EMail Archiver für FileConverter Pro – Version 2 verfügbar

Mit der EMail Archiver Version 2 wurden einige wesentliche  Erweiterungen implementiert:

  • Archivieren einzelner oder mehrere markierter EMails, ganzer Ordner bzw. Ordnerstrukturen als MSG, EML, PDF, PDF/A-1b, PDF/A-3b bzw. kombiniert als MSG/EML und PDF.
  • Konvertieren – einzelner bzw. mehrerer markierter EMails oder Anhänge nach PDF bzw. PDF/A.
  • Gesamt PDF erzeugen – mehrere markierte EMails, Anhänge oder Outlook Ordner können nach PDF bzw. PDF/A konvertiert und in einem Schritt sofort zu einem Gesamt PDF zusammengefügt werden.
  • Direkte Integration in die MS-Outlook Oberfläche als installierbarer MS-Outlook Plugin für die 32bit MS-Office Versionen 2007 / 2010 und 2013.

 1_EMail Archiver direkte integration in das MS-Outlook Userinterface - FCpro Profilauswahl, Konfiguration, Hintergrundverarbeitung  2_EMail Archiver - über das Context Menü können einzelne oder mehrere markierte EMails - archiviert, konvertiert oder zu einem Gesamt PDF zusammengemischt werden  3_EMail Archiver - auch Anhänge lassen sich konvertieren und zu einem Gesamt PDF zusammenmischen  4_EMail Archiver - über das Context Menü können markierte Folder bzw  EMail-Archiver-EMails-with-contaienr-attachments-or-nested-attachments-are-correct-expanded-converted-and-the-bookmark-structure-is-created

  • Die Folderstruktur und der Dateiname der archivierten Nachrichten kann über eine Vielzahl an Variablen der EMail Nachricht aufgebaut werden.

 2_EMail Archiver Archivierungs Konfiguration

  • Archivierte EMails können mit Outlook Kategorien versehen, in einen anderen Ordner verschoben bzw. automatisch gelöscht werden.
  • Hintergrundverarbeitung – Optional kann eine Hintergrundverarbeitung angestoßen werden. Bei größeren Mengen an Dokumenten die archiviert oder konvertiert werden sollen kann der Benutzer weiterarbeiten während im Hintergrund die Verarbeitung über einen getrennten Dienst erfolgt.

5_EMail Archiver Einstellungen für die Hintergrundverarbeitung

  • Logging – Ermöglicht es alle Verarbeitungsschritte in einer Log Datei zu protokollieren.

6_EMail Archiver Einstellungen für Logging

  • Die Metadaten der archivierten EMails können in eine XLS Datei weggeschrieben werden (Datum, Uhrzeit, Tag, Monat, Jahr, Betreff, Von, An, Outlook Ordner, Outlook Pfad, Thread ID, Message ID, Eltern Thread ID, Eltern Message ID, Zähler, PDF Ziel Pfad, Anzahl der Anhänge, Namen der Anhänge).

3_EMail Archiver Export der EMail Metadaten nach XLS   3 1 EMail Archiver - Beim Archivieren können die Metadaten der archivierten Nachrichten in ein XLS weggeschrieben werden

  • Die Konvertierung nach PDF bzw. PDF/A erfolgt Remote über den FileConverter Pro Server der über SOAP/REST (HTTP/HTTPS) angesprochen wird. Der FileConverterPro Server kann sich im eigenen Netz befinden oder gehostet über das Internet als Service zugänglich sein.  Am Server hinterlegte Konvertierprofile können ausgewählt werden und steuern die PDF Konvertierung.

1_EMail Archiver FileConverter Pro Login Settings

  • PDF/A-3b wird als ideales Format für die Langzeitarchivierung unterstützt – dabei wird die Original EMail (MSG) sowie alle darin enthaltenen Anhänge im Ursprungsformat komprimiert im PDF eingebettet und sind aus diesem Container jederzeit wieder aufrufbar bzw. können von dort exportiert werden. Ideal, da das ISO normierte Dokumentenformat für die Anzeige, Suche und Ausdruck verwendet wird und gleichzeitig auch die Original Dokumente erhalten bleiben.
  • PDFExport Einstellungen – ermöglichen eine Vielzahl an Zusatzfunktionen für die erzeugten PDF Dokumente – Ausfüllen der PDF Profilfelder über Variable, Festlegen der Voreinstellungen für das Öffnen der PDF Dokumente, PDF Sicherheitseinstellungen – Passworte, Beschränkungen. Seitennummerierung, Überlagern und Hinterlegen von PDF Vorlagen, Nummerierung der Lesezeichen, Deckblatt mit Editor und Verwendung von Variablen, Automatisches Erzeugen eines Inhaltsverzeichnisses inkl. Editor, Definition von Textstempel.

