ifresco Profiler – Demo Plugin – Erfassen von Eingangsrechnungen über Barcode und OCR

Es gibt jetzt einen Demo Plugin für den ifresco Profiler um zu zeigen wie einfach und schnell Eingangsrechnungen im Alfresco ECM/DMS erfasst werden können. So erfasste Eingangsrechnungen  können z.B. im Alfresco über die Alfresco-SAP Integration von IT-Novum weiterverarbeitet werden. Wir haben diese Lösung zuletzt in einem Alfresco-Webinar (nächster Termin 8.10.2013) gemeinsam mit IT-Novum  und Alfresco präsentiert.

Funktionen Demo Plugin – Eingangsrechnugserfassung:

  • Erfassen von Eingangsrechnungen über Scan, PDF-Druckertreiber, Folder, Drag&Drop (TIFF, PDF)
  • Manuelles Teilen von Dokumentenstapel bzw.
  • Barcode Erkennung mit Teilen von Dokumenten sowie Barcode Filterfunktion und Löschen von Barcode Seiten
  • Erfassen von Metadaten über Profilmaske – Beleg-ID (=Barcode), Lieferant, Straße, PLZ, Ort, Belegnummer, Belegdatum, Rechnungsbetrag – Suche nach Lieferantennummer und Name über externe XLS Tabelle mit Auslesen der damit verknüpften Information – Straße, PLZ, Ort
  • Bereichs-OCR um Werte aus dem angezeigten Dokument in ein Feld zu übernehmen.
  • Tags abrufen und erfassen
  • Batch – Hintergrundverarbeitung für PDF-OCR und Alfresco Upload
  • AutoOCR Integration um durchsuchbare PDF Dokumente im Alfresco abzulegen
  • Automatische Namensvergabe bzw. Aufbau der Folderstruktur aus den erfassten Metadaten – Nummer, Firma, Belegtyp, Jahr, Belegnummer, Belegdatum

ifresco Demo plugin - Eingangsrechnungserfassung

Der Demo Plugin ist als Beispiel anzusehen und kann jederzeit funktionell als auch von Datenmodell an die individuellen Anforderungen angepasst und erweitert werden.

Beschreibung der Installation, Zugangsdaten für den Demoserver sowie Ablauf der Arbeitsschritte >>>

Download – ifresco profiler Basissoftware >>>
Download – ifresco Demo plugin >>>
Download – ifresco Demo plugin Add on >>>

SplitRen – Dokumente – Erfassen, Teilen, Benennen – schnell und einfach

SplitRen – „Split“ für Teilen und „Ren“ für Rename/Umbenennen – wurde entwickelt um sehr einfach und effizient Dokumente zu scannen, diese falls erforderlich in Einzeldokumente aufzuteilen und danach zu benennen. Dabei wurde versucht das Produkt für diesen Zweck von der Bedienung her einfach und effizient zu gestalten. Das wirkt sich positiv bei der schnellen Einsetz- und Erlernbarkeit der Software, sowie bei der zeitsparenden und schnellen Erfassung aus.
Die Dokumente werden als TIFF, PDF-Image oder PDF-OCR in einen Zielfolder exportiert, per E-Mail verschickt oder in einem Alfresco DMS/ECM Repository abgelegt.

1_SplitRen - Erfassen, Teilen und Benennen von Imagedokumenten 11_Funktionen - Dokumentenliste 12_Funktionen - Thumbnail Voransicht 13_Funktionen - Dokumentenvoransicht 14_Image Bereich markieren - Bereichs OCR, Löschen, Beschneiden

SplitRen Funktionen im Überblick:

