.b. ein Scanner die Scans direkt in einen überwachten Ordner ablegt. Oft wird dabei zuerst die PDF Datei angelegt, gesperrt um dann Seite für Seite hinzuzufügen. Eine Datei fertig zu schreiben und die Sperre aufzuheben kann das je nach Umfang des Dokumentenstapels einige Minuten dauern. Um auch solche Situationen abzufangen wurden 2 Parameter implementiert um *.lock Dateien automatisch wieder zu entfernen. Damit lassen sich Anfangs gesperrten Dateien nach deren Freigabe automatisch verarbeiten.

Konfigurierbar sind die „Anzahl der Wiederholungen“ sowie die „Wartezeit zwischen den Wiederholungen“. Es wird also wiederholt überprüft ob die Datei noch gesperrt ist und falls diese freigegeben wurde, wird die *.lock Datei gelöscht und das PDF wird verarbeitet.

• PDF Öffnen Passwort – XML Export der Vorlagen / Layouts: Beim XML Export der Vorlagen / Layouts können jetzt auch die im PDFmdx Layout hinterlegten Passworte zum Öffnen einer geschützten PDF Datei exportiert werden.

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Neuerungen / Verbesserungen PDFmdx Version 3.19.0:

• Verbesserte Barcode Performance durch Vorverarbeitung: Es gibt jetzt einen neue Option um die Barcode Erkennung und Verarbeitung zu beschleunigen. Die bisherige Barcode Verarbeitung ist weiterhin vorhanden da es Anwendungsfälle geben kann bei der die bisherige Verarbeitung einen Vorteil bietet. Beide Implementierungen haben je nach Situation ihren Vorteil. Die Barcode Erkennung erfordert ein Image und nicht eine normale PDF Struktur mit Text und Linien. Für die Barcode Erkennung muss das PDF daher vorher gerendert werden.

Bei der bisherigen Implementierung wird nur der durch das Feld markierte Bereich gerendert. Da das nicht sehr lange dauert und um auch bei schlechten Scans ein besseres Ergebnis zu erzielen, wird das Rendering 3fach ausgeführt – mit 200, 300, und 400dpi.  Vorteil: Falls nur in einem einzelnen kleinen Bereich eine Barcode Erkennung stattfinden soll muss nicht alles gerendert werden bzw. falls Scans mit minderer Qualität verarbeitet werden.

Bei der neuen Funktion der „Barcode Vorverarbeitung“ wird das ganze PDF vorab mit 300dpi gerendert, alle im Template definierten Barcodetypen werden erkannt und für die spätere Verwendung gecached. Das funktioniert schneller da das Redering bzw. die Barcode Erkennung nur einfach mit 300dpi durchgeführt wird und die erkannten Werte für die Weiterverarbeitung gespeichert werden.  Vorteil: Falls es auf einer Seite mehrere Bereiche mit Barcodes gibt oder bei guter Qualität der Dokument bei der ein mehrfach Rendering nicht erforderlich ist.

• Geschützte PDF verarbeiten – Öffnen Passwort: Bisher konnten Passwort geschützte PDF nicht verarbeitet werden. Jetzt gibt es eine Funktion um beim Layout das „PDF Öffnen“ Passwort zu hinterlegen. Für die Verarbeitung sind alle für den Job hinterlegten Passworte der ausgewählten Layouts geladen. Erkennt PDFmdx eine geschützte PDF Datei so wird mit der Passwortliste versucht das PDF hintereinander zu öffnen und zu entschlüsseln. Passt ein Passwort so wird das PDF geöffnet und entschlüsselt. Danach wird daraus ein neues, ungeschütztes PDF erstellt und normal über PDFmdx verarbeitet.

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Neuerungen / Verbesserungen PDFmdx Version 3.18.0:

• Verbesserte Textextraktion – Durch die verbesserte Testextraktion konnten wir an Hand uns von Kunden zur Verfügung gestellten problematischen PDF´s die Textextraktion verbessern. Damit wurden auch bestimmte „problematische“ PDF verarbeitbar- Z.B.: bei sehr kleinem Text wurden Phantom Leerstellen eingefügt, bei Beträgen wurde der „.“ oder „,“ verschoben ausgegeben, bzw. horizontale Trennlinien erzeugt durch aneinandergereihte „_“ verhinderten das Auslesen in diesen Zeilen.

• Ausgefüllte PDF Formulare verarbeiten – Formulare werden jetzt „gerendert“. Das PDF wird „verflacht“ in ein normales nicht mehr veränderbares PDF umgewandelt. Somit können die Felder wie bei jedem anderen PDF ausgelesen und von PDFmdx verarbeitet werden.

• Neue Zähler Variablen für die Metadaten-Ausgabe – %COUNTER_GLOBAL% – Ein „globaler“ Zähler für den ein Startwert vorgegeben werden kann. Dieser wird jedes mal bei Ausgabe eines Datensatzes erhöht. %COUNTER_LOCAL% – der „lokale“ Zähler, wird nur für die Datensätze der aktuellen Verarbeitung erhöht und beginnt mit jedem Verarbeitungsjob wieder bei 1.

• Performance-Optimierung bei Verwendung des Dateinamens um das Layout direkt über den Namen und nicht über Bedingungen auszuwählen.

• PDFmdx Editor – Split Test Funktion – basiert jetzt auf der gleichen Routine wie die echte Verarbeitung. Fehlermeldungen werden direkt angezeigt und entsprechen den Fehlermeldungen die auch bei der Verarbeitung ausgegeben werden.

