EMail Archiver für FCpro – Version 4.4.4

Neuerungen Version 4.4.4:

  • Einstellungen in der Registry speichern – Bisher wurden alle Konfigurations-Einstellungen in XML Dateien abgelegt. Jetzt gibt es auch die Möglichkeit bei der Installation anzugeben ob diese wie bisher oder in der Registry des Rechners (Standard) abgelegt werden.

Das Setup schreibt bestimmte generelle Voreinstellungen in den Key

HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\WOW6432Node\MAY Computer\EmailArchiver

Beim erstmaligen Start von MS-Outlook werden dann  diese generellen Einstellungen in den Key für den lokalen User kopiert und dort für den angemeldeten Benutzer verwaltet.

HKEY_CURRENT_USER\Software\May Computer\EMailArchiver

  • Die Konfiguration kann auch auf “Read-only” gesetzt werden – damit kann der Anwender selbst keine Konfigurationsänderungen durchführen und nur die vorgegebenen Profile verwenden.

HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\WOW6432Node\MAY Computer\EmailArchiver

Name: “read-only” Wert:”yes”

  • ToRegistry.exe – Um den Umstieg zu erleichtern gibt es das Tool “ToRegistry.exe”. Damit können vorhandene XML Konfigurationsdateien ausgelesen und in die Registry übertragen werden.

  1. Überträgt alle Einstellungen aus dem in der Datei “SettingsFolderInfo.xml” angegebenen Konfig-Ordner in die Registry
  2. Überträgt eine einzelne ausgewählte Konfiguration´s oder Login-Datei (XML)  in die Registry – Der Typ wird automatisch erkannt und in den richtigen Knoten geschrieben.
  3. Wird die Anwendung “als Administrator” ausgeführt – kann ausgewählt werden ob die Konfiguration in “HKEY_CURRENT_USER” oder “HKEY_LOCAL_MACHINE” übertragen wird. Wird “HKEY_LOCAL_MACHINE” verwendet so wird auch der Schlüssel “use-registry” auf “yes” gesetzt.

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Download – ToRegistry.exe >>>

Für Tests kann der von uns gehostete FileConverter Pro Testserver verwendet werden – dieser ist nach der Installation im EMail Archiver bereits voreingestellt.

EMail Archiver für FileConverterPro – Version 4.4.1

Neuerungen Version 4.4.1:

  • Integration – MSG Export – Bei der Funktion zur Archivierung zusammen mit der Commandline-Integration zur Weiterverarbeitung wurde im “Download-Ordner” bisher nur die aus der Nachricht erzeugte PDF Datei zur Verfügung gestellt.  Jetzt wird zusätzlich auch das MSG mit dem gleichen Namen im gleichen Ordner exportiert. Damit haben nachgelagerte Programme die per Commandline aufgerufen werden auch Zugriff auf die MSG Datei.

EMail Archiver- Nachgelagerte Verarbeitung - MSG wird ebenfalls exportiert #1  EMail Archiver- Nachgelagerte Verarbeitung - MSG wird ebenfalls exportiert #2

  • Integration – Commandline % Variablen – Fehlerkorrektur – diese werden jetzt richtig belegt.
  • Hintergrundverarbeitung – Bestätigungsmeldung unterdrücken – Werden Jobs in die Warteschlange für die Hintergrundverarbeitung eingefügt so bekommt der Anwender ein Nachricht angezeigt die er bestätigen muss. Diese Anzeige kann nun über eine Checkbox deaktiviert werden wodurch die komplette Verarbeitung und Archivierung still erfolgt.

EMail Archiver - Hintergrundverarbeitung - Keine Bestätigung anzeigen

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Für Tests kann der von uns gehostete FileConverter Pro Testserver verwendet werden – dieser ist nach der Installation im EMail Archiver bereits voreingestellt.

