ATEX Version 1.0.3 – EMail Absender-Adressen steuern den Export der Anhänge

Über EMail Adressen und Domains können Nachrichten einfach identifiziert werden. Deswegen haben wir mit der Version 1.0.3 eine neue Funktion implementiert mit der es jetzt möglich ist Absender EMail Adressen und Domains einem Export Profil zuzuordnen um in weitere Folge ein “AutoSelect” der Export Profile ausführen zu können.

Aus den markierten Nachrichten werden die Absender Informationen ausgelesen und mit dem im Export Profil hinterlegten Informationen verglichen. Im Fall einer Übereinstimmung wird automatisch das passende Export Profil ausgewählt und verwendet.

EMail Adressen und Domains können nur einem Profil zugeordnet werden. Die manuelle Erfassung ist nicht notwendig da diese Information direkt aus der Nachricht ins Profil übernommen werden kann.

Funktionen – AutoSelect:

  • Automatische Auswahl des Exportprofils auf Basis von hinterlegten EMail Adressen / Domains.
  • Auslesen der Absender EMail-Adressen / Domains aus den Nachrichten und dem Export Profil zuordnen.
  • Manuelles Hinzufügen und Löschen von Absender EMail-Adressen / Domains
  • Anzeige aller aktuell dem Profil zugeordneten Absender EMail-Adressen / Domains
  • Profil AutoSelect – aktivieren / deaktivieren
  • Prüfen ob die EMail-Adressen / Domains bereits zugeordnet wurden – Anzeige und Neuzuordnung

1_Neue Funktion um Absender EMails und Domains der Nachrichten auszulesen und dem aktuellen Profil zuzuordnen  2_Die Absander Adressen und Doamins der markierten Nachrichten können ausgelesen und in das Export Profil übernommen werden  3_Sind Absender Adressen und Domains bereits einem anderen Profil zugeordnet so kommt eine Warnung und mit der Möglichkeit die Zuordnung zu ändern  4_EMail Adressen und Domains können einem Export Profil zugerodnet werden  5_Anzeige der dem aktuell ausgewählten Profil zugeordneten EMails und Domains

Download – ATEX – MS-OL Plugin – Anhänge exportieren >>>

SetDestination Version 3.24.0 – eDocPrintPro Commandline Tool – Zielfolder / Dateinamen setzen

SetDestination ist ein kostenloses Commandline Tool das es ermöglicht den Zielfolder und den Zieldateinamen eines bestimmten eDocPrintPro Druckertreibers zu setzen. Ebenso kann damit gesteuert werden ob der “Speichern unter” Dialog hochkommen soll bzw. ob die Datei direkt ohne Speichern Dialog erstellt werden soll.

Beispiel:

  • SetDestination.exe printer=“eDocPrintPro” folder=“c:\Temp” name=“%DOCNAME%” dialog=“yes”
  • oder dialog=”no” falls der “Speichern unter” Dialog unterdrückt werden soll

printer=<Name des eDocPrintpro Druckers>
folder=<Zielfolder>
name=<Zieldateiname ohne Endung>
dialog=”yes” oder “no” – Speichern unter Dialog anzeigen oder unterdrücken

Für alle Parameter sind die “..” Delimiter nur erforderlich falls im Text Leerzeichen vorhanden sind. Die Angabe des Druckernamens “printer=” ist immer erforderlich und wird auch entsprechend validiert. Alle anderen Parameter sind optional und verändern die bestehenden Einstellungen nur falls diese als Commandline Parameter vorhanden sind und gesetzt werden.

Das Setup installiert das EXE in den Folder C:\Program Files\Common Files\MAYComputer\eDocPrintPro

Download eDocPrintPro – SetDestination >>>

FileConverterPro (FCpro) – Version 1.0.37 – Installationsvoraussetzungen

Bei der Installation von FCpro Version 1.0.37 werden verschiedene Installationsvoraussetzungen geprüft – sind sie erfüllt so werden diese Installationsschritte vom Setup übersprungen und nicht ausgeführt.

Folgende Komponenten werden geprüft und gegebenenfalls nachinstalliert:

Sind diese Komponenten bereits installiert so werden sie nicht nachgeladen und nur FCpro wird installiert. Sind alle oder einzelne Komponenten nicht oder nicht in der passenden Version vorhanden so versucht das FCpro Setup diese von unserem FTP Server nachzuladen und zu installieren. D.h. falls eine Installation ohne Internet Verbindung gemacht werden soll so sollten die Setup´s dieser 3 Komponenten vorher heruntergeladen und in dieser Reihenfolge installiert werden.

Die FCpro Einstellungen und die Lizenz bleiben bei der Deinstallation / Update auf die neue Version erhalten.

Download – FileConverterPro (FCpro) ~250MB >>>

FileConverterPro (FCpro) – Version 1.0.37 verfügbar

Neuerungen FCpro Version 1.0.37:

  • Verarbeitung von MS-Visio Diagrammen – VSD, VSDX sowohl “direkt” ohne MS-Office als auch über MS-Office 2010 / 2013 / 2016 – 32 und 64bit.

