SMTP Massen EMail Versand – was ist zu beachten ?

Es wird immer üblicher und ist mittlerweile auch von vielen Unternehmen akzeptiert Belege wie z.b. Rechnungen, Auftragsbestätigungen, Mahnungen oder Kundeninformationen per Email zu versenden.

Über unsere Produkte iPaper Server sowie PDFmdx ist es möglich in kurzer Zeit eine großen Anzahl an EMails per SMTP automatisiert zu versenden.

Es müssen jedoch einige Dinge beachtet werden um nicht die eigene, tägliche, normale Email Kommunikation zu behindern bzw. komplett zu blockieren in dem der eigene EMail Server als potentielle Spam Quelle identifiziert und auf einer “Black-List” landet und damit für die EMail Kommunikation temporär gesperrt wird.

Was ist beim Massen Email Versand zu beachten:

  • Verwenden sie zum Massenversand einen eigenen, getrennten SMTP EMail Server und nicht den Email Server der auch für die normale tägliche Kommunikation benutzt wird. Damit verhindern sie verzögerte Zustellungen bzw. Black List Probleme.
  • Die Berechtigung dass dieser Email Server für ihre Domain senden darf muss gesetzt sein – SPF Record in den DNS Einstellungen
  • Die IP des Email Servers muss im PTR Record gesetzt sein – dies erfolgt nicht über den DNS sondern muss beim Provider des Servers gesetzt werden.
  • Der MX Record für den Server muss über die DNS Einstellungen der Domaingesetzt sein – Achtung: Es muss hier sichergestellt werden (z.b. über eine Firewall ) dass dieser Server keine Emails entgegennimmt.
  • Die EMail sollten in Batches von z.b. 100 Emails im Abstand von z.b. 5 oder 10min. verschickt werde – dies muss durch die versendende Anwendung sichergestellt und konfiguriert werden.
  • Um sicher zu gehen dass der EMail Server nicht doch als Spam Quelle erkannt und gesperrt wird sollte ein regelmäßiger und automatisierte Check gegen die wichtigsten Black-Listen erfolgen. Das kann z.b. über eine NAGIOS Überwachung erfolgen.
  • Die Absender Email Adresse ist entsprechend festzulegen damit – durch den Empfänger geblockte bzw. ungültige Email Adressen erkannt und weiterverarbeitet werden können bzw. Antworten nicht verloren gehen.

Gerne können unsere Spezialisten sie auch bei der Einrichtung und Konfiguration eines solchen Email Servers für den Massenversand unterstützen bzw. bieten wir auch für diesen Zweck gehostete, fertig konfigurierte Server an.

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Probleme bei der Installation – Setup Log aktivieren

Falls es Probleme bei der Installation einer unsere Anwendungen geben sollte so kann es hilfreich sein ein Log beim Setup mitschreiben zu lassen um zu sehen bei welcher Aktion das Problem auftritt.

Beispiel für das eDocPrintPro Setup:

C:\Users\admin\Desktop\eDocPrintPro_PDFA.exe /L*V “C:\Users\admin\Desktop\Inst.log”

Damit wird am Desktop während des Setup´s die Datei “inst.log” erzeugt. Diese Datei enthält detaillierte Informationen über jeden Schritt der während des Setup´s ausgeführt wird.

EMail Archiver für FileConverterPro – Version 3.0.8

Neuerungen EMail Archiver Version 3.0.8:

  • Sequentieller Kommandozeilen Aufruf alternativ zur parallelen Ausführung konfigurierbar
  • Email Anhänge können genauso wie die Email Nachrichten verarbeitet werden – Archivieren, Erzeuge Einzel- bzw. Gesamt PDF
  • Commandline Integration jetzt auch für die Hintergrundverarbeitung

Sequentieller Aufruf bei Mehrfachverarbeitung – damit können bei der Mehrfachverarbeitung die Commandline Aufrufe auch einer nach dem anderen abgearbeitet werden. Bei der alternativen parallel Verarbeitung werden die mehrfachen Programmaufrufe gleichzeitig gestartet.

1_EMail Archiver MS-Outlook Plugin - Sequentieller Aufruf bei Mehrfachverarbeitung

Archivierung und Konvertierung auch von Email Anhängen – Bisher konnten nur EMail Nachrichten gesamt verarbeitet werden – jetzt ist es auch möglich einzelne oder mehrere ausgewählte Anhänge zu archivieren bzw. nach PDF zu konvertieren oder in Gesamt PDF´s zusammenzufassen. Auch hier kann das PDF gleich direkt in eine neue EMail Nachricht eingefügt werden.