• PDFmdx Editor – Felder / gleitende Gruppen auf anderen Seiten anzeigen – Normalerweise werden Felder auf einer bestimmten Seite des Musterdokuments positioniert. Felder können jedoch z.B. beim Auslesen von Positionsdaten über gleitenden Gruppen/Untergruppen auch auf anderen oder mehreren Seiten auszulesen sein. Um überprüfen zu können wie / wo die Felder auf anderen Seiten positioniert sind, bzw. welche Werte bei „gleitenden Feldern“ ausgelesen werden, gibt es jetzt eine Funktion um die positionierten Felder auch auf anderen Seiten einzublenden. Diese Anzeige wird beim Wechsel auf eine andere Seite wieder automatisch deaktiviert. Durch <CTRL>+<Pfeiltaste hinauf  / hinunter> lassen sich die Felder auch vertikal verschieben. Zusammen mit der <Shift> Taste mit größerer Schrittweite. Klickt man in ein angezeigtes Feld so wird in der Statuszeile der Feldname und der ausgelesene Text angezeigt.

• Konfiguration des Ausgabenamens – Wird im Feld für den PDF Ausgabe Dateinamen ein nicht erlaubtes Zeichen z.b. einen „\“ verwendet, so werden bei der Verarbeitung nicht erlaubte Zeichen automatisch durch einen „_“ ersetzt.

• PDF/A Konvertierung – Die PDF/A Ausgabe basiert jetzt auf der vollen Funktionalität unserer PDF/A Konverter Komponente.

• ZUGFeRD XML über Variablen – Für die Festlegung der einzubettenden ZUGFeRD XML Datei können die „über PDFmdx zur Verfügung stehenden Variablen verwendet werden.

• Zusammenfügen von PDF Dateien – Über die neue Funktion „Zusammenfügen“ können weitere PDF Dateien mit der verarbeiteten Datei zu einem Gesamt PDF zusammengefügt werden.

Funktionen Zusammenfügen:

• • „Zusammenfügen“ ermöglicht es ein oder mehrere PDF mit der über PDFmdx erzeugten Datei zu einem Gesamt-PDF zusammenzufügen.
  • Über eine Liste kann die Reihenfolge der zusammenzufügenden Dateien festgelegt werden.
  • Über Kriterien (UND / ODER / NICHT) kann an Hand von aus dem Dokument ausgelesenen Texten entschieden werden ob ein „Zusammenfügen“ erfolgen soll oder nicht.
  • Es können mehrere verschiedene „Zusammenfüge-Listen“ erstellt werden. Eine solche Liste kann mit einem bestimmten Layout verknüpft werden. Ein Layout kann über Kriterien erkannt und ausgewählt werden.
  • In der Zusammenfüge-Liste können entweder fix ausgewählte Dateien oder Pfade / Namen verwenden, die über aus dem Dokument ausgelesen Texte dynamisch bei der Verarbeitung erzeugt werden.

• Neuimplementierung der EMail Funktion:
  • Für den Versand und EMail Verarbeitung wurde eine neue EMail Komponente implementiert.
  • Damit werden alle aktuellen Verschlüsselungsprotokolle (SSL2, SSL3, TLS1, TLS1.1, TLS1.2) unterstützt. Zu Beginn der Kommunikation mit dem SMTP EMail Server wird automatisch das am besten geeignete und unterstützte Protokoll  ausgehandelt und festgelegt.
  • Max. Größe der EMail konfigurierbar: Beim EMail Versand gibt es eine Option um alle EMail die an die gleiche EMail Adresse verschickt werden sollen zu einer einzigen EMail Nachricht zusammenzufassen. Es gibt jetzt einen eigenen Parameter um die Größe einer einzelnen zusammengefassten Nachricht zu limitieren,  z.B.: auf 10MB, Wird der Wert für eine Nachricht überschritten, erfolgt eine Aufteilung in mehrere EMails damit die max. eingestellte Größe nicht überschritten wird.

• • • 

• • Im PDFmdx Prozessor gibt es für den EMail Versand jetzt eine eigene Logging / Protokoll Funktion. Diese kann für die erfolgreich verschickten als auch für die Fehler-Mail einzeln aktiviert werden. Ebenso kann der Ablage Pfad konfiguriert werden.

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  • Die protokollierten EMail werden als EML Datei in zwei konfigurierbare Ordner (Erfolgreich/Fehler) abgelegt. Für ein Fehler EMail wird zusätzlich eine XML Datei mit Metadaten und Fehlermeldung angelegt. Für die Ablage der erfolgreich verschickten EMail kann pro Tag ein eigener Unterordner angelegt werden.
  • Anzeige der verschickten / Fehler EMail im PDFmdx Prozessor als Liste, über 2 Schaltflächen aufrufbar. Funktionen: Sortierung der Liste über Datum/Zeit, An, Betreff, Fehlermeldung, Ordner öffnen, EMail Nachricht anzeigen, Dateianhang öffnen. Lösche einzelne Nachrichten, Lösche alle Nachrichten.

 

Korrekturen PDFmdx Version 3.18.0:

• Ausgelesene Barcodes wurden nicht auf Variablen zugeordnet und damit nicht in die Metadaten-Datei geschrieben.
• Ausgelesener Text wurde für Variablen an verschieden Stellen nicht entsprechend der Konfiguration aufbereitet.
• Barcodes konnten bei PDF mit Seitenrotation nicht ausgelesen werden – die Anzeige-Seitenrotation wurde nicht berücksichtigt.
• „Erhaltener Wert“ Funktion hat die Werte für die Unterdatensätze nicht erhalten.
• MRC-PDF (Mixed Raster Content) konnten nicht verarbeitet werden. Ein defektes PDF wurde ausgegeben.
• PDFmdx Service Prozessor – Der Start zu einem vorgegebenen / wiederholten Zeitpunkt hat nicht funktioniert.
• PDFmdx Prozessor – Bei der parallelen Verarbeitung konnte manchmal nicht in die Metadaten XLS(X) geschrieben werden, da diese von einem anderen Prozess noch offen und damit blockiert war.
• PDFmdx Editor – Import von Vorlagen – Abfrage nach dem Überschreiben ist immer gekommen auch wenn keine Datei überschrieben werden sollte.
• PDFmdx Editor – Erststart ohne Vorlage & Layout, danach Import einer Vorlage – Es wurde kein automatischer Refresh ausgeführt und die importierten Vorlagen & Layouts waren nicht sichtbar.
• PDFmdx Editor – Beim Verschieben / Kopieren eines Layouts von einer Vorlage in eine Andere ist keine Abfrage hochgekommen dass ein Layout mit dem gleichen Namen bereits vorhanden war.
• PDFmdx Editor – Löschen eines Layouts mit mehrfach verknüpften Bedingungen. Dabei blieben die AND / OR Knoten im Editor erhalten und wurden nicht automatisch bereinigt, was Verarbeitungsprobleme verursacht hat.
• PDFmdx Editor – Bilder im HTML Body wurden beim Zusammenfassen der EMail an den gleichen Empfänger nicht in das EMail eingefügt und fehlten in der verschickten Nachricht.
• EMails Versand – Trat beim EMail Versand unter bestimmten Bedingungen ein Fehler auf, so wurde die Verarbeitung abgebrochen bzw. der Dienst angehalten. Aus diesem Grund wurde der EMail Versand neu implementiert und um ein Logging der erfolgreichen und der Fehler EMail erweitert. (siehe Neuerungen).

