ifresco Profiler – Alfresco Standard Plugin verfügbar

Es gibt jetzt für den ifresco Profiler einen kostenlos verfügbaren Alfresco Standard Plug-In.

Der Standard Plug-In ermöglicht den Upload von Dokumenten über den ifresco Profiler in ein beliebiges Alfresco / ifresco Repository. Dabei werden nur die Standardfelder und der Standard Content Typ für Dokumente von Alfresco verwendet. Damit ist es nicht erforderlich ein zusätzliches Content Modell zu installieren. Der Standard Plug-In ist kostenlos verfügbar und somit „out of the box“ mit jedem Alfresco Server verwendbar. Damit können die ifresco Profiler Funktionen zusammen mit Alfresco ohne zusätzlichen Aufwand getestet werden.

ifresco Profiler Standard Plugin - Erfassungsmaske

Unterstützte Felder / Funktionen:

  • Dateiname / Titel (muss) – Der Dokumentenname im Alfresco entspricht dem Titel wobei nicht erlaubte Felder durch „_“ ersetzt werden.
  • Beschreibung (optional) Langtextbeschreibung zum Dokumenteninhalt
  • Alfresco Ziel-Ordner (muss) – Auswahl des Alfresco Ziel Folders in dem das Dokument abgelegt werden soll.
  • Tags (optional) – Tags sind Schlüsselworte um ein Dokument zu klassifizieren und um später alle damit gekennzeichneten Dokumente direkt aufzulisten. Bestehende Tags können ausgewählt und Neue hinzugefügt werden.

Titel – Regeln: Der Standard Plug-In installiert auch die XML Datei „titlerules_StandardPlugin.xml“. In diese Datei werden dynamisch erzeugbare Felder definiert sowie die Regeln um daraus automatisch den Dokumententitel zu generieren. Die Auswahl der Regel erfolgt über „Dokumenten-Typen / Subtypen“. Eine Maske mit Feldern – mit den Typen: Text, Datum, Version, Jahr wird daraus generiert und bei der Profilierung angezeigt.

ifresco Profiler - Titel Regeln über XML

Type-ahead Suche nach Alfresco Ordnern – Über das Suchfeld können bestehende Ordner durch die Eingabe eines oder mehrere Suchbegriffe schnell gefunden werden. Es wird eine Teilstringsuche der mit UND verknüpften Begriffe durchgeführt und die Such-Ergebnisse als Liste zur Auswahl angeboten. Der Suchbegriff für den Ordner muss mindestens 3 Zeichen umfassen.

ifresco Profiler - Standard Plugin - type ahead Suche nach Ordnern  ifresco Profiler - Standard Plugin - Suche nach Ordnern

Tags : Tags sind Schlüsselworte um Dokumente zu klassifizieren und um später alle damit gekennzeichneten Dokumente direkt aufzulisten. Bestehende Tags können per type ahead Suche ausgewählt und Neue hinzugefügt werden.

ifresco Profiler - Standard Plugin Tags

Text Stempel:  Beim Upload können auf das PDF Informationen in Form von Textstempel aufgebracht werden. Die Option kann über die Checkbox „Stempel Tab anzeigen“ aktiviert und konfiguriert werden. Die Position, Farbe, Größe und Schriftstil des Stempels wird hier konfiguriert. Der Text kann aus fixen Teilen oder Variablen aufgebaut werden.

ifresco Profiler Standard plugin - Text-Stempel  ifresco profiler - standard plugin text stempel

Eine Übersicht über die allgemeinen Funktionen der ifresco Profiler Basisversion finden Sie hier >>>

Download – Detail Beschreibung – ifresco Profiler inkl. Standard Plugin >>>
Download – ifresco Profiler Basisversion >>>
Download – ifresco Profiler Alfresco Standard Plugin >>>
Download – ifresco Profiler Standard Plugin Beispieldateien >>>

ifresco Client & Alfresco 4.2 CE – Testsystem online

Um den aktuellen ifresco Client online ohne eigene Installation bzw. auch den ifresco Profiler testen zu können steht ein Testsystem mit den aktuellen Versionen jetzt online zur Verfügung.

ifresco Profiler – Teilen von Dokumenten – manuell, per Seite, Bereichs-OCR, per Barcode

Der ifresco Profiler verfügt über einfach zu handhabende Funktionen um Dokumentenstapel sehr schnell auf verschiedene Arten zu teilen. Dabei stehen folgende Funktionen zur Verfügung:

  • Manueller Split – Die Seite / Thumbnail an der das Dokument geteilt werden soll wird selektiert – und durch drücken einer Tastenkombination wird das Dokument an der aktuellen Seiten aufgeteilt, automatisch benannt und danach das neue Dokument für weitere Splitvorgänge selektiert.
  • Split nach Seitennummern – Dabei kann das Gesamtdokument an Hand einer Seitenzahl in Einzeldokumente mit gleicher Seitenzahl geteilt werden.
  • Split über Bereichs-OCR – ein Bereich in der Voransicht wird ausgewählt und über Bereichs-OCR wird der Text erkannt – das Dokument wird an dieser Seite geteilt und der erkannte Text wird als Namen vergeben.
  • Split nach Barcode – 1D Barcodes werden erkannt und können zum Teilen der Dokumente sowie als Dateinamen verwendet werden. 18 verschiedene Barcodes werden unterstützt, Orientierung bzw. Position auf der Seite ist beliebig. Barcode Seiten können gelöscht werden, Unterstützt werden auch Filter über Strings, Listen und Wertebereichen.

ifresco Profiler – Demo Plugin – Erfassen von Eingangsrechnungen über Barcode und OCR

Es gibt jetzt einen Demo Plugin für den ifresco Profiler um zu zeigen wie einfach und schnell Eingangsrechnungen im Alfresco ECM/DMS erfasst werden können. So erfasste Eingangsrechnungen  können z.B. im Alfresco über die Alfresco-SAP Integration von IT-Novum weiterverarbeitet werden. Wir haben diese Lösung zuletzt in einem Alfresco-Webinar (nächster Termin 8.10.2013) gemeinsam mit IT-Novum  und Alfresco präsentiert.

Funktionen Demo Plugin – Eingangsrechnugserfassung:

  • Erfassen von Eingangsrechnungen über Scan, PDF-Druckertreiber, Folder, Drag&Drop (TIFF, PDF)
  • Manuelles Teilen von Dokumentenstapel bzw.
  • Barcode Erkennung mit Teilen von Dokumenten sowie Barcode Filterfunktion und Löschen von Barcode Seiten
  • Erfassen von Metadaten über Profilmaske – Beleg-ID (=Barcode), Lieferant, Straße, PLZ, Ort, Belegnummer, Belegdatum, Rechnungsbetrag – Suche nach Lieferantennummer und Name über externe XLS Tabelle mit Auslesen der damit verknüpften Information – Straße, PLZ, Ort
  • Bereichs-OCR um Werte aus dem angezeigten Dokument in ein Feld zu übernehmen.
  • Tags abrufen und erfassen
  • Batch – Hintergrundverarbeitung für PDF-OCR und Alfresco Upload
  • AutoOCR Integration um durchsuchbare PDF Dokumente im Alfresco abzulegen
  • Automatische Namensvergabe bzw. Aufbau der Folderstruktur aus den erfassten Metadaten – Nummer, Firma, Belegtyp, Jahr, Belegnummer, Belegdatum

ifresco Demo plugin - Eingangsrechnungserfassung

Der Demo Plugin ist als Beispiel anzusehen und kann jederzeit funktionell als auch von Datenmodell an die individuellen Anforderungen angepasst und erweitert werden.

Beschreibung der Installation, Zugangsdaten für den Demoserver sowie Ablauf der Arbeitsschritte >>>

Download – ifresco profiler Basissoftware >>>
Download – ifresco Demo plugin >>>
Download – ifresco Demo plugin Add on >>>

ifresco Profiler – Scannen, Bearbeiten, OCR, Barcode, Erfassen von Metadaten, Alfresco Integration

Der ifresco Profiler stellt auf jedem Arbeitsplatz wichtige, einfach zu bedienende seitenorientierte Dokumentenbearbeitungsfunktionen übergreifend für PDF und Imagedokumente  zur Verfügung. Es ermöglicht Dokumente mit Metadaten schnell und effizienten mit individuellen und spezifisch angepassten Profilierungsmasken als durchsuchbare PDF´s im Alfresco abzulegen. Bereichs OCR über eine integrierte OCR Engine, Erzeugung durchsuchbarer PDF´s beim Export über die integrierte OCR bzw. externen AutoOCR Server, Barcode Erkennung für Dateiname und Dokumentensplit, Export in Folder, als E-Mail Anhang bzw. über installierbare individuelle Plugin´s zusammen mit Metadaten nach Alfresco, sind einige wesentliche Merkmale der Software.