3_EMail Archiver MS-Outlook Plugin - Archivierung und Konvertierung auch von EMail Anhängen #2   2_EMail Archiver MS-Outlook Plugin - Archivierung und Konvertierung auch von EMail Anhängen #1

Commandline Integration auch für die Hintergrundverarbeitung – Verarbeitete Emails oder Anhänge können jetzt auch bei der Hintergrundverarbeitung über nachgelagerte Commandline Aufrufe weiterverarbeitet werden. Dafür gibt es einen zusätzlichen Tab in den alle im Hintergrund konvertierten Jobs eingefügt und aufgelistet werden. Der Anwender kann also Emails und Anhänge jederzeit verarbeiten lassen, im Vordergrund normal mit MS-Outlook weiterarbeiten und zu einem beliebigen späteren Zeitpunkt die Ergebnisdateien abarbeiten – Jobs können angesehen, gelöscht oder per Commandline Integration verarbeitet werden.

EMail Archiver MS-Outlook Plugin - Commandline Integration 4_EMail Archiver MS-Outlook Plugin - Hintergrundverarbeitung - Warteschlange  5_EMail Archiver MS-Outlook Plugin - Hintergrundverarbeitung - für die Commandline Verarbeitung anstehende Jobs

Download – EMail Archiver MS-Outlook Plugin für FileConverterPro >>>

Für Tests kann der von uns gehostete FileConverter Pro Testserver verwendet werden – dieser ist nach der Installation im EMail Archiver bereits voreingestellt.

FileConverterPro (FCpro) – Version 1.0.27 verfügbar

Seit der zuletzt beschriebenen FCpro Version sind einige Monate vergangen. In der Zwischenzeit wurden eine ganze Reihe von Erweiterungen und neue Funktionen implementiert.

FileConverterPro – einige wichtige Funktionen

  • Office Konvertierung mit oder ohne MS-Office
  • parallele Verarbeitung bei allen Dokumentenformaten als auch für Container Formate (ZIP, 7ZIP, RAR, EML, MSG) – je nach Speicher und CPU Ressourcen.
  • intelligente OCR Verarbeitung für PDF´s – nur Seiten ohne Text werden verarbeitet
  • Konvertierung aller Dokumente auch nach PDF/A 1b, 3b sowie ZUGFeRD
  • Konvertierung von Container Formaten zu Gesamt PDF´s mit Bookmark Strukturen – Eingebettete Dokumente und Container werden rekursiv aufgelöst und strukturiert umgewandelt. z.B. MSG im MSG, ZIP im MSG, MSG im ZIP usw.
  • Anwenden von PDFExport Einstellungen – Deckblatt, Inhaltsverzeichnis, Wasserzeichen, Stempel, Bookmarks, Briefpapier, Seitennummern
  • Auslesen und Einbetten der Internet Headers von EMail Nachrichten
  • Umfangreiche Funktionen um die Original Dokumente in das PDF oder PDF/A-3 für die Archivierung als Anhänge in das PDF einzubetten.
  • Übergabe von PDF-Briefpapier, ZUGFeRD XML und PDFExport GFI, sowie Sortierfolge auch über eine ZIP Container Datei.

 

1. Neues Userinterface – Verarbeitungsprofile:

Die Konvertierprofile fassen alle Einstellungen und Optionen für die Konvertierung und Verarbeitung zusammen. Aus einer integrierten Anwendung oder von den FCpro Clients aus braucht der User nur mehr ein Profil auswählen womit alle am FileConverterPro Server hinterlegten Einstellungen zusammengefasst selektiert werden.

MS-Office Konvertierung – steuert die Konvertierung der MS-Office Formate – entweder direkt ohne MS-Office oder über die am Server installierte Office Version 2010 oder 2013

FileConverterPro - Konvertierprofil - MS-Office nach PDF Konvertierung

Image nach PDF Konvertierung – um Images ohne OCR nach PDF zu konvertieren

2_FileConverterPro - Konvertierprofil - Image nach PDF Konvertierung

OCR Verarbeitung über iOCR & Abbyy – macht Images oder PDF´s durchsuchbar – standardmäßig über die mitgelieferte iOCR oder aber über die optionale Abbyy OCR Engine.