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Neuerungen PDFmdx Vorlagen Editor:

• Aktualisierung aller PDFmdx Basiskomponenten: Unsere allgemeinen Basiskomponenten PDF2PDFA, PDF2DOCX, PDFSign, PDFCompressor – wurden auf den aktuellen Stand gebracht.

• Vorlagen / Template Gruppen: Um die Übersichtlichkeit und die Verwaltung bei einer umfangreichen Anzahl an Vorlagen / Templates zu ermöglichen wurde eine zusätzliche „Gruppen“ Ebene implementiert. Damit lassen sich Vorlagen in Gruppen zusammenfassen. Im PDFmdx Editor bilden die Gruppen die oberste Ebene in der Baumansicht. Gruppen können – angelegt, der Name geändert, gelöscht bzw. hinauf und hinunter verschoben werden. Vorlagen einer ausgewählten Gruppe können Gesamt oder Einzeln exportiert bzw. importiert werden. Vorlagen einer Gruppe können in eine andere oder neue Gruppe verschoben werden.

 

• E-Mail – Konfiguration über Profile: In einem Template können jetzt mehrere E-Mail Konfigurationen angelegt werden. Die E-Mail Konfigurationen werden dabei über Profile mit Namen verwaltet. E-Mail Profile können angelegt, kopiert, umbenannt und gelöscht werden. Bei den E-Mail Bedingungen kann ein bestimmtes E-Mail Profil zugeordnet werden. Damit ist nicht nur die E-Mail Funktion selbst, sondern auch das zu verwendende E-Mail Profil über Bedingungen steuerbar.

 

• E-Mail – Verwendung von Variablen für Anhänge: Bisher konnten nur fix auswählbare und damit vorgegebene Anhänge mit dem PDFmdx Hauptdokument per E-Mail verschickt werden. Jetzt ist es auch möglich Variable für den Pfad und Dateinamen der zusätzlichen Anhänge zu verwenden. Über eine Option kann festgelegt werden ob, falls ein Anhang nicht vorhanden ist bzw. nicht gefunden werden kann, das E-Mail trotz dem verschickt, oder ob das als ein Fehler behandelt werden soll. Bei der Konfiguration wird zuerst eine Datei ausgewählt, in die Liste eingefügt, anschließend editiert und um die Variablen ergänzt.

• E-Mail – Hauptdokument immer als erster Anhang: Beim E-Mail Versand kann neben dem über PDFmdx erzeugten Hauptdokument auch weitere zusätzliche Anhänge verschickt werden. Jetzt wird das von PDFmdx erzeugte Hauptdokument immer als erster Anhang eingefügt, die anderen zusätzlichen Anhänge werden immer danach eingefügt.

• Gleitende Gruppe über 2 Seiten: Bei manchen Belegen kann es vorkommen dass ein Datensatz einer gleitenden Gruppen auf einer Seite beginnt und sich auf der Folgeseite fortsetzt. Gleitende Gruppen wurden bisher nur über eine Bedingung (DG) für den Beginn der Gruppe identifiziert. Der Datensatz wird zwar erkannt, kann aber nicht vollständig ausgelesen werden, da sich ein Teil davon auf der Folgeseite befindet.  Um für solche Fälle auch die Information der Folgeseite zu erfassen sind mindestens zwei „DG“ Bedingungen mit OR / ODER Verknüpfung erforderlich. Eine für den Anfang und eine für den Rest des Datensatzes auf der Folgeseite. Damit wird der ganze Datensatz erkannt und verarbeitet auch wenn sich dieser auf getrennten Seiten befindet.

• Metadaten als XLS: Manche nachgelagerte Anwendungen können nur das alte XLS und nicht das aktuelle XLSX Format verarbeiten. Deswegen wurde jetzt auch wieder das XLS Format für die Metadaten-Ausgabe implementiert.

• Neue PDF Voransicht Funktionen – Anzeige Text Ebene / Anzeige Text Blöcke: Eine gescanntes PDF das über OCR durchsuchbar gemacht wurde besteht sowohl aus eine Bild- als auch aus einer Text-Ebene. Die Bildebene zeigt das nur das gescannte Dokument. Aus dieser Ansicht ist nicht zu erkennen ob, wo und welcher Text dahinter liegt. Es gibt jetzt in der PDFmdx Editor Voransicht sowohl die Möglichkeit nur die Textebene anzuzeigen und die Bildebene auszublenden, als auch bei jeder dieser Darstellungen die Möglichkeit die Umgrenzung der Text Blöcke als grüne Rechtecke darzustellen. Damit kann einfach und schnell ersichtlich gemacht werden, welcher Text vorhanden ist und wo genau sich die Textblöcke befinden.