  • TWAIN Scanfunktion – mit oder ohne TWAIN Dialog, Auswahl der TWAIN Quelle
  • Scannen von Dokumenten – SchwarzWeiss – 300dpi, TIFF Gr. 4
  • Einfügen von Image Dokumenten per Drag&Drop – Verschieben / Kopieren
  • Regelmäßiges automatisches Aktualisieren des Eingangsfolders für neu hinzugekommene Dokumente aktivierbar.
  • Dokumentenliste mit Anzeige der Namen
  • Dokumentenvoransicht: Zoom In/Out, Anpassen – Breite / Höhe / Optimal, Drehen Links/Rechts – 90°
  • Blättern: Anfang, Ende, Seite vor/zurück, Seite per Nummer auswählen.
  • Thumbnail Dokumenten-Voransicht:  Anzahl der anzuzeigenden Seiten – 1/2/5/10/20/50/100, Blättern – Anfang /Ende, Vor/Zurück.
  • Profilfunktion – Speichert alle Voreinstellungen und Konfigurationen unter einem Namen. Profile können – Neu erstellt, Kopiert, Umbenannt und gelöscht werden.
  • Admin – Konfigurationsmenü kann per Tastenkombination  eingeblendet werden – Der Admin ist damit in der Lage Profile zu erstellen und zu bearbeiten. Der normale Anwender wählt dann nur vorkonfigurierte Profile aus.
  • Dokument teilen – fix nach Seitenzahl, Teilen an der aktuell ausgewählten Seite  über selektiertes Thumbnail. Automatische Namensvergabe für die damit neu erzeugten Dokumente.
  • Markierte Thumbnails = Seiten – Löschen / Drehen Links 90° / Drehen Rechts 90°
  • Drag&Drop der Thumbnails zum Verschieben von Seiten innerhalb eines Dokuments um diese neu zu ordnen.
  • Drehen alle Seiten eines Dokuments – 90° nach Rechts / 90° nach Links
  • Ein oder mehrere Bereiche im Dokument markieren – Bereiche Löschen, auf Bereich zuschneiden, OCR über die Bereiche ausführen und als Dokumentennamen vorschlagen.
  • Umbenennen direkt in der Dokumentenliste – danach automatische Auswahl des nächsten Dokuments in der Liste. Verwendung von Bereichs-OCR sowie frei definierbare Tastenkürzel.
  • Zusammenführen mehrerer selektierter Dokumente aus der Liste zu einem Gesamtdokument – Die Reihenfolge kann vor dem Zusammenführen noch geändert werden.
  • Export: Einzelne, markierte oder alle Dokumente aus der Liste – als native TIFF Image, als PDF-Image oder als durchsuchbares PDF-OCR – in einen Zielfolder exportieren, als E-Mail versenden , nach ifresco / Alfresco über ein Dokumentenprofil hochladen.
  • Integrierte iOCR.NET OCR Engine für Bereichs OCR und Export als durchsuchbares PDF
  • AutoOCR Web-Service Integration für High Quality Abbyy FineReader OCR z.b. für Hintergrundverarbeitung beim Alfresco Batch Upload.
  • Hintergrund / Batchverarbeitung – für PDF-OCR Konvertierung und ifresco / Alfresco Upload – Die fertig erfassten Dokumente werden in eine eigene getrennte Dokumentenlist verschoben und von dort weiterverarbeitet – damit kann der User im Vordergrund sofort weitere Dokumente profilieren und bearbeiten während im Hintergrund die zeitintensiven Prozesse der OCR-Verarbeitung und des Dokumentenuploads stattfinden. Der Hintergrund Prozess kann automatisch gestartet aber auch angehalten werden – noch nicht fertig verarbeitet Dokumente können wieder in die Arbeitsliste zurückgeschoben werden.

SplitRen – ifresco / Alfresco – Upload:

Beim Upload in das Alfresco DMS/ECM Repository bekommt der User eine auf seinen Einsatz und Dokumententyp abgestimmte Maske zum Erfassen der Metadaten. Auf Basis der erfaßten Daten wird die komplette Ablage des Dokuments im Repository automatisch gesteuert. Der User muss sich keine Gedanken mehr über den Ablageort, Namen usw. machen. Auf der Maske stehen verschiedene Feldtypen zur Verfügung: Muss/Kannfelder, Lookup Felder mit Einfach- oder Mehrfachauswahl, Datums-, Numerische-, Text-Felder. Die Befüllung und Wartung  der Lookups kann über den Alfresco Kategoriebaum erfolgen. Die Erfassungsmaske, die dahinterliegende Logik und Datenverknüpfungen werden je nach Anwendungsfall individuell erstellt und angepaßt.