Konvertierung von MS-VISIO Diagrammen

  • EMail Kopfzeilen Labels konfigurierbar und über Sprachprofile auswählbar. Bei der Konvertierung von EMails werden Informationen aus dem EMail ausgelesen und in der Kopfzeile angeführt – Von, An, Cc, Bcc,  Betreff  und Anhänge, – diese Labels sind jetzt konfigurier- und änderbar. Es können auch verschiedene Sprachprofile angelegt und in einem Verarbeitungsprofil ausgewählt werden – damit lassen sich die EMail Kopfzeilen auch hinsichtlich der Sprache steuern.

Konfiguration der Sprachprofile für die EMail Kopfzeile  Auswahl des Sprachprofils für die EMail Kopfzeile im FCpro - Verarbeitungsprofil

  • XLSB, PPTM, EMZ Image Format – Unterstützung zusätzlicher MS-Office Dateiformate. Das EMZ Format ist ein von Microsoft festgelegtes Format das in MS-Office Programmen verwendet werden kann. Es ist nicht oft anzutreffen und eher als exotisch einzustufen. Das Format ist eine EMF Datei die Gzip komprimiert ist. Erstellt kann es z.b. über Adobe Illustrator werden. Da es bei einem unserer Kunden in EMails vorgekommen ist wurde es implementiert.
  • MS-Office Option – Text als Bitmap konvertieren falls eine Schrift nicht eingebettet werden kann – Bei der PDF Konvertierung werden die Schriften oder Teile davon (subsets) mit in das PDF Dokument eingebettet. Es gibt jedoch Schriften die aus lizenzrechtlichen Gründen nicht in das PDF eingebettet und damit weitergegeben werden dürfen. Mit dieser Option werden solche Schriften in Bitmaps konvertiert wodurch die Schriften nicht eingebettet werden müssen, die visuelle Erscheinung des Dokuments aber erhalten bleibt.

MS-Office Option - Schrift als Bitmap speichern

  • Text Label für den Web-Service Download konfigurierbar – Der Web-Service Download der erzeugten Dateien (PDF, TXT, JPEG, PNG, SWF) kann per ID Nummer erfolgen. Alternativ dazu kann jetzt auch ein “sprechendes” und konfigurierbares Text Label verwendet werden.

Konfiguration der Label für den Download über Web-Service

  • Zusätzliche Parameter bei der TXT Konvertierung – Seitenformat, Ränder, Schriftstil, Schriftgröße

Zusätzliche Parameter für die TXT Konvertierung

  • Sofortiges Löschen der Jobs inkl. Quelldatei – Beim Web-Service Download kann über einen Parameter mit angegeben werden dass der Job sofort nach dem Download vom FCpro Server wieder gelöscht wird. Damit werden keine Dateien zu hinterlassen die außerhalb der Kontrolle des aufrufenden Systems liegen. Wird jedoch ein Job nicht “abgeholt” und damit auch nicht gelöscht so verbleiben die Jobdaten so lange am Server bis die am Server eingestellte Aufbewahrungszeit abgelaufen ist. Nach Ablauf dieser Zeit wird der Job am FCpro Server automatisch gelöscht. Wird als Aufbewahrungszeit auf 0 (Null) Tage eingestellt so werden automatisch alle Jobs eine Stunde nach dem Upload vom FCpro Server gelöscht.

Jobs werden sofort - max nach einer Stunde gelöscht

  • iFilter Support – schnelle und direkte Text Extraktion – FCpro kann nicht nur dazu verwendet werden um PDF Dateien zu erzeugen sondern auch um die Textinformation aus den Originaldokumenten zu gewinnen.  Diese Textinformaiton wird von DMS / ECM  / Archivsystemen  oder von jeder Volltextsuchengine benötigt um daraus einen Index für die Volltextsuche aufzubauen. Wird mit FCpro eine PDF Datei erzeugt so kann der Text aus dem PDF gewonnen werden.  Dieser Vorgang benötigt jedoch Zeit und Ressourcen. Benötigt man jedoch nur die Textinformation und möchte das möglichst schnell und effizient durchführen so gibt es einen  direkten und sehr schnellen Weg.

Microsoft hat in all seinen Betriebssystemen eine Volltextindexierung und Volltextsuche eingebaut. Alle Microsoft Anwendungen die einen Volltextsuche benötigen und eingebaut haben  z.B. MS-Outlook, MS-SQL, MS-Exchange, MS-Sharepoint usw. greifen auf diese Basisfunktion des Betriebssystems zurück. Viele Dateiformate werden hier unterstützt.  Für manche Dateiformate ist jedoch die zusätzliche Installation eines iFilters erforderlich. Z.B. ist PDF Filter nicht automatisch vorhanden – dieser muss nachinstalliert werden. Für PDf gibt es sowohl einen kostenlosen iFilter von Adobe als auch Filter anderer Hersteller (PDFLib und Foxit). Diese sind jedoch kostenpflichtig und müssen lizenziert werden, verfügen jedoch auch über mehr Funktionen und sind in der Verarbeitung wesentlich schneller als der Adobe iFilter.