 

• Felder / Variablen – Ersetzen von Werten über XLSX Tabelle: Bisher konnte nur eine CSV Datei verwendet werden um die Werte von Feldern/Variablen zu ersetzen. Jetzt ist es auch möglich eine XLSX Datei zu verwenden. Konfiguriert wird der Name der Spalte für den Suchschlüssel sowie die Spalte für den Ersatzwert.

• Zähler als Stempel-Variable: Für Text- oder Barcode-Stempel gibt es jetzt auch eine Zähler Variable.  Über eine Option kann konfiguriert werden, ob der Zähler bei mehrfach Verwendung innerhalb des Dokuments oder erst mit jedem neuen Dokument erhöht werden soll. Der Startwert kann ebenfalls vorgegeben werden.

 

• Visuelle PDF Signatur – Unterstützung transparenter Bilddateien: Mit der aktuellen Version können für die visuelle Darstellung der PDF-Signatur auch transparente Bilddateien (PNG, TIFF) verwendet werden.

• Vorlagen als PMDX Einzeldaten exportieren: Bisher konnten mehrere oder alle Vorlagen nur als eine einzige PMDX Datei exportiert werden. bzw. falls man mehrere oder bestimmte Vorlagen als Einzeldateien exportieren wollte, musste das für jede Vorlage einzeln erfolgen. Jetzt kann über eine Option aus einer Template Gruppe heraus, jede in der Gruppen enthaltene Vorlage auch einzeln als separate PMDX Datei exportiert werden. Als Dateiname wird der Vorlagen Name verwendet.

 

Neuerungen PDFmdx Verarbeitung:

• Erkennen und Exportieren einer im PDF enthaltenen ZUGFeRD XML Datei: Beim PDFmdx Job kann diese Option aktiviert werden. Dabei wird vorab jede zu verarbeitende PDF Datei geprüft ob diese eine ZUGFeRD XML Datei enthält. Falls eine solche XML im PDF als Anhang enthalten ist so wird die XML aus dem PDF extrahiert und in den konfigurierten Ordner unter dem PDF-Namen mit der Endung *.XML gespeichert. Wurde die Option „Verschiebe PDF“ aktiviert, so wird auch das PDF in diesen Ordner verschoben und nicht von PDFmdx verarbeitet.

• Alle Layouts automatisch aktivieren: Fügt man einer Vorlage ein neues Layout hinzu, so muss im PDFmdx Prozessor beim Job dieses Layout auch aktiviert werden. Dies musste bisher manuell gemacht werden und wurde manchmal „vergessen“, wodurch das neu angelegte Layout nicht erkannt wird.  Für eine Vorlage als auch bei der Job Konfiguration gibt es jetzt eine Option um alle Layouts automatisch zu aktivieren. Damit werden immer alle neu hinzugekommenen Layouts automatisch aktiviert und können so nicht mehr „vergessen“ werden.

 

• Fehler Protokoll mit Kopfzeile: Um den Inhalt der einzelnen Spalten des Fehlerprotokolls (Error.csv) einfacher interpretieren zu können wurde eine Kopfzeile mit den Namen der Spalten eingefügt um einen Rückschluss auf die Information der Felder zu bekommen.

 

PDFmdx Korrekturen:

• E-Mail HTML Body – Dateinamen für Bilder können jetzt auch Leerstellen enthalten.
• Ankerfeld nicht gefunden – Verknüpfte Felder bleiben jetzt leer und bekommen keine Werte zugeordnet.
• Fuzzy Anker Suchfunktion wurde verbessert.
• Fehlermeldung – XLSX blockiert: Im Laufe der Zeit kann eine XLSX Metadaten Datei sehr umfangreich werden. So ist es vorgekommen dass das Öffnen und Schreiben dieser XLSX länger gedauert hat und mehrere Prozesse auf diese Datei zugreifen wollten. Dadurch kam es zu Fehlermeldungen, der Zugriff war nicht möglich da die XLSX von einem andere Prozess noch gesperrt war. Dieses Problem wurde behoben. Es sollte jedoch trotz dem auch darauf geachtet werden dass solche Metadaten Dateien nicht unnötig groß werden.
• Gleitende Gruppe – Eine Erkennung war bei PDF mit „Display Rotation“ nicht möglich.

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Neuerungen PDFmdx Vorlagen Editor:

• Vorlagen teilen: Vorlagen können mit der Zeit auch sehr viele Layouts und Bedingungen enthalten. Enthält z.b. in einer Vorlage mehrere hundert Layouts so wird die Bearbeitung dieser langsam und unübersichtlich. Dafür bietet es sich an mehrere Vorlagen zu verwenden und die Layouts aufzuteilen. Für die Verarbeitung macht es keinen Unterschied. Um bestehende Vorlagen aufzuteilen gibt es dafür jetzt eine eigene Funktion. Dabei wird die Anzahl der Layouts pro Vorlage angegeben. Der PDFmdx Editor erzeugt daraus dann automatisch Vorlagenkopien und teilt die Layouts und die damit zusammenhängenden Bedingungen auf. Danach enthält jede Vorlage nur mehr die angegebene Anzahl an Layouts.

 

• Layouts kopieren/verschieben: Zusammen mit der Funktion „Vorlagen teilen“ wurde auch die Funktion um Layouts in eine oder mehrere andere Vorlagen zu kopieren bzw. auch zu verschieben erweitert und neu implementiert. Bisher war es nur möglich ein Layout in eine andere Vorlage zu kopieren. Jetzt können in einer Vorlage die Layouts (ein oder mehrere) und die Ziel-Vorlagen (ein oder mehrere) ausgewählt werden. Ebenso ist es möglich die ausgewählten Layouts zu verschieben und nicht nur zu kopieren. Die Felder und deren Position in den Layouts bleiben erhalten bzw. werden in der Zielvorlage hinzugefügt.