3_FileConverterPro - Konvertierprofil - OCR Verarbeitung

PDF, PDF/A, ZUGFeRD Ausgabe – Einbetten von Dokumenten –  Langzeitarchivierung und elektronische Rechnung, sowie Einbetten der Originaldateien als Anhänge in das PDF

5_FileConverterPro - Konvertierprofil - Einbetten von Anhängen ins Ergebnis PDF 

Konvertierung von Adobe Formularen (FDF, XFDF) – Inhalte aus Formularfelder werden  zu normalem Text umgewandelt.

7_FileConverterPro - Konvertierprofil - FDF und XFDF Adobe Formulare konvertieren

DWG/DXF – Konvertierung – auch CAD Formate lassen sich nach PDF  konvertieren

8_FileConverterPro - Konvertierprofil - DWG und DXF Konvertierung

XML – Konvertierung

9_FileConverterPro - Konvertierprofil - XML Konvertierung

2. Parallele Verarbeitung wesentlich erweitert

Mit der aktuellen Version werden jetzt auch Container Dokumentenformate – ZIP, 7ZIP, RAR, MSG, EML, PMTX parallel verarbeitet. Bisher konnten nur Einzel-Dokumente parallel verarbeitet werden. Jetzt werden Container Dateien welche eine Vielzahl an Einzeldokumenten enthalten können vor der Verarbeitung extrahiert, parallel verarbeitet und danach wieder zu einem Gesamt-PDF zusammengefügt. Ebenso wurde die iOCR Verarbeitung parallelisiert – Umfangreiche Dokumente mit vielen Seiten werden vor der OCR Verarbeitung in kleinere Teile geteilt, parallel verarbeitet und am Ende wieder zusammengefügt.

iOCR - Paralelle OCR Verarbeitung von mehrseitigen Image oder PDF Dokumenten

3. Direkte MS-Office Konvertierung – Erzeugung von Bookmarks

MS-Office Dokumente können bereits Lesezeichen enthalten die bei der aktuellen Version jetzt auch bei der direkten Konvertierung als PDF Bookmarks übernommen werden.

4. ZUGFeRD Konvertierungen

Das ZUGFeRD Format dient dem elektronischen Austausch von Rechnungen. und basiert auf PDF/A-3b sowie auf einer in das PDF eingebetteten ZUGFeRD-invoice.xml Metadaten-Datei.  Mit dem FileConverterPro ist es jetzt auch möglich solche ZUGFeRD kompatible Rechnungen zu erzeugen. Dazu wird das Originaldokument als z.b. DOC, PDF, TXT, HTML usw. zusammen mit der ZUGFeRD-invoice.xml in einem ZIP Container an den FCpro Server übergeben. Der FCpro Server konvertiert das Ursprungsdokument, bettet die XML Datei ein und erzeugt daraus eine ZUGFeRD konforme Rechnungsdatei.

6_FileConverterPro - Konvertierprofil - Konvertierung nach PDFA-3 inkl Einbetten von Anhängen

6. Einbetten der Ausgangsdateien / EMail Verarbeitung

Diese Funktion wurde wesentlich erweitert – speziell was die EMail Verarbeitung betrifft  – um zu entscheiden was nach PDF konvertiert bzw. was in welcher Form in die PDF Datei als Original Anhang eingebettet werden soll .

Bei der EMail Verarbeitung kann ausgewählt werden – ob nur die Nachricht oder auch alle Anhänge nach PDF konvertiert werden sollen.

FileConverterPro - Verarbeitungsoptionen #1 - EMail mit oder ohne Anhänge konvertieren

Enthält die Nachricht Anhänge kann ausgewählt werden ob die Anhänge aus der Nachricht entfernt werden oder ob diese erhalten bleiben sollen – das macht dann Sinn  falls man die Anhänge als Einzeldateien im PDF einbetten und diese daher nicht doppelt (auch im MSG/EML) im PDF speichern will.

FileConverterPro - Verarbeitungsoptionen #2 - Email Body mit oder ohne Anhänge einbetten

Wird die Nachricht ohne Anhänge eingebettet so können auch weitere andere Dokumentenformat für die eingebettete Nachricht ausgewählt werden – normalerweise mit Anhängen als MSG oder EML bzw. ohne Anhänge zusätzlich als TXT, DOCX bzw. als MHTML

FileConverterPro - Verarbeitungsoptionen #3 - Auswahl Format EMail Body Anhang

Über eine weitere Option kann gesteuert werden welche Email Anhänge in das PDF eingebettet werden sollen – entweder alle als Einzeldateien, nur jene die nicht nach PDF konvertiert werden können (z.B. EXE, MSI usw.), oder es kann ausgewählt werden dass gar keine Anhänge eingebettet werden sollen (da z.b. bereits das MSG mit allen Anhängen eingebettet wurde). In der gleichen Art und Weise kann das auch für die PMTX (PDFMerge) Dateien gesteuert werden.

