EMail Archiver – FileConverterPro MS-Outlook Plugin – archiviert und konvertiert Emails als PDF bzw. PDF/A

Der EMail Archiver ist ein Plug-In für Microsoft Outlook 2010 /2013  mit dem direkt aus MS-Outlook heraus einzelne oder mehrere markierte E-Mails oder auch ganze E-Mail Ordner und Unterordner mit allen darin enthaltenen E-Mail Nachrichten nach PDF bzw. PDF/A konvertiert werden können. Die Verarbeitung und Konvertierung der E-Mail erfolgt über den FileConverterPro Server der verschlüsselt über https entweder lokal im Netzwerk oder extern über das Internet angesprochen wird. Die Ergebnis PDF(/A) werden über einen konfigurierbaren Start-Ordner im Dateisystem abgelegt. Der Pfad-Aufbau sowie die Dateinamen werden über Variablen die aus den Metadaten der EMail Nachricht gewonnen werden konfiguriert und erzeugt. Zusätzlich können auch die Metadaten in Form einer XLS Tabelle weggeschrieben werden.

PDF und speziell PDF/A-3 sind besonders gut für die Archivierung bzw. ISO normierte Langzeitarchivierung von E-Mails geeignet. Bei PDF/A-3 wird die Original MSG / EML Nachricht bzw. die darin enthaltenen Anhänge mit in den PDF Container eingebettet.

Funktionen:

  • FCpro Login Konfiguration – URL, Username, Passwort, FCpro – Verarbeitungsprofil auswählen, Verbindungstest mit dem FCpro Server, Priorität der Jobs.

01 EMail Archiver - Config - FileConverterPro Communication settings

  • Archiv Einstellungen
    • Auswahl Start-Ordner.
    • Konfiguration Ziel Pfad über Variable: (Datum, Tag, Monat, Jahr, Betreff, Von, An (Alle), An (Erster), Outlook Ordnername, Outlook Pfad, Outlook User, Email-Thread-ID, Email-Message-ID).
    • Konfiguration Ziel Dateiname über Variable: gleich wie für den Pfad inkl. Zähler.
    • Startwert Zähler festlegen.
    • Aktion nach der Archivierung festlegen:
      • Markieren über eine Kategorie,
      • Verschieben in einen auswählbaren Outlook Archiv Ordner,
      • Löschen der archivierten Email mit oder ohne Bestätigung.

    02 EMail Archiver - Archive settings - variables for folder and name 03 EMail Archiver - Config of actions after conversion and archive

  • Metadaten Export Einstellungen – Metadaten als XLS exportieren – pro archiviertem Email wird eine neue Zeile in das XLS eingefügt.
    • Auswahl Ziel Ordner
    • Konfiguration XLS Dateiname
    • Auswahl der Spalten für den Export basierend auf den Email Variablen:
      • Datum, Tag, Monat, Jahr
      • Betrifft
      • Von
      • An (Alle), An (Erster)
      • Outlook-Ordnername, -Pfad, User
      • Email-Thread ID, Email-Message-ID
      • Zähler
      • Anzahl der Anhänge, Namen der Anhänge
      • Ziel Pfad der archivierten Email (PDF)

04 EMail Archiver - Config metadata export to XLS #1 05 EMail Archiver - Config metadata export to XLS #2

  • Archivieren
    • Ein oder mehrere markierte Emails aus der E-Mail Liste – Funktion im Kontext Menü, bzw. Buttons am „Start“ bzw. „Archiv Emails“ Tab.
    • Archivieren ganzer Ordnerstrukturen inkl. Unterordern und aller darin enthaltenen Emails aus der Outlook Ordnerstruktur heraus.
    • Archivieren einer einzelnen Email aus der Maske der aktuell geöffneten Emailansicht.
    • Öffnen des konfigurierten Zielordners direkt aus MS-Outlook
    • Anzeige der aktuell zur Verarbeitung / Konvertierung / Archivierung anstehenden E-Mails – Label der E-Mail, FCpro Status, Archiv Status. Nach der erfolgreichen Archivierung wechselt das Label auf einen Link der archivierten Email. Über den Link kann das erzeugte PDF aufgerufen und angezeigt werden.

06 EMail Archiver - Start archive direct from email list 07 EMail Archiver - Archive complete foldes with all e-mails and subfolders 08 EMail Archiver - Buittons added to the MS-Outlook user interface to archive emails and folder 09 EMail Archive - Status pane shows the actual status and link to the archived email 10 EMail Archiver - A click to the link opens the PDF or the archived email 11 EMail Archiver - EMails with contaienr attachments or nested attachments are correct expanded, converted and the bookmark structure is created

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