Die Anwendung besteht aus 2 Komponenten – der Profiler Basissoftware welche alle allgemeinen Funktionen beinhaltet, sowie aus einem oder mehreren installierbaren Plugins. Diese Plugins stellen die Schnittstelle zu Alfresco dar und ermöglichen es individuell an die Anforderungen und Einsatzbereich angepasste Profilierungsmasken zu verwenden. Die komplette Logik für die Metadaten, die Ablagestruktur und die Namensgebung ist in einem Plugin abgebildet.

ifresco Profiler Basis:

  • Verarbeitet PDF und Imagedateien – Schwarz & Weiß, Graustufen, Farbe, – ohne auf Unterschiede bei Dateiformat und Farbe achten zu müssen – alle Funktionen sind übergreifend implementiert.
  • Integrierte Scanfunktion um Dokumente über lokal angeschlossene Scanner einscannen zu können. Scan Einstellungen können direkt über voreinstellbare Scan-Profile ausgewählt werden.
  • Erfassen von Dokumenten aus Foldern – Anzeige als Dokumentenliste z.b. für Multifunktionsgeräte, Netzwerkscanner mit Scan to Folder Funktion oder per Druckertreiber erzeugte, sowie um per E-Mail empfangene Dokumente verarbeiten zu können.
  • Schnelländerung der Dokumentennamen – mit automatischer Selektion der nächsten Datei in der Liste nach Abschluss der Änderung.
  • Bereichs OCR über lokal integrierte OCR Engine um Dateinamen zu vergeben.
  • Bereiche löschen / zuschneiden
  • Seitenvoransicht – Zoom, Blättern, Seitenauswahl, Drehen – sowie Thumbnail Miniaturen des gesamten Dokuments
  • Seitenorientierte Dokumentenbearbeitung – Seiten drehen links, rechts, Seiten löschen, Seiten per Drag&Drop in der Thumbnail Ansicht verschieben.
  • Gesamtdokument teilen – an der markierten Seite, nach x Seiten, nach Barcode.
  • Einzeldokumente zu einem Gesamtdokument zusammenfügen – Reihenfolge festlegen, automatisches Löschen der Einzeldateien.
  • Exportieren – in einen Folder, als E-Mail Anhang versenden, oder über Profilierung mit Metadaten im Alfresco ablegen – im nativen Format, als PDF Image oder als PDF-OCR
  • Beim Export – Erzeugung durchsuchbarer PDF-OCR Dokumente über lokal integrierte iOCR Engine oder über den per Web-Service integrierten AutoOCR Server mit Abbyy OCR
  • Intelligente OCR Verarbeitung – nur Image Seiten werden OCR verarbeitet – normale PDF Seiten werden unverändert übernommen.

ifresco Profiler plugins:

Die Profilmaske und die Logik der Profilierung für die Ablage der Dokumente im Alfresco wird beim ifresco Profiler über Plugins realisiert. Da jedes Unternehmen ein eigenes Datenmodell und Ablagelogik verfügt werden die Plugins individuell nach Spezifikation entwickelt und implementiert. Hier kann auf eine Basis von bereits realisierten Plugins zurückgegriffen werden. Für Tests sowie zur Veranschaulichung der Möglichkeiten steht ein Standardplugin sowie zur bereits realisierte Plugins Verfügung.

  • Installierbare Plugins – für Profilierung und Erfassung von Metadaten zur Ablage von Dokumente in Alfresco.
  • Ein oder mehrere Plugins können installiert, ausgewählt und damit auch auf andere Alfresco Server umgeschaltet werden – jeder Plugin beinhaltet seine eigene individuelle Logik für die Profilierung als eigenständig installierte .NET / C# Anwendung die sich in das ifresco Profiler Basisframework einfügt und deren Funktionen nutzt.
  • Gleichzeitige Darstellung der Profilmaske und der Dokumentenvoransicht bei der Erfassung der Metadaten.
  • Frei programmierbare Logik und Funktionen auf der Profilierungsmaske mit z.b. externe XML Templateregeln mit dynamischen Feldern um den Namen / Titel immer gleich aufzubauen, Zugriff auf externe Datenquellen – MS-XLS, SQL, Web-Service (z.b. SugarCRM), verknüpfte Tabellen und Vorbelegung von Feldern mit Werten aus der Tabelle, Type ahead Teilstring Suche über einzelne oder kombinierte Felder, Verwendung von Alfresco Kategorien als Lookup´s, Zuordnung bestehender Alfresco Tags, Automatische Neuanlage von Tags, Automatisches Erzeugen der Alfresco Folderstruktur sowie der Dateinamen aus Profilfeldwerten, Suche nach Foldern im Alfresco, Counter über Web-Service, Stempelung des Dokuments vor dem Upload mit Infos aus den Metadaten, Suche nach im Alfresco vorhandenen Dokumenten und Übernahme von Profilwerten usw.
  • Interaktive Verarbeitung – mit OCR und Upload oder alternativ
  • Hintergrund / Batchverarbeitung – für PDF-OCR Konvertierung und Alfresco Upload – der User kann bereits weiterarbeiten während im Hintergrund die OCR Verarbeitung und der Alfresco Upload stattfindet.
  • Bestehende Profilwerte erhalten / Maske löschen
  • Automatisch Laden des nächsten Dokuments aus der Liste – verarbeitetes Dokument wird nach dem Upload gelöscht oder in einen Archivbereich verschoben.

Download ifresco Profiler >>>