EMail Archiver für FileConverterPro – Version 4.3.0

Neuerungen Version 4.3.0:

Import & Export aller PDF Export Einstellungen: Alle Konfigurationseinstellungen der recht umfangreichen PDF Export Settings können jetzt als *.gfix (=Zip) Datei exportiert und auch wieder importiert werden. Dabei werden nicht nur die Einstellungen in diese Datei gepackt, sondern auch alle verbundenen externen PDF, DOC und TOC Dateien. Damit ist es problemlos möglich die komplette Konfiguration dieser Funktion zwischen unterschiedlichen Anwendungen und Rechnern auszutauschen bzw. Konfigurationen einmal zu erstellen und dann zu verteilen. Wir werden diese Import / Export Funktion auch zum FileConverterPro hinzufügen und in weiterer Folge wird es auch einen PDFExport Editor geben mit dem man solche Dateien eigenständigen schreiben, lesen und bearbeiten können wird.

Import und Export aller PDF Export Einstellungen über eine einzige ZIP Datei

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Für Tests kann der von uns gehostete FileConverter Pro Testserver verwendet werden – dieser ist nach der Installation im EMail Archiver bereits voreingestellt.

EMail Archiver für FileConverterPro – Version 4.2.0

Neuerungen Version 4.2.0:

  • 64bit – MS-Office Support für 2010 / 2013 und 2016

die Version MS-Office 2007 – 32 und 64bit wird vom EMail Archiver nicht unterstützt da sich das Userinterface der Version 2007 generell unterscheidet und nicht auf den Ribbon Menüs aufbaut.

  • Metadaten Export

Bei der Archivierung der EMail können neben der MSG/EML/PDF Datei jetzt auch die verfügbaren Metadaten der EMail Nachricht  weggeschrieben werden. Die Metadaten können als XLS, CSV oder XML Datei exportiert werden. Die Datensätze der Nachrichten werden entweder in einer einzigen Datei oder pro Nachricht in Einzeldateien ausgegeben.

Folgende Variablen aus den Metadaten stehen zur Verfügung:

%CONVERSION PROFILE% – ausgewähltes FCpro Konvertierungsprofil

%PATH% – vollständiger Pfad zum MSG/EML/PDF bzw. Anhang

%FILETYPE% – Dateitype = Dateierweiterung (PDF, MSG, EML, DOCX….)

%COUNTER% – Zähler – wird für jeden Export / Konvertier-Vorgang erhöht

%MESSAGE DATE% – Empfangsdatum der Nachricht

%MESSAGE TIME% – Empfangsuhrzeit der Nachricht

%DAY% – Empfangstag

%DAY2% – Empfangstag als 2stellige Ziffer

%MONTH% – Empfangsmonat

%MONTH2% – Empfangsmonat als 2 stellige Ziffer

%YEAR% – Empfangsjahr

%YEAR2% – Empfangsjahr als 2stellige Ziffer

%SUBJECT% – Betreff der Nachricht

%FROM% – Absender

%TO ALL% – alle Empfängeradressen getrennt mit ;

%TO FIRST% – nur der erste Empfänger

%OL NAME% – Name des Outlook Ordners

%OL PATH% – der komplette Pfad des Outlook Ordners

%OL USER% – der angemeldete Outlook Benutzer

%THREAD ID% – ID aller zusammenhängenden Nachrichten

%MESSAGE ID% – ID der Nachricht

%PARENT THREAD ID% – ID aller zusammenhängenden Eltern Nachrichten

%PARENT MESSAGE ID% – ID der Eltern Nachricht

%ATTACHMENT COUNT% – Anzahl der Anhänge

%ATTACHMENT NAMES% – Name aller Anhänge getrennt mit ,

Diese  Metadaten Variablen können aber auch in den PDF Export Einstellungen (= PDF Infofelder, Inhaltsverzeichnis, Stempel, Kopf und Fußzeilen und Deckblatt) sowie für die Ordnerstruktur, den Dateinamen als auch bei der Integration über die Kommandozeilen Verarbeitung verwendet werden.

Metadaten Export - als XLS CSV XML - Gesamt bzw Einzeldateien  Metadaten Export als XML

  • Read Only der Standard- und der User-Einstellungen

Ist die Konfigurationsdatei der Standardeinstellungen – C:\ProgramData\EmailArchiver\Config\configSettings.XML – “read only” so wird dies erkannt und die Funktion / Schaltfläche “Konfiguration als Standard speichern” wird deaktiviert. Ebenso wird erkannt ob die User Konfigurationsdatei – C:\ProgramData\EmailArchiver\Config\<User>\configSettings.XML – “read only” ist – in diesem Fall werden alle Eingabefelder und Funktionen der Konfigurationseinstellungen automatisch deaktiviert so dass der User keine Änderungen vornehmen kann.