4_EMail Archiver PDFExport Einstellungen

Besonderheiten – PDF Konvertierung von EMail Nachrichten:

  • EMail Dokumente sind Container Formate die jedenfalls aus der Nachricht (Body) sowie optional aus Anhängen besten können. Der Body kann im HTML, TXT oder RTF Format erstellt sein – Der EMail Archiver konvertiert all diese Formate – extrahiert Metadaten aus dem EMail und erzeugt daraus die Kopfinformation (Von, Datum/Uhrzeit, An, CC, Betreff, Anhänge) für die erste Seite  des PDF´s.
  • Anhänge können selbst wieder EMail Nachrichten (MSG / EML) oder beliebige andere Dokumentenformate sein. Damit können beliebig tiefe Verschachtelungen entstehen. Ebenso können EMails auch andere Container Dokumente wie z.b. ZIP, RAR oder 7ZIP enthalten – diese wiederum können ebenfalls wieder Container enthalten bzw. können auch ganze Folderstrukturen abbilden.
  • Der EMail Archiver ist in der Lage all diese Verschachtelungen aufzulösen, zu konvertieren und zu einem Gesamt PDF zusammenzufügen. Dabei wird die ursprüngliche Struktur als PDF Bookmark Struktur abgebildet. Bestehende Bookmark Strukturen z.b. aus MS-Word oder PDF Dokumenten werden übernommen, die Ordnerstrukturen aus z.b. ZIP Containern ebenfalls.
  • Nicht konvertierbare Dokumentenformate werden übergangen, an Stelle dessen werden falls gewünscht automatisch Platzhalter-Seite eingefügt.
  • Images und gescannte Dokumente (z.b. TIFF, JPEG, PDF-Image) können mittels OCR in durchsuchbare PDF´s konvertiert werden.
  • Bei PDF/A-3b als Ausgabeformat werden die Ursprungsdokumente (MSG+alle Anhänge) im PDF komprimiert eingebettet und bilden damit eine ideale Basis für die Langzeitarchivierung. Das ISO normierte PDF/A-3 bietet Voransicht, Suche und Druckmöglichkeit und zusätzlich sind im PDF alle Dokumente im Ursprungsformat eingebettet und können von dort jederzeit geöffnet bzw. auch exportiert werden.

Unterstützte Dokumentenformate:

Folgende Dokumentenformate werden vom EMail Archiver zusammen mit dem FileConverter Pro unterstützt und ermöglichen die Konvertierung nach nach PDF, PDF/A-1b und PDF/A-3b:

  • DOC, DOCX, DOCM, RTF, TXT, ODT
  • XLS, XLSX, XLSM
  • PPT, PPTX, PPS, PPSX,
  • FDF, XFDF (Adobe Formulare),
  • XML
  • PNG, BMP, TIF, TIFF, JPG, JPEG, GIF
  • ZIP, RAR, 7Z,
  • MSG, EML,
  • PDF,
  • HTM, HTML, MHTML,
  • PMTX (PDFMerge)
  • DWG, DXF, DWF
  • Abbyy: PDF, TIF, TIFF, PNG, JPG, JPEG, BMP, GIF, PCX, DCX, JP2, JPC, DJV, DJVU, WDP
  • iOCR:  PDF, TIFF, JPEG, PNG

Download – EMail Archiver MS-Outlook Plugin für FileConverterPro >>>

Für Tests kann der von uns gehostete FileConverter Pro Testserver verwendet werden – dieser ist nach der Installation im EMail Archiver bereits voreingestellt.

iPaper – Neue Version 2.1.41

Mit der iPaper Version 2.1.41 wurden folgende Erweiterungen implementiert:

  • Neue QuickPrint / DruckServer Aktion für schnelle Ausdrucke auf physische Drucker
  • Neue Setup Option – “Terminal Server Installation” setzt die AutoStart Funktion entsprechend anders.
  • Warnhinweis bei fehlender “Concurrent” Lizenz – verhindert ein mit “Demo” gestempeltes Dokument.
  • Parallele Abarbeitung von iPaper Druckjobs – Dokumente können nicht “verloren” gehen.

QuickPrint / DruckServer Aktion

Die bestehende AutoPrint Druckaktion bietet zwar eine Vielzahl an Optionen und Einstellmöglichkeiten, ist jedoch auf bestimmten Druckern recht langsam in der Verarbeitung uns Ausgabe. Aus diesem Grund haben wir die “QuickPrint / PrintServer” Aktion implementiert die alternativ verwendet werden kann – dazu muss man nur die neue Aktion hinzufügen und die bestehende AutoPrint Aktion deaktivieren oder entfernen. Die Funktion unterstützt sowohl den direkten lokalen Druck auf einen ausgewählten Drucker als auch unseren PDF2Printer Druckserver. Beim Druckserver wird die PDF Datei zusammen mit der Druckerinformation übergeben – womit der Rechner lokal sofort wieder frei ist da die weitere Druckausgabe über den  Windows Dienst oder über einen eigenen zentralen Druckserver erfolgt. Wie alle anderen Aktionen kann auch QuickPrint über XML Kommandos gesteuert werden.