Beispielhaft die Profilmaske für die Erfassung eines Presseartikels:

15_Alfresco-Ifresco Dokumentenprofil 16_Alfresco-ifresco - Dokumentenprofile mit Einfach bzw,. Mehrfach Lookupauswahl 18_Alfresco Lookup Konfiguration für Dokumentenprofil

SplitRen Profile – Allgemeine Einstellungen:

  • Eingangsordner – legt den Arbeitsordner für die zu verarbeitenden Dokumente fest
  • Erweiterungen die verarbeitet und angezeigt werden sollen – TIF, TIFF, JPG, JPEG
  • Zielordner für den Exportvorgang
  • Archivordner – falls die Dokumente aus dem Eingangsordner erhalten bleiben sollen, Variable für User und Datum können verwendet werden.
  • Ordner für die ifresco Batch/Hintergrundverarbeitung
  • Definition von Tastenkürzel – es können Buchstaben oder Strings definiert werden die bei der Erfassung des Namens dann automatisch durch einen  hinterlegten Text ersetzt werden – das soll helfen immer wiederkehrende Texte effizient zu erfassen – z.b.: „r“ wird durch den Begriff „Rechnung“ ersetzt. Als Variable stehen zusätzlich Datum und Zeit zur Verfügung.
  • Hintergrund – Verarbeitung automatisch starten: Dabei können sowohl die OCR Verarbeitung als auch der ifresco/Alfresco Upload im Hintergrund erfolgen – die Option legt fest ob die Hintergrund Verarbeitung bei Programmstart auch gleich mitgestartet wird oder ob der User diese manuell startet.

2_Profile speichern alle Einstellungen unter einem gemeinsamen Namen 3_Tastenkürzel für die schnelle Erfassung von Textstrings

SplitRen Profile – Ausgabe Einstellungen:

  • Aktion nach der Verarbeitung: Löschen,  In Archiv Ordner, Behalten, Aktion abfragen. Legt fest was mit der Datei aus dem Eingangsordner nach der Verarbeitung passieren soll.
  • Aktion was passieren soll falls eine Datei im Zielfolder bereits vorhanden ist – soll diese „ersetzt“ , „übersprungen“, oder soll „ein Zähler“ an den Namen angehängt werden.
  • Zielformat für die  Aktionen – „Export“, „ifresco/Alfresco“ und „E-Mail“ – voreinstellbar – PDF-Image, PDF-OCR, oder „Native“ (TIFF).

4_Einstellungen für den Export

SplitRen Profile – OCR Einstellungen:

  • Auswahl der Verwendung der integrierten iOCR.NET Engine oder einer per Web-Service eingebundenen externen AutoOCR Verarbeitung
  • iOCR.NET – Einstellungen: Sprachauswahl, Farb-Komprimierung, JPEG-Qualität, Auflösung
  • AutoOCR – Web-Service URL, Username / Passwort, OCR-Profilauswahl.

5_OCR Einstellungen für die integrierten OCR funktionen sowie AutoOCR Web-Service

SplitRen Profile – Dokumentenupload nach ifresco / Alfresco:

6_Konfiguration der Alfresco-ifresco Integration

SplitRen Profile – E-Mail Konfiguration:

  • Vordefinierte E-Mail Empfängerlisten für „an:“, „cc:“ und „bcc:“
  • Zugriff auf MS-Outlook Kontakte
  • Durchsuchen des Dokuments nach E-Mail Adressen (nur für PDF-OCR)
  • „Betreff“ Template aus Text und Variablen definierbar
  • Templates für den E-Mail Body (ASCII oder HTML) hinterlegbar
  • Festlegung von zusätzlichen Anhängen (normal oder als ZIP)
  • „Interaktiver“ oder „Stiller“ Versand per MS-Outlook, MAPI, Lotus Notes oder SMTP

7_E-Mail Konfiguration zum Versand der Dokumente als Image oder PDF 8_E-Mail Vorbelegung für Nachricht 9_E-Mail Einstellungen für Anhänge 10_E-Mail Konfiguration - Schnittstelle E-Mail System