Konfigurations Einstellungen - Schreibschutz

  • Anzeige der Konvertierfehler 

Je nach Konfiguration des FileConverterPro kann im Fehlerfall entweder eine Platzhalterseite erzeugt oder ein “echter” Fehler an den Client zurückgemeldet werden. Wird ein Fehler zurückgemeldet so wird diese Information jetzt auch ausgewertet, angezeigt und protokolliert. Bei der Hintergrundverarbeitung gibt es einen eigenen “Error” Tab. Dort werden alle aufgetretenen Fehler gelistet. Ebenso gibt es im Log einen eigene Spalte geführt in dem der Status “Ok” bzw. “Error”  protokolliert wird.

Hntergrund Verarbeitung - Tab mit der Liste der Fehler

  • Log Datei als CSV

Die Log Datei wird jetzt als CSV mit “Spaltentrennung”  erzeugt um die Information mit MS-Excel auswerten zu können (importieren, sortieren, filtern usw.)

  • Log Datei mit Job-Nummer / Zähler

In der Log Datei wird pro Vorgang /  Job eine Zähler hochgezählt und als erste Spalte ausgegeben. Jobs werden auch parallel verarbeitet wodurch einzelne Verarbeitungsschritte und damit Log-Einträge zeitlich nicht aufeinanderfolgend erstellt werden. Über diese ID ist es möglich alle zu einem einzelnen Job gehörige Log Einträge zu finden.

  • Log Datei mit – “Ok”, “Error” Status Spalte 

Um mögliche Fehler schneller lokalisieren und filtern zu können gibt es im Log eine eigene Status Spalte.

Log Datei mit Job Nummer und Statusinfo - Fehler - Erfolg

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Für Tests kann der von uns gehostete FileConverter Pro Testserver verwendet werden – dieser ist nach der Installation im EMail Archiver bereits voreingestellt.

EMail Archiver – zentrale Konfigurationsdatei / Setup – Commandline Optionen

Um bei der Installation eine an die individuellen Bedürfnisse angepasste Konfigurationsdatei  verwenden zu können verwendet der EMail Archiver eine Template XML Config Datei die entsprechend angepasst und verteilt werden kann.

Startet der Benutzer die Anwendung das erste Mal so wird diese Template Datei als Vorlage hergenommen und  als Benutzer Konfiguration verwendet. Standardmäßig zu finden ist diese configSettings.XML Datei unter: C:\ProgramData\EmailArchiver\Config – Dieser Pfad kann jedoch auch auf einen zentralen Netzwerk Share geändert  werden. 

Sollen die aktuellen Einstellungen als Standard für alle neu angelegten Benutzer vorgegeben werden so steht die Funktion “Konfiguration als Standard speichern” zur Verfügung.

EMail Archiver - Der Start Ordner für die Konfigurationseinstellungen kann festgelegt werden

Um zu verhindern dass Konfigurations-Einstellungen verändert werden gibt es in der configSettings.XML Datei den Eintrag ReadOnlyConfig. Wird dieser auf YES gesetzt so kann die Konfiguration über das Userinterface nicht mehr verändert werden.

In den Konfigurationseinstellungen des EMail Archivers ab der Version 4.0.7 gibt es die Möglichkeit den Start-Ordner für die Konfigurationseinstellungen individuell vorzugeben. Damit können die Standard- und die individuellen Benutzer-Einstellungen auch zentral auf einem Netzwerk-Share abgelegt werden. Wird der Pfad geändert so werden alle bestehenden Konfigurationsdateien – auch die Login Profile und die PDFExport Profile in den neu ausgewählten Ordner kopiert.

Die Information wohin der Pfad für die Konfigurationsdateien zeigt wird lokal im Pfad

  • C:\ProgramData\EmailArchiver\SettingsFolderInfo.xml abgespeichert.
  • z.b. <InfoRootSettingsFolder RootFolderPath=”\\freenas\wmay\EMailArchiver_Settings\” />

Über das Setup kann dieser Pfad auch bereits voreingestellt und mit übergeben werden.