FileConverterPro - Verarbeitungsoptionen #4 - EMail Anhänge einbetten - Einzeldateien, nicht konvertierbar, keine Einzeldateien einbetten

FileConverterPro - Verarbeitungsoptionen #5 - PMTX PDFmerge - was soll eingebettet werden

7. Briefpapier – Hinterlegen / Überlagern

Normalerweise ist es möglich über die am FCpro Server hinterlegten Verarbeitungsprofile auch Briefpapiere bei der PDF Konvertierung  zu hinterlegen bzw. zu überlagern. Will man aber spontan oder oft wechselnde Formulare verwenden und nicht jedes mal ein eigenes Profil dafür anlegen so gibt es jetzt eine weitere Möglichkeit. Das zu hinterlegende bzw. das zu überlagernde PDF Briefpapier kann gleich mit der zu konvertierenden Datei an den Server übertragen werden. Dazu muss eine PDF Briefpapier Datei mit den Namen

  • Briefpapier_o.pdf  (=Überlagerung)
  • Briefpapier_u.pdf / Briefpapier.pdf (=Hinterlegung)
  • Stationery_o.pdf (=Overlay)
  • Stationery_u.pdf / Stationery.pdf (=Underlay)

zusammen mit den zu konvertierenden Dateien als ZIP Container an den FCpro übergeben werden. Wird eine solche Datei im ZIP erkannt so wird diese automatisch als Briefpapier verwendet und nicht wie eine normale Datei behandelt. Diese Funktion kann auch zusammen mit der unter 4.) beschriebenen ZUGFeRD XML verwendet werden.

ZIP Beispiel - mit Briefpapier - Überlagerung und Hinterlegung

8. Sortierordnung festlegen – ZIP Container

In den “Allgemeinen Einstellungen” des FCpro Profils kann festgelegt werden in welcher Sortierordnung die Inhalte von Container-Dateien (ZIP, 7Zip, RAR) im erzeugten Gesamt PDF ausgegeben werden sollen – Keine Sortierung bzw. nach Name, oder Datum & Uhrzeit sortiert. Diese Einstellung kann jedoch über eine im ZIP mitgegebene TXT Datei übersteuert werden. Ist eine TXT Datei mit dem Namen $sort$.txt im ZIP vorhanden so wird diese Sortierung verwendet. Die Schlüsselworte sind “DateTime” / “Name” / “None“. Alternativ dazu kann auch die Reihenfolge individuell festgelegt werden. Dazu werden die Namen der Dateien in der gewünschten Reihenfolge in der TXT Datei angeführt.

10_FileConverterPro - Konvertierprofil - Allgemeine Einstellungen

9. Email – Internet Header auslesen, konvertieren und einbetten

Emails enthalten intern zusätzliche detaillierte technische Informationen die normalerweise nicht angezeigt und gedruckt werden. Diese Infos können jedoch zur Nachverfolgung und als Nachweis wichtig und hilfreich sein. Es gibt dafür die Option “Internet Header konvertieren” – ist sie aktiv so wird der Internet Header aus den EMails ausgelesen und als Text / PDF Seiten eingefügt, bzw. kann auch als ACSCII Textdatei in das PDF eingebettet werden. Diese Informationen werden damit sichtbar, können gesucht und gefunden werden.

Email - Internet Header im PDF Dokument eingefügt  Email - Internet Header als Anhang im PDF eingefügt

10. Neue Web-Service Upload Methode – UploadJobEx6

Diese Methode hat keine Parameter. Die gewünschten Einstellungen werden in einer JSON kodierten Struktur übergeben. Die Struktur wird als “Message Body” zu dieser Methode übergeben. Diese Methode ermöglicht es bestimmte Parameter des ausgewählten FCpro Serverprofils zu überschreiben. Damit kann man zwar mit Serverprofilen arbeiten aber davon abweichend Parameter setzen ohne eine Vielzahl an Profilen zu benötigen. Z.b. unterstützt Abbyy mehr als 160 OCR Sprachen und da würde es keinen Sinn machen pro Sprache ein Profil zu erstellen sondern man kann mit einem Profil arbeiten und über diese Methode die OCR Sprache je nach Bedarf setzen.