• Teilbereiche von Feldern auslesen: Beim Auslesen von Feldinhalten gibt es jetzt eine neue Funktion um gezielt und einfach einen bestimmten Teil eines Textes zu erhalten. z.b Falls ein einziges Feld alle Informationen zusammengefasst und über Trennzeichen z.b. „/“ getrennt enthält. z.b. „XKEY GmbH\Gerstlgasse30\1210\Wien“. Mit Hilfe der neu implementierten Regex Funktion kann über die Angabe von „#SPLIT#\“ plus der Position im String konfiguriert werden welcher Teil ausgelesen und für die Belegung der Variablen verwendet werden soll. So kann z.b. die PLZ = 1210 durch die Angabe von „#SPLIT#\“ + „3“ ausgelesen und ermittelt werden.

      

• Seitenlimit für Verarbeitung konfigurierbar: Oft befindet sich die für die Verarbeitung erforderliche Information nur auf der ersten bzw. auf den ersten Seiten. Um die Verarbeitung sehr umfangreicher PDF Dokumente welche auch einige hundert Seiten umfassen können zu beschleunigen, kann bei der Vorlage jetzt auch ein Seitenlimit (z.B.: 2) gesetzt werden. Damit wird festgelegt dass nur die angegebenen Seiten und nicht immer alle Seiten des Dokuments einlesen und verarbeitet werden.

• Bedingungs-Editor

• • Einzelne Bedingungen, Teilstrukturen aber auch der ganze Bedingungsbaum kann über das Clipboard von einer Vorlage in eine Andere kopiert werden.
  • Trennzeilen können kopiert / ausgeschnitten und an einer beliebigen Stelle in der Struktur wieder eingefügt werden.
  • (M)emory Funktion um eine bestehende Bedingung als Vorüberlegung für alle neu hinzugefügten Bedingungen zu verwenden. M – setzt die aktuell ausgewählte Bedingung als Default, C – Löscht diese Vorbelegung wieder. Diese Voreinstellung ist Vorlagen spezifisch und wird mit dieser auch gespeichert und wiederhergestellt.
  • Checkbox um festzulegen ob eine neu anzulegende Bedingung am Beginn oder am Ende der aktuellen Ebene in der Baumstruktur eingefügt wird. Bisher wurden eine neue Bedingung immer am Anfang einer Knotenebene eingefügt wodurch es bei großen Baumstrukturen notwendig war die Bedingung immer nachträglich nach unten zu verschieben um wieder an den Ausgangspunkt zu kommen.

   

• Briefpapier beim Ausdruck / EMail Versand nicht anwenden: Werden Dokumente sowohl auf Drucker ausgegeben bzw. auch als EMail verschickt so kann es erforderlich sein das Briefpapier für die Druckausgabe nicht anzuwenden da sich im Drucker bereits Briefpapier befindet, das EMail aber mit Briefpapier verschickt werden soll. Mit dieser Option kann das gezielt gesteuert werden.

• Einzeldokumente sortiert zusammenfügen: Um beim Erfassen von Belegen vorher nicht auf eine bestimmte Reihenfolge/Sortierung achten zu müssen, bzw. um Einzelbelege über einen ausgelesenen Feldinhalt  sortiert zu einem Gesamtdokument zusammenzufügen, wurden 2 neue Funktionen – „Anhängen“ sowie „Sortiert einfügen“ bei der Ausgabekonfiguration implementiert.
  • „Anhängen“ – Wird bei der Ausgabe ein PDF mit dem gleichen Namen gefunden so wird die neue Datei an die bestehende Datei hinten angefügt.
  • „Sortiert einfügen“ – Bei der Konfiguration muss ein Feld ausgewählt werden nach dem die Sortierung erfolgen soll. Dabei wird ein PDF Lesezeichen mit dem Text des ausgewählten Sortierfeldes erzeugt. Wird bei einer nachfolgenden Ausgabe eine Datei mit dem gleichen Namen gefunden so wird das neue Dokument an Hand des Sortierfelds an der richtigen Stelle im PDF eingefügt oder angehängt. Bei „Leer“ bzw. gleichem Inhalt wird hinten angehängt.

 

• PDF Display Rotation wird berücksichtigt: PDF Dateien können über einen „Display Roatation“ Parameter (0,90,180,270) enthalten. Z.B.: Kann bei Dokumenten die gedreht eingescannt wurden über den „Display Rotation“ Parameter die Darstellung entsprechend korrigiert werden um die Seiten immer im Hochformat anzuzeigen. Der Parameter dient aber nur für die Anzeige am Bildschirm, intern ist die PDF Datenstruktur jedoch weiterhin rotiert (z.b. am Kopf stehend). Die aktuelle Version von PDFmdx erkennt die PDF „Display Rotation“ und berücksichtigt diese, so dass die Darstellung auch der Verarbeitung entspricht und die Felder von den richtigen Positionen ausgelesen werden.

• EasyArchiv (IMP) Export Format: Das EasyArchiv IMP Metadaten Ausgabeformat ist eine Art CSV Format. Es enthält eine individuell zu konfigurierende Kopfzeile sowie Folgezeilen mit den PDFmdx Metadaten. Als  Feldbegrenzung ist das „^“ und als Feldtrennzeichen der „,“ (Beistrich) vorgegeben. Für die Folgezeilen stehen wie bei allen anderen Formaten die Felder / Variablen zur Auswahl zur Verfügung.

Beispiel einer IMP Kopfzeile: @FOLDER,FT:B2B_Netz,FN:Partner,FN:B2BMessageID,FN:MailMessageID,FN:RefNr,FN:Sender,FN:B2BSystem,BI:2001
FT: = Dokument Typ, FN: = Feldnamen. Diese Zeile muss entsprechend dem Archiv in das importiert werden soll individuell konfiguriert werden.

• OCR Zuverlässigkeit beim Bereichs OCR: Für die positionierten Felder gibt es bei PDFmdx auch die Möglichkeit den Text aus dem Bild über eine OCR Funktion zu ermitteln. Bisher war intern die OCR Zuverlässigkeit fix mit 60% vorgegeben. Jetzt ist dieser Schwellwert konfigurierbar und wird auch bei der Voransicht für die Textausgabe in der Fußzeile des PDFmdx Editors, als Information ausgegeben.