Für das EMail Archiver Setup stehen die Commandline Parameter rootfolder= sowie /quiet zur Verfügung. Rootfolder legt den Start-Ordner der Konfigurations-Einstellungen fest und /quiet ermöglicht die “lautlose” Installation ohne Dialoge.

  • Beispiel: “C:\Users\testuser\Desktop\EMail Archiver Enterprise.exe” rootfolder=”\\freenas\wmay\EMailArchiver_Settings” /quiet

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Für Tests kann der von uns gehostete FileConverter Pro Testserver verwendet werden – dieser ist nach der Installation im EMail Archiver bereits voreingestellt.

EMail Archiver für FileConverterPro – getestet mit MS-Outlook 2016 unter Windows 10

Vor kurzem ist die neue MS-Office Version 2016 verfügbar. Wir haben die aktuelle Version unseres EMail Archiver Plugins für MS-Outlook bereits erfolgreich mit MS-Office 2016 unter Windows 10 getestet. Somit kann der EMail Archiver Plugin mit den MS-Outlook Versionen 2007 / 2010 / 2013 und 2016 verwendet werden.

Email Archiver unter MS-Office 2016 unter Windows 10

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EMail Archiver für FileConverterPro – Version 4.0.7

Neuerungen der Version 4.0.7:

  • Die Dateinamen für Archivierung / Konvertierung der Nachrichten / Anhänge können für die Ordner der gesendete Nachrichten sowie alle anderen Ordner getrennt und unabhängig voneinander konfiguriert werden. Da aus der EMail Nachricht der gesendeten Elemente die eigene (Absender)- EMail Adresse nicht ausgelesen werden kann gibt es eine Option mit der die %FROM% Variable für die gesendeten Nachrichten vorbelegt werden kann.

EMail Archiver - MS-Outlook plugin - Dateinamen Konfiguration je nach Funktion und für gesendete Elemente unterschiedlich  EMail Archiver - MS-Outlook plugin - Aktionen die nach der Archivierung ausgeführt werden sollen finden sich auf einem eigenen Sub-Tab

  • Userinterface Anpassung – Über die Konfiguration ist es jetzt auch möglich Funktionen und Schaltflächen zu deaktivieren damit diese am Userinterface nicht mehr angezeigt werden. Damit kann z.b. eingeschränkt werden dass EMails und Anhänge nur nach PDF konvertiert aber nicht archiviert werden können.

EMail Archiver - MS-Outlook plugin - Konfiguration der am Userinterface verfügbaren Funktionen

  • Profile für PDFExport Einstellungen – PDFExport Einstellungen bieten eine Fülle an Zusatzfunktionen welche auf die erzeugten PDF´s angewendet werden können. Alle Einstellungen können über Profile verwaltet und damit als Gesamtheit gespeichert, ausgewählt und aktiviert werden. Profile können neu angelegt, kopiert, umbenannt, gelöscht, sowie importiert und exportiert werden.

EMail Archiver - MS-Outlook plugin - PDFExport Einstellungen über Profile

 

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EMail Archiver für FileConverterPro – Version 4.0.3

Neuerung EMail Archiver Version 4.0.3:

AutoProcess für die Commandline Hintergrundverarbeitung – Bei der Commandline Hintergrundverarbeitung werden standardmäßig die archivierten und fertig nach PDF konvertierten EMails und Anhänge in die “Verarbeitet” Dokumentenliste eingefügt. Der Anwender kann aus dieser Liste heraus die Jobs per “Doppel-Klick”, einen nach dem anderen abarbeiten. Danach wird der Eintrag aus der Liste entfernt. Will man aber die Dokumente nicht interaktiv sondern lautlos, automatisch ohne Dialog verarbeiten so war das bisher nicht möglich.