Content-Type: application/json
 Content-Disposition: form-data; name="Params"
 ....json structure....
Content-Disposition: form-data; name="FileData"; filename="test.doc"
 Content-Type: application/octet-stream
 .... file content goes here...

Folgende Parameter können gesetzt werden:

  • OCR Verarbeitung – Ja / Nein
  • OCR Engine – Abbyy / iOCR
  • OCR Sprache: Englisch, Deutsch, Französisch….
  • MS-Word, MS-Excel, MS-PPT Konvertierung – Direkt, MS-Office
  • PDF Ausgabeformat – PDF, PDF/A-1b, PDF/A-3b
  • Ausgangsdateien ins PDF einbetten – Ja / Nein
  • PDF Sicherheit- Ja / Nein
  • PDF Passwort setzen – Öffnen, System
  • PDF Inhalt Kopieren, Druckrechte, Änderungsrechte setzen

Download – FileConverterPro (FCpro) ~250MB >>>

PDFmdx – Job Prozessor – Kurzübersicht der Funktionen

Der PDFmdx Job Prozessor dient der zentralen, serverbasierenden, automatisierten und unbeaufsichtigten Verarbeitung von Dokumenten über Folder-Monitoring.

Mehrere Jobs können angelegt und mehrere Eingangsordner damit überwacht werden. Pro Job / Eingangsordner erfolgt eine Vor-Auswahl der zu erkennenden Templates und Layouts.

Der Prozessor prüft jedes zu verarbeitende Dokument gegen die vorausgewählten Templates / Layouts. Passen die Erkennungs-Bedingungen so erfolgt die über das Template / Layout festgelegte Verarbeitung. Der Job-Prozessor führt das aus was über den PDFmdx Template Editor an Logik und Verarbeitungs-Schritten festgelegt wurde.

01 PDFmdx - Service Prozessing über Windows Dienst - Userinterface zur Job Konfiguration

Windows Dienst
Für die serverbasierende und unbeaufsichtigte Verarbeitung wird ein Windows Dienst installiert. Alternativ dazu kann auch eine startbare Anwendung verwendet werden. Der zu verwendende Service Account ist konfigurierbar.

07 PDFmdx - Jobverarbeitung über startbare Anwendung - alternativ zum Service Prozessing

Parallele Verarbeitung
Bei genug Ressourcen und hohem Dokumentenaufkommen lassen sich mehrere parallele Verarbeitungsprozessor konfigurieren.

Email Server Konfiguration
Der Versand der Emails erfolgt über eine SMTP Server, mit oder ohne Verschlüsselung und Authentifizierung. Auftretende Fehler lassen sich per Email melden.

04 PDFmdx - EMail Server Konfiguration für die Job Verarbeitung

Druck-Server Konfiguration
Der PDF2Printer Druckserver-Dienst wird unterstützt. Auswahl des Standard-Druckers sowie welches Feld die Drucker steuert. Alias Zuordnung ermöglich es ausgelesene Werte einen physischen Drucker zuzuordnen.

05 PDFmdx - Integration mit dem PDF2Printer Druckserver

Nur Daten ausgeben
Diese Option erlaubt es nur Metadaten aus Dokumenten auszulesen, die Dokumente selbst aber nicht zu verändern. Es erfolgt kein Teilen, Umbenennen, Verschieben usw.

Kopiere nach
Eingangsdokumente können damit auch automatisch in die andere ausgewählten Jobs / Ordner kopiert. Damit lassen sich unterschiedliche Ergebnisse aus den Eingangsdokumenten erzeugen.

06 PDFmdx - Kopiere nach - Funktion um Eingangsdateien eines Jobs parallel dazu auch durch andere Jobs zu verarbeiten

Vorab Teilen
Umfangreiche Dokumente mit vielen Seiten können vorab geteilt werden um die Verarbeitung zu beschleunigen. Optionen: Vorab-Teilen über eine Vorlage nach Bedingungen, nach Feldinhaltsänderung, nach Seitenzahl oder nach Layout-Änderung.

Vorlagen / Layout-Auswahl
Pro Job / Ordner wird ausgewählt gegen welche Templates / Layouts getestet werden soll. Nein im Eingangs-Ordner hinzukommende Dokumente werden gegen diese Auswahl getestet, bei positivem Ergebnis erfolgt die Verarbeitung auf dieser Basis.