QuickPrint & PrintServer - neue iPaper Druck Aktion  QuickPrint & PrintServer Action XLM control

 

Setup Option – Terminal Server / AutoStart

Mit der neuen Setup Option “Terminal Server Installation” – Ja / Nein kann das AutoStart Verhalten von iPaper festgelegt werden. Bei Installation auf einem Terminal Server erfolgt die Lizenzierung über die gleichzeitige Nutzung – wobei hier pro gestarteter Anwendung eine Lizenz “verbraucht” wird. Bisher war die AutoStart Option generell für alle User gleich, d.h. am Terminal Server konnten falls nicht genug Lizenzen vorhanden waren der AutoStart nicht verwendet werden und die Anwender die iPaper verwenden wollten mussten manuell starten.

Setup Option - Terminal Server Installation

Die AutoStart Option wird jetzt zwischen Terminal Server und normalen Arbeitsstationen unterschiedlich gehandhabt:

Terminal Server:

  • AutoStart ist nicht standardmäßig aktiviert – der Anwender muss die Option selbst setzten damit nur die gewünschte Anzahl an Lizenzen verbraucht wird.
  • Die AutoStart Einstellung und Speicherung erfolgt individuell pro User und nicht generell für alle User / ganzen Rechner.
  • HKEY_LOCAL_MACHINE\Software\Microsoft\Windows\CurrentVersion\Run – Schlüssel Name: TS, value = yes
  • Falls  TS=yes gesetzt ist wird als nächstes der Registry Key  HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Windows\Current\Version\Run ausgelesen und überprüft ob ein Pfad hier eingetragen ist oder nicht. Standardmäßig ist hier nichts eingetragen und daher wird iPaper nicht automatisch gestartet. Wird aber die Option “AutoStart” im iPaper aktiviert – so wird der Pfad für den automatischen Start hier eingetragen. Dadurch wird iPaper nicht automatisch gestartet. Nur falls der User die “AutoStart” Option individuell aktiviert, wird der Pfad eingetragen und die Anwendung wird beim Logon gleich automatisch mit gestartet.

Normale Arbeitstation:

  • Ist beim Setup die Terminal Server Option nicht eingehakt. so schreibt das Setup automatisch den Pfad von iPaper in den Run Key von HKEY_LOCAL_MACHINE\Software\Microsoft\Windows\CurrentVersion\Run – iPaper.NET = <path>. Damit wird iPaper generell für alle Benutzer des Rechners gestartet. Die AutoStart Option ist bei normalen Arbeitstationen damit standardmäßig aktiv.

 

Warnhinweis bei fehlender Lizenz

Speziell bei Verwendung von Concurrent Lizenzen auf Terminalservern und bei der “Silent” Verarbeitung ohne Userinterface und ohne Voransicht ist es immer wieder vorgekommen dass mehr Anwender iPaper gestartet hatten als Lizenzen vorhanden waren – Die User die über dieses Limit gekommen sind haben bisher bei der Druckausgabe über iPaper keinen expliziten Hinweis darauf bekommen und im Ergebnis wurde ein PDF Dokument mit einem roten “Demostempel” erzeugt und eventuell auch verschickt.

Warnhinweis - keine gültige Lizenz vorhanden Demostempel wird aufgebracht falls keine gültige Lizenz vorhanden ist

 

Parallele Abarbeitung von iPaper Druckjobs

Bisher musste die komplette vorangegangene Verarbeitung abgeschlossen sein bevor der nächste Druckvorgang gestartet werden konnte. Wurde darauf nicht geachtet so konnte es vorkommen Dokumente dazwischen “verschluckt” wurden. iPaper in der Client Version ist prinzipiell nicht für eine Massen- bzw. Batch-Verarbeitung konzipiert. Für diesen Anwendungsbereich gibt es den iPaper Server als Windows Dienst mit Folder-Monitoring. Es gibt jedoch auch Situationen wo es notwendig sein kann eine parallele Verarbeitung zu ermöglichen z.b. falls eine (z.b. AutoPrint) Aktion länger dauert und der User bereits das nächste Dokument erzeugt, sollten keine Dokumente “verloren” gehen.

Jetzt ist es auch möglich mehrere Ausgaben kurz hintereinander zu starten ohne dass Dokumente “verloren” gehen. iPaper wird in dem Fall parallel geöffnet und es findet eine parallele Verarbeitung statt. Damit werden