Aus diesem Grund haben wir jetzt die neue Option “Hintergrundverarbeitung – AutoProcess” implementiert. Ist die Option aktiv so wird die Commandline Anwendung unmittelbar nach dem Export und der Konvertierung aufgerufen und muss nicht manuell angestoßen werden. Die PDF´s und Anhänge können damit sofort und ohne Benutzereingabe weiterverarbeitet werden.

Commandline Hintergrund Verarbeitung - AutoProcess Option

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EMail Archiver für FileConverterPro – Version 4.0.2

Neuerungen EMail Archiver Version 4.0.2:

  • FileConverterPro Verbindungsprofile: Da die EMail Archiver Station Anwendung den FileConverterPro lokal installiert hat und es Sinn macht z.b. im eigenen Netzwerk einen Remote FCpro Server,  während falls man mobil unterwegs ist den lokal installierten FCpro zu verwenden wurden die Login Einstellungen jetzt als Profile implementiert. D.h. alle Verbindungseinstellungen können als Profil unter einem Namen gespeichert und ausgewählt werden. Profile können erstellt, umbenannt und gelöscht werden. Damit kann schnell zwischen verschiedenen FCpro Servern hin und hergeschaltet werden.

Email Archiver - FileConverterPro - Verbindungs-Profile

  • Commandline Verarbeitung – Temporäre Dateien nicht sofort löschen: Bisher wurde die temporär erzeugte PDF Datei für die Commandline Verarbeitung sofort nach Beenden des Commandline Aufrufs wieder gelöscht. Es gibt jedoch Anwendungen die verkettet ablaufen und daher ein sofortiges Löschen nicht brauchbar wäre. Dafür gibt es jetzt eine Option. Ist diese aktiv so werden die temporären PDF Dateien nicht sofort sondern erst bei Neustart des EMail Archivers gelöscht und bleiben somit während der aktuellen Sitzung erhalten.

Option um die Temporäre Datei bis zum Neustart zu erhalten

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EMail Archiver für FileConverterPro – Version 4.0.1

Neuerungen EMail Archiver Version 4.0.1:

  • Einzelne oder auch mehrere EMails (MSG /EML) sowie auch alle anderen vom FileConverterPro unterstützten Dateiformate können per Drag&Drop direkt auf das Fenster der Hintergrundverarbeitung gezogen werden. Über eine Abfrage kann der Anwender entscheiden ob die Dateien “Archiviert” oder “Nach PDF konvertiert” werden sollen. Die Dateien werden in die Verarbeitungsliste eingefügt und im Hintergrund verarbeitet.

Archivieren oder Konvertieren durch Drag&Drop auf das Fenster der Hintergrundverarbeitung

  • Auswahl des PDFExport Profils direkt über das Haupt Ribbon Menü – Bisher musste man um ein anderes PDFExport Profile auszuwählen in die Konfigurationseinstellungen gehen und dort die Auswahl treffen. Jetzt können die zur Verfügung stehenden Profile auch direkt aus dem EMail Archiver Ribbon Menü heraus ausgewählt werden.

Option um das PDFExport Profil direkt auszuwählen ohne über die Konfiguration zu gehen

  • MSG / EML Archivierung – Funktionen zum PDF erzeugen aktivierbar – Über diese Option kann ausgewählt werden dass auch wenn man nur MSG oder EML archivieren möchte, die Funktionen um Nachrichten individuell nach PDF zu konvertieren trotzt dem aktiv sein sollen.

MSG und EML Archivierung - Erzeugen von PDF kann aktivert werden

  • EMail Archiver Station – Damit ist ein neues Komplett Setup / Produkt für den Einzelarbeitsplatz verfügbar – Die EMail Archivierung und Konvertierung ist damit auch lokal ohne Netzwerk/Internetverbindung möglich. Mit dem Setup werden sowohl der MS-Outlook Plugin also auch FileConverterPro lokal auf dem Rechner installiert und nicht über das Netzwerk bzw. Server angesprochen. Alle Konfigurationseinstellungen sind bereits voreingestellt so dass nach einem Reboot des Rechners nach der Installation alles direkt ohne weitere Konfiguration funktionsfähig installiert ist.

Download – EMail Archiver Outlook Plugin für FileConverterPro >>>

Download – EMail Archiver Station Outlook Plugin inkl. FileConverterPro lokal  >>>