02 PDFmdx - Job Verarbeitung - Konfiguration welche Layouts für eine bestimmte Job-Definiton aktiv sein sollen sowie Konfiguration Vorab-Teilen

Zeitgesteuerte Verarbeitung
Standardmäßig werden neu hinzukommende Dateien sofort erkannt und verarbeitet. Es gibt jedoch auch die zeitgesteuerte Verarbeitung – im Minuten-Intervall, Täglich zu einer bestimmten Zeit oder mit festgelegten Datum / Uhrzeit.

Error Folder / Logging
Fehler werden protokolliert. Das betreffende Dokument wird in den Error Folder verschoben. Falls konfiguriert wird auch ein Error Email verschickt. Erfolgreiche Verarbeitungen werden über die Metadaten-Datei protokolliert.

www.pdfmdx.at

PDFmdx – Template Editor – Kurzübersicht der Funktionen

Mit dem PDFmdx Template Editor werden die Kriterien und Verarbeitungsschritte konfiguriert. Templates und die damit verbundenen Layouts sind die Voraussetzung um die Dokumente zu kategorisieren, zu splitten und die gewünschte Information daraus auszulesen. Templates bestimmen die Namensgebung, Folder-Struktur, Metadaten und legen die weitere Verarbeitung mit Briefpapier, Signatur und E-Mail Versand fest.

Templates – Legen fest wie Dokumente über Bedingungen klassifiziert, einem Layout zugeordnet bzw. auch in Einzeldokumente aufgeteilt werden. Templates definieren für alle Layouts die gemeinsamen Verarbeitungsparameter: Felder, Dateiname, Ordnerstruktur, Bedingung für: Teilen, Erkennen, Seiten löschen, sowie Briefpapier, Signatur und EMail

Layouts – Einem Template können auch mehrere Layouts zugeordnet werden. Diese legen fest wo und wie die Felder gefunden bzw. was ausgelesen werden soll.

02 PDFmdx - Tempate Editor -  Vorlagen, Layouts sowie deren Logik werden damit konfiguriert

Felder –  Mit einem Layout sind die Felder / Variablen verbunden. Es können beliebige Felder definiert und im Layout zum Auslesen von Informationen aus Dokumenten verwendet werden. Die Variablen werden mit dem ausgelesenen Text belegt und können für die Weiterverarbeitung als Metadaten verwendet werden.

04 PDFmdx - Template Editor - Feld Definition und Aufbereitung

Bedingungen – Werden über Felder aufgebaut und über logische Verknüpfungen sowie über Text und Teilstring aufgebaut. Damit werden Teilung, Layout Erkennung und das Löschen von Seiten gesteuert

06 PDFmdx - Template Editor - eine Vorlage mit mehreren Layouts - Identifikation über Bedingungen

Layout erkennen – Die Layout-Erkennung erfolgt durch logische Bedingungen über die im Layout positionierten Felder.

Dokumente teilen – Dokumente können nach – fixen Seiten, Änderungen von Feldinhalten, Logischen Kriterien bzw. nach Erkennen der Layout-Änderung geteilt werden

05 PDFmdx - Template Editor - Bedingungen für Teilen, Layout erkennen und Seiten löschen

Seiten löschen – Über logische Kriterien können Seiten erkannt werden die gelöscht und nicht ins Zieldokument übernommen werden sollen.

Neu Zusammenfügen – Dokumente lassen sich teilen und danach über Felder mit andere Sortierung und Struktur neu zusammenfügen.

14 PDFmdx - Template Editor - Seiten löschen, Dokument neu zusammenfügen

PDF Voransicht – Auf dem Beispieldokument für das Layout werden die Felder per Drag&Drop positioniert. Ausgelesene Feldinhalte werden sofort angezeigt.

01 PDFmdx - Template Editor - Definition von Vorlagen und Layouts für die automatisierte Dokumentenverarbeitung

Such- / Ankerfelder – Felder können absolut oder aber über eine Suchfunktion relativ zu Ankerfeldern positioniert und ausgelesen werden.

11 PDFmdx - Template Editor - Ankerfelder mit Suchfunktion ermöglichen variable Feldpositionen auf die andere Felder bezogen werden können

Testfunktion – Direkter Test des Templates / Layouts – Erkennen, Auslesen, Teilen, Seiten löschen wird simuliert und angezeigt, andere Testdateien können ausgewählt werden.