 

Neuerungen PDFmdx Verarbeitung:

• Job Trigger Funktion:  Der Start der Verarbeitung einer oder mehrere Jobs kann durch das Ende der Verarbeitung eines anderen Jobs angestoßen werden. Alle Jobs die über einen Trigger gestartet werden müssen in der Jobliste deaktiviert sein ansonsten wird die Verarbeitung über die Ordner Überwachung ausgelöst und nicht über den Trigger. Bei diesen Jobs wird der Start der Verarbeitung nur mehr über den Trigger eines anderen Jobs ausgelöst. Durch einen Trigger kann auch die sortierte Verarbeitung sichergestellt werden. Dabei wird der nächste Verarbeitungsschritt erst gestartet nachdem alle Dateien eines vorangegangenen Jobs fertig verarbeitet wurden.

• Sortierte Verarbeitung von Eingangsdateien: Dateien in überwachten Ordnern können jetzt auch sortiert (auf / absteigend) nach Name, Größe, Erstellungs- und Änderungs-Datum verarbeitet werden. Dazu muss die Option „Blockverarbeitung“ aktiviert sein. Der Start einer sortierten Verarbeitung erfordert einen definierten Zeitpunkt. Er kann über den Intervalltimer, zu einem eingestellten Zeitpunkt,  durch eine *.rd Datei, durch den Trigger eines anderen Jobs oder durch Drücken von „Start Verarbeitung“ ausgelöst werden.

• Fehler EMail Adresse pro Job: Pro Job kann eine individuelle Fehler EMail Adresse festgelegt werden. Diese übersteuert die generell im PDFmdx Prozessor festgelegte, für alle Jobs geltende Fehler EMail Adresse.

• Parallele Verarbeitung: Erfolgt auf Basis der Jobs, nicht jedoch um innerhalb eines Jobs mehrere Dokumente parallel zu verarbeiten.

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Neuerungen der PDFmdx Version 3.11.1:

• PDF Passwortschutz über Variablen: Immer mehr PDF Dokumente sollen per EMail verschickt werden. Oft enthalten diese aber Informationen die nicht ungeschützt per EMail übermittelt werden sollen und dürfen. z.b. Dokumente aus der Lohnverrechnung. Für solche Anwendungsfälle muss ein mit dem Empfänger individuell vereinbartes Passwort verwendet werden. Mit der neuen PDFmdx Version können jetzt auch Variablen und damit Werte die aus dem Dokument ausgelesen werden für die Verschlüsselung und den Schutz der PDF verwendet werden. Durch die ebenfalls neue Funktion eine externe CSV Dateien als Ersatztabellen zu verwenden, können Passwortlisten auch extern gehalten werden um z.b. eine Kundennummer aus dem Dokument als Schlüssel für die Passwortvergabe zu nutzen.

• AES 256 – Verschlüsselung: Durch die Aktualisierung der PDFSecureSign Komponente ist es jetzt auch möglich die PDF Dateien durch eine AES 265 Verschlüsselung noch besser zu schützen.

• CSV Lookup Datei: Bei der Felddefinition gibt es eine Funktion um ausgelesene Werte zu ersetzen. Bisher mussten die Werte über den PDFmdx Editor erfasst und verwaltet werden. Jetzt gibt es auch die Möglichkeit eine externe CSV Datei als Ersatztabelle zu verwenden. <Text>;<Ersetzen mit>. z.b. für EMail Adressen oder Passwortlisten wobei beispielsweise die Kundennummer als Schlüssel verwendet wird. Der CSV Lookup wird an die über den Editor konfigurierte Ersatztabelle angefügt und hat damit niedrigere Priorität.

• ZUGFeRD XML Extraktion: Falls eine zu verarbeitende PDF Datei bereits eine ZUGFeRD XML enthält gibt es jetzt eine Funktion um diese XML zu erkennen und in einen konfigurierbaren Ordner zu exportieren. Der Name der XML wird auf Basis der über PDFmdx erstellten PDF Datei  erzeugt.

• EMail Absender über Variablen: Bei der EMail Konfiguration konnte bisher nur pro Vorlage eine individuelle Absenderadresse angegeben werden. Jetzt ist es auch möglich die Absenderadresse für jedes Dokument / EMail individuell über Variablen zu vergeben.

• Bedingungen für EMail und Druck: Bisher konnte der EMail Versand und die Druckausgabe für eine Vorlage nur entweder generell aktiv oder inaktiv geschaltet sein. Jetzt ist es auch möglich den EMail Versand und die Druckausgabe individuell pro Dokument über Bedingungen zu steuern. Dafür steht ein Bedingungseditor gleich wie für das Erkennen / Teilen der Dokumente zur Verfügung.

• Fehlerbehebung: Konfigurationsänderungen im PDFmdx Editor wurden nicht gespeichert.

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Neuerungen der PDFmdx Version 3.9.0:

• Manuelle Sicherung von Vorlagen: Funktion um die Sicherung aller oder einzelne Vorlagen manuell anzustoßen. Die Sicherungsdateien (*.pmdx) werden in einem konfigurierbaren Ordner abgelegt und über ihren Namen bestehend aus Vorlage / Datum / Zeit unterschieden.

 

• Über Bedingungen, Dateien in einen in einen anderen Ordner verschieben: Damit können Dateien die nicht verarbeitet werden sollen, vor der eigentlichen PDFmdx Verarbeitung über Bedingungen ausgesondert bzw. in einen anderen Verarbeitungsordner „umgeleitet“ werden. Dafür wird eine normale Vorlage mit Bedingungen verwendet. Trifft eine Bedingung zu so wird die Datei aus dem Eingangsordner ohne weitere PDFmdx Verarbeitung direkt in den konfigurierten Zielordner verschoben.

• Die PDF2Printer – Druck-Integration wurde überarbeitet und erweitert: Die Auswahl der Variablen zur Steuerung erfolgt direkt über die Felder einer Vorlage. Über den Dokumenteninhalt kann neben dem Drucker jetzt auch der Papierschacht ausgewählt werden.

• Variablen für den Dateinamen der Metadaten-Datei (CSV, XLS…): Statt einen fix vorgegebenen Namen können jetzt alle zur Verfügung stehenden Variablen verwendet werden.

• Vertikal dynamische Felder sind jetzt nicht nur bei Gruppen- sondern auch bei Untergruppenfeldern verwendbar.

• Feldposition bleibt erhalten und kann wiederhergestellt werden: Wurde für ein Layout eine andere PDF Vorlagen Datei ausgewählt so konnte es vorkommen dass die Positionierung/Größe der Felder auf der Vorlage „verlorenging“. Z.b.: falls das neue PDF weniger Seiten hatte oder Felder entfernt und danach wieder hinzugefügt wurden. Dabei blieb die Feld Position und Größe nicht erhalten. Die Felder musste neu positioniert und der Auslesebereich neu festgelegt werden. Jetzt wird diese Information in der Datenstruktur gespeichert auch falls das Feld nicht mehr auf einer Seite positioniert ist. Damit kann die Feld-Position und Größe über „Bereich hinzufügen“ wieder hergestellt werden.

 

• Datei / Ordner-Link im XLS hinterlegen:  Eine neue Option ermöglicht es in der XLS Ausgabedatei einen Link unter die Spalten für „%OUTPATH%“, „%OUTFILENAME%“ und „%OUTFOLDER%“ zu hinterlegen. Damit lässt sich die PDF-Datei bzw. der Ordner direkt über eine Klick auf die Zelle im XLS öffnen.

• Aktualisierung der PDFCompressor, PDFSign, PDF2PDFA Basiskomponenten auf den aktuellen Stand.

• Die Endverarbeitung für PDF/A Konvertierung, PDF Komprimierung und PDF Signatur erfolgt jetzt nicht mehr im Ausgabe- sondern in einem temporären Ordner. Erst nachdem alle Verarbeitungsschritte abgeschlossen sind, wird die PDF Datei in den endgültigen Zielordner verschoben.

• Fehlerbehebungen: PDFmdx Editor: Email Einstellungen für alle Bilder einbetten, Email versenden, EMail Filter Optionen wurde nicht gespeichert, Aus über iPaper erzeugte PDF Dateien konnte kein Text ausgelesen werden, Metadaten Datei wurde nicht erzeugt, falls keine Felder auf dem Layout positioniert wurden.

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Neuerungen der PDFmdx Version 3.8.1:

• Pitney Bowes DataMatrix Barcode:

Mit dem Pitney Bowes Relay Kuvertiersystem ist es möglich Briefe oder Rechnungen automatisch zu kuvertieren. Das Kuvertiersystem verfügt über eine Kamera um einen auf der Seite aufgebrachten DataMatrix 2D Barcode zu erkennen, auszulesen und damit die Kuvertiermaschine zu steuern.  Der 2D Barcode muss einen genau definierten Aufbau haben. Er enthält eine 14 stellige Kennung des Dokuments, z.b. die Rechnungsnummer, die Seitennummer im Dokument, die Anzahl der Seiten des Dokumentes und am Ende einen Zähler der über das ganze Dokument fortlaufend sein muss. Über diesen Code kann die Kuvertiermaschine erkennen wann ein neuer Brief beginnt und auch feststellen ob ein Blatt fehlt oder nicht in der richtigen Reihenfolge im Stapel liegt.

Bei der Stempel Variablendefinition gibt es jetzt eine eigene „Pitney Bowes“ Checkbox um einen solchen vorgegebenen Aufbau zu erzeugen und als DataMatrix 2D Barcode auf die einzelnen Seiten aufzubringen.

Die Eingangs- als auch die Ausgangsdateien werden über den Dateinamen sortiert verarbeitet, sowie sortiert ausgegeben, z.B. über die aus der Rechnung ausgelesene Rechnungsnummer. Mit Hilfe der Merge2Print Kommandozeilen Anwendung kann anschließend eine sortierte PDF Gesamt-Datei für den Ausdruck erzeugt werden.  Auf Grund der Anforderung, dass der gesamte Ablauf sortiert erfolgen muss, kann nur der ausführbare EXE Prozessor von PDFmdx nicht jedoch der PDFmdx Dienst verwendet werden. Zusätzlich muss „Blockverarbeitung“ aktiviert werden.

 

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• Start der Verarbeitung über *.rd Datei:

Bisher konnte die PDFmdx Verarbeitung (ausführbare EXE Anwendung oder Windows Dienst) entweder zeitgesteuert (Timer, Datum, Täglich, Wöchentlich) oder über das Einfügen von PDF Dateien in einen überwachten Ordner gestartet werden. Es gibt jedoch Anwendungen bei denen es wichtig ist, dass zuerst alle Dateien im Eingangsordner vorhanden sind um erst dann eine sortierte Verarbeitung zu starten. Dafür gibt es jetzt die *.rd Option. Ist diese Option aktiviert so startet die Verarbeitung erst wenn eine *.rd Datei z.b. „Ready.rd“ in den überwachten Ordner kopiert wird. Damit kann die Verarbeitung kontrolliert zum gewünschten Zeitpunkt gestartet werden.

 

Info: Ab der PDFmdx Version 3.8.0 ist .NET Runtime Version 4.5 erforderlich

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Neuerungen PDFmdx Editor Version 3.7.4:

• Automatische Sicherung der Vorlagen beim Start: Aktivieren der Funktion, Pfadangabe für die Sicherungen, Sicherungen werden mit Datum und Zeit gekennzeichnet und rotierend ersetzt.

• Suchfunktion für Bedingungen: Vorwärts / Rückwärts Suche, Volltextsuche in den Bedingungen, Auswahl der gefundenen Bedingung, Über das Kontextmenü kann das mit der Bedingung verknüpfte Layout direkt aufgerufen und geöffnet werden.