Download – PDFLib TET PDF iFilter für Client Betriebssysteme >>>

Download – Demo – Foxit PDF iFilter >>>

Download – Adobe PDF iFilter 11 >>>

FCpro hat mit der Version 1.0.37 jetzt auch die iFilter Funktionen integriert und kann damit sehr schnell Text aus allen unterstützen Dateiformaten extrahieren. Es besteht auch die Möglichkeit ein FCpro Verarbeitungsprofil anzulegen das nur über iFilter den Text extrahiert ohne eine PDF Konvertierung durchzuführen.

Indexierung und ifilter Konfiguration#1  Indexierung und ifilter Konfiguration#2Text Extraktion über iFilter

 Download – FileConverterPro (FCpro) ~250MB >>>

eDocPrintPro Version 3.24.0 verfügbar – speziell angepasst an Windows10

Die Version 3.24.0 wurde jetzt speziell für Windows10 angepasst.

Die bisherigen eDocPrintPro Versionen konnten unter Windows10 installiert und aus fast allen Anwendungen heraus drucken und eine PDF Datei erzeugen. Jedoch werden mit Windows10 verschiedene Anwendungen mit ausgeliefert und installiert die eine an Windows 10 angepasste Benutzeroberfläche und eine besondere  Integration mit Windows10 aufweisen – z.b. der neue Browser “Edge” oder die Programme “Mail” und “OneNote”. Aus diesen Anwendungen heraus war es bisher nicht möglich über eDocPrintPro eine PDF Datei zu erzeugen da auf Grund geänderter Sicherheitsanforderungen der Zugriff geblockt wurde. Mit der Version 3.24.0 haben wir das Problem behoben womit jetzt aus jeder Windows10 Anwendung heraus ein PDF über unseren PDF Druckertreiber erzeugt werden kann.

Download – eDocPrintPro

Download – eDocPrintPro  (ca. 63 MB) >>>

GhostScript 9.18.1 Setup

Download – GhostScript 9.18.1 MSI Setup – 32bit (ca. 16MB) >>>
Download – GhostScript 9.18.1 MSI Setup – 64bit (ca.16MB) >>>

ATEX – MS-Outlook Plugin – Anhänge komfortabel exportieren

Immer öfter werden (PDF) Dateien per EMail verschickt z.b. als Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Rechnungen usw. Um den Exportvorgang zu vereinfachen und zu automatisieren haben wir ein kostenloses MS-Outlook Plugin entwickelt. Die Anwendung ist aus unserem EMail Archiver Plugin entstanden und ermöglicht es in einem Schritt alle Anhänge einer bzw. mehrere Nachrichten oder eines ganzen MS-Outlook Ordners in das Dateisystem zu exportieren. Alle Exporteinstellungen können über Profile konfiguriert und ausgewählt werden. Damit kann einfach und schnell zwischen unterschiedlichen Ablageordnern, Strukturen und Namensgebungen hin und hergeschaltet werden. Z.b. je nach Kunde oder Lieferant. Ebenso ist es möglich eine nachgelagerte Kommandozeilen Anwendung aufzurufen.

Im nächsten Schritt werden wir eine Erweiterung implementieren um auf Basis der Absender EMail Adresse automatisch das Export Profil auszuwählen und damit den Ablageort zu steuern.  Der ATEX Plugin kann auch als Ergänzung zu PDFmdx verwendet werden um z.b. Informationen aus den empfangenen und über ATEX exportierten PDF Dokumenten auszulesen.

ATEX – Funktionen:

  • MS-Outlook Plugin für Office 2010 / 2013 / 2016 – 32 und 64bit Version
  • Export von Anhängen aus EMail Nachrichten / Ordnern in das Dateisystem
  • Konfiguration und Auswahl von Exportprofilen
  • Selektion von Anhängen über den Dateityp / Erweiterung
  • Konfiguration von Ziel Start-Ordner, Ordnerstruktur, Dateiname unter Verwendung von Variablen aus der EMail Nachricht
  • Aktion nach dem Export – Markieren, Verschieben, Löschen – der Nachricht
  • Export von Metadaten der Nachricht als XLS, CSV, XML, als Gesamt- oder Einzeldatei
  • Aufruf einer Kommandozeilen-Anwendung mit Übergabe von Parametern
  • Loggin der Exportvorgänge

01_Anhänge aus EMails oder Outlook Ordnern exportieren  02_Auswahl des Export Profils  04_Anhänge können direkt aus der Vorschau exportiert werden  05_Der Anhang Export kann auch aus der geöfneten Nachricht heraus erfolgen  06_Export Einstellungen können über Profile verwaltet werden  07_Für den Export können die Informationen aus Nachricht verwendet werden  08_Aktionen die mit der Nachricht - nach dem Export erfolgen sollen  09_Zusätzlich zum Export der Anhänge können auch die Metadaten exportiert werden  10_Über die Kommandozeilen Integration lassen sich nachgelagerte Anwendungen mit Parmetern aufrufen  11_Über ein Log lassen sich die Exportvorgänge protokollieren

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