12 PDFmdx - Template Editor - Test Funktion - Auslesen von Bereichen

Briefpapier – Überlagern/Hinterlegen von Briefpapier, Unterschiedliche Briefpapiere können durch Bedingungen über den Dokumenteninhalt gesteuert werden.

07 PDFmdx - Template Editor - Briefpapier hinterlegen oder überlagern - Steuerung über Dokumenteninhalte

Email Vorlage – Erkennen und Auslesen von Email Adressen aus dem Dokument. Betreff und Inhalt sind vorkonfigurier- und über Feldinhalte anreicherbar. Fixe Anhänge sind zuordenbar.

10 PDFmdx - Template Editor - Vorlagendefinition für den EMail Versand

Signatur – Über Software Zertifikate kann die PDF Datei digital – sichtbar oder unsichtbar signiert werden.

08 PDFmdx - Template Editor - sichtbare oder unsichtbare Signatur

PDF-Infofelder – Lassen sich mit fixem Text oder über aus dem Dokument ausgelesenen Infos befüllt werden.

09 PDFmdx - Template Editor - Ausfüllen der PDF Infofelder über Dokumenteninhalte

www.pdfmdx.at

PDFmdx – PDF Dokumentenverarbeitung automatisieren – Anwendung in der Praxis

PDFmdx ist eine vielseitig einsetzbare Software um die PDF Dokumentenverarbeitung zu automatisieren
An Hand des Inhalts und über Bedingungen können Dokumente erkannt, geteilt und Metadaten daraus ausgelesen werden. Die Dokumente können auch nach Kriterien neu zusammensetzt, inhaltsgesteuert kann Briefpapier hinterlegt, gedruckt und per Email versandt werden.

Übersicht über Einsatzmöglichkeiten von PDFmdx

EMail Versand von Rechnungen, Auftragsbestätigungen, Mahnungen, Terminerinnerungen

PDF Dokumente werden einzeln oder als Gesamtdatei verarbeitet. Bei der Gesamtdatei erfolgt zuerst eine Teilung in Einzeldokumente. Als Teilungskriterium wird z.b. die Rechnungsnummer verwendet. Aus den Belegen wird die EMail Adresse, das Belegdatum und die Belegnummer ausgelesen. Die Belegnummer wird als Variable für die Namensgebung der Einzeldateien verwendet. Anschließend wird ein PDF Briefpapier hinterlegt und eine elektronische Signatur aufgebracht. Die Belege werden dann einzeln automatisiert per Email an die Empfänger verschickt. Das PDF Dokument wird als Anhang eingefügt. Der Betreff und die Nachricht wird über einen vordefinierten Baustein mit der Möglichkeit die aus den Dokumenten ausgelesenen Informationen als Variablen im Text wieder zu verwenden. PDFmdx bietet damit die Möglichkeit aus jeder beliebigen ERP Software die weitere Verarbeitung automatisiert ablaufen zu lassen. Dabei reicht es die Reports über einen einfachen Druckvorgang per PDF Druckertreiber in einen festgelegten Ordner zu drucken.

Automatisierte Archivierung von Reports und Belegen

Buchhaltungs-, Lohnverrechnungs- oder ERP Belege und Reports werden über den PDF Druckertreiber in einen festgelegten Ordner gedruckt. PDFmdx erkennt an Hand der Inhalte und Kriterien um welchen Beleg oder Report es sich handelt. Es wird das passende Layout mit den Felddefinitionen geladen. Damit werden die für die Archivierung erforderlichen Metadaten ausgelesen und als XML, CSV oder XLS weggeschrieben. Die für die Archivierung notwendigen Informationen müssen also nicht manuell erfasst werden sondern können automatisiert aus den Belegen gewonnen werden.

Hinterlegen von Briefpapier

Es gibt Unternehmen mit einer zentrale Informationsverarbeitung für eine Vielzahl an Projekten oder Tochter- / Sub-Unternehmen. Das verwalten, hinterlegen und die einfache Steuerung von perfekt gestaltetem PDF Briefpapier für die erzeugten Belege ist meistens aus einer Standardanwendung heraus nicht möglich bzw. sind die Anpassungen mühsam und aufwändig. PDFmdx ist in der Lage dieses Problem zu lösen – die Briefpapiere und PDF Formulare brauchen nicht mehr aus der Anwendung heraus berücksichtigt werden. Über Inhalte und Kriterien die aus dem PDF Dokument heraus gewonnen werden lässt sich steuern welches Briefpapier verwendet werden soll. Anpassungen und Änderungen reduzieren sich damit auf den einfachen Tausch eines PDF Dokuments.