 

• Kommentar / Trennzeilen im Bedingungseditor können gelöscht / hinauf / hinunter verschoben werden.

• Warnung bei leeren Bedingungs-Knoten: Leere Bedingungs-Knoten können bei der Verarbeitung zu unvorhersehbaren Ergebnissen führen. Diese werden jetzt im Bedingungseditor erkannt. Es wird eine Warnung angezeigt um eine Bereinigung durchzuführen.

 

• NICHT für Bedingungen: Um die Logik einer Bedingung umdrehen zu können.

• Erweiterbare Felder: Bei Feldern einer gleitenden Gruppe kann es vorkommen dass nicht jeder Datensatz die gleiche Anzahl an Zeilen aufweist und daher ein in seiner vertikalen Größe fix definiertes Feld entweder zu viele oder nicht alle Zeilen erfasst. Mit dieser Option kann das Feld vertikal kleiner definiert werden und es werden alle folgenden Zeilen bis zum nächsten Datensatz in einem Feld erfasst. Das Zeichen das am Ende jeder Zeile für das Zusammenführen eingefügt wird ist konfigurierbar (Leerzeichen, Strichpunkt, Beistrich).

• Feldposition angleichen und optimale Größe anpassen: Für die Erfassung von Datensätzen einer gleitenden Gruppe / Untergruppe ist es wichtig dass die Felder sich alle auf einer vertikal annähernd gleichen Position befinden und dass die Felder vertikal die richtige Größe aufweisen. Optimal ist die Größe dann wenn das Feld vertikal gerade noch den Textbereich erfasst um den Text auslesen zu können, sollte jedoch nicht größer oder kleiner sein. Manuell kann es bei engen Zeilen manchmal nicht einfach sein die Größe richtig zu setzen.  Dafür gibt es jetzt eine Automatik-Funktion. Mit dieser Funktion werden die Felder automatisch vertikal ausgerichtet und auf die optimale Größe gesetzt.
  

• Bereich vor der OCR Erkennung invertieren: OCR funktioniert nur bei dunkler Schrift auf hellem Hintergrund. Bei heller Schrift auf einem dunklen Hintergrund muss vor der OCR Erkennung der Bereich invertiert werden. Dafür gibt es jetzt eine eigene Bildverarbeitungsfunktion die für ein Feld aktiviert werden kann und vor der integrierten OCR Erkennung ausgeführt wird.

• OCR immer ausführen: Nicht immer hat eine PDF in der Textebene den korrekten Text hinterlegt. z.b. wenn im Gesamtdokument invertierte Bereiche mit weißem Text auf schwarzem Hintergrund vorhanden sind.  Ist die „SmartOCR“ Verarbeitung aktiviert so wird ein Bereichs-OCR nur ausgeführt falls kein Text in dem Bereich vorhanden ist. Für  einzelne Bereiche kann jetzt festgelegt werden dass trotz bestehendem Text die OCR immer ausgeführt wird z.b. um vorher eine Invertierung des Bereichs durchzuführen um so ein brauchbares Ergebnis zu bekommen.

 

• Zusammengesetzte Felder: Es können jetzt auch Felder angelegt werden die aus anderen Feldern und Texten zusammengesetzt sind. Diese Felder können für die Ausgabe verwendet werden.

• Vorgabewerte für Felder können auf Basis des Layouts und nicht nur global vergeben werden.

 

• Numerische Felder können auch negative Werte annehmen.
• Vorlage ohne die in der Vorlage enthaltenen Layouts als neue Vorlage anlegen.

• Einstellungen einer Vorlage auf andere Vorlagen zu übertragen: Auswahl der Einstellungs-Tabs der Ausgangs-Vorlage sowie Auswahl der Zielvorlagen.

• PDFSign Komponente wurde integriert um die erzeugten PDF schützen und signieren zu können.

• PDFCompressor Komponente wurde integriert um optimierte und möglichst kompakte PDF Dateien zu erzeugen.

• Export Datensatz Filter: Über Bedingungen kann der Datensatzexport gefiltert werden. Datensätze die einer der definierten Bedingungen entsprechen werden gefiltert und nicht ausgegeben. Gefilterte Datensätze werden in der Testfunktion „rot“ markiert angezeigt. Bedingungen können auf Basis von Textstrings, Teilstrings, Regular Expression oder „Leer“ über Felder, Layouts und Auslese Ebene (Dokument, Gruppe, Untergruppe) sowie UND / ODER bzw. NICHT Verknüpfungen aufgebaut werden.

Neuerungen PDFmdx Prozessor Version 3.7.4:

• Kommandozeilen Anwendung aufrufen: Nach der Verarbeitung aller Dokumente aus dem Eingangsbereich eines Jobs kann eine Kommandozeilen Anwendung aufgerufen werden.  Z.B.: pdfFM um Dateien aus mehreren Ordnern mit gleichem Namen zu einer Gesamt PDF zusammenzufügen. Erfolgt die Verarbeitung über den PDFmdx Windows Service so darf die Kommandozeilen Anwendung keinen Dialog anzeigen und muss „silent“ ausgeführt werden.

 

• Gesperrte Dateien werden erkannt und nicht verarbeitet: Falls eine zu verarbeitende Datei gesperrt ist kann sie weder verarbeitet als auch nicht in einen Fehler Ordner verschoben werden. Solche Dateien werden über eine *.lock Datei gekennzeichnet und nicht weiter verarbeitet. Um eine solche Datei später wieder zu verarbeiten muss nur die *.lock Datei gelöscht werden.

• Ausgabe – Wiederholung: ist ein Gerät bei der Ausgabe (Share / Netzwerklaufwerk) nicht sofort verfügbar bzw. reagiert zu langsam so ist jetzt die Wartezeit sowie die Anzahl der Wiederholungen einstellbar bevor die Verarbeitung diesen Umstand als Fehler erkennt und die Verarbeitung unterbricht.

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