Erzeugen von Tickets, Gutscheinen und Rechnungen durch Hinterlegen von Grafiken und Ausgabe über einen Druck-Server

Aus einem Web-Shop eines Veranstaltungszentrums heraus wir auf Grund einer Bestellung ein Dokumentenset aus Tickets, Gutscheinen und Rechnungen als PDF erzeugt. Das Gesamt-Dokument wird in die Einzeldokumente geteilt. Je nach Dokumententyp und je nach Veranstaltung für das der Gutschein oder das Ticket erzeugt wurde werden aktuelle und passende Grafiken hinterlegt und auf unterschiedlichen Druckern ausgegeben. PDFmdx teilt das Gesamtdokument in Einzeldokumente, liest die Information aus welche PDF Grafiken hinterlegt und auf welchem Drucker ausgegeben werden soll. Der Druck erfolgt dann über den PDF2Printer Druckserver.

Dokumente teilen, benennen, in Ordnern strukturieren und über OwnCloud für Mobil Clients zugänglich machen

Bestellungen und Auftragsbestätigungen sollen den Außendienstmitarbeitern über mobile Clients zugänglich gemacht werden. In regelmäßigen Abständen werden die neu hinzugekommenen Bestellungen und AB´s aus dem ERP als PDF gedruckt. PDFmdx teilt das Gesamt-PDF in Einzeldokumente und liest alle für die Namensgebung und den Aufbau der Ordnerstruktur erforderlichen Informationen aus den Dokumenten aus. Die Einzeldokumente werden benannt und in die über Variablen festgelegt Ordnerstruktur verschoben. Die damit erzeugte Dokumentenstruktur wird per OwnCloud repliziert. So stehen den Außendienstmitarbeitern laufend die aktuellen Bestellungen und AB´s über eine einfache und übersichtliche Ordnerstruktur auf deren mobilen Geräten zur Verfügung.

Gesamt-Reports teilen und nach anderen Kriterien neu zusammensetzen

Monatliche Reports werden als Gesamt PDF erzeugt und haben eine vorgegebene Sortierung und Strukturierung. Dieser Gesamt Report soll in Einzelreports aufgeteilt, nach anderen Kriterien neu sortiert und über PDF Lesezeichen neu strukturiert werden. Deckblätter des Gesamtreports sollen erkannt und gelöscht werden. PDFmdx kann zu löschende Seiten erkennen und PDF-Gesamtdokumente über Inhalte und Bedingungen in Einzel-Dokumente aufteilen und benennen. Diese Einzeldokumente können über die aus den einzelnen Seiten ausgelesene Informationen neu sortiert und strukturiert werden.

Gescannte Eingangsrechnungen, automatisch erkennen und Metadaten für die Weiterverarbeitung auslesen

Eingangsrechnungen werden gescannt und über den AutoOCR Server in durchsuchbare PDF´s gewandelt. Im PDFmdx ist für jeden Lieferanten das Layout und die Erkennungslogik für seine Eingangsrechnungen hinterlegt. Die auszulesenden Felder sind für die Rechnungen aller Lieferanten gleich und einheitlich definiert. Je nach Lieferant befindet sich die gewünschte Information an unterschiedlichen Stellen. Eine Suchfunktion für „Ankerfelder“ dient dazu sowohl die durch das Scannen „wandernden“ Positionen als auch die unterschiedlichen Layouts verarbeiten zu können. Ebenso können damit Gesamt-Summenwerte die sich sowohl auf verschiedenen vertikalen Positionen als auch auf unterschiedlichen Seiten befinden gesucht und ausgelesen werden.

Sammelrechnungen & Gutschriften – Erkennen, Auslesen und in Einzelbelege aufteilen

Bei diesem Anwendungsfall muss ein Dokumentenstapel der Rechnungen und Gutschriften mit unterschiedlichen Layouts enthält in Einzeldokumente aufgeteilt und die Einzeldokumente nach der Belegnummer benannt werden. Dabei sind nicht nur die Layouts der Belegtypen unterschiedlich, auch innerhalb des gleichen Belegtyps kann die Position der Belegnummer je nach Anzahl der Adresszeilen vertikal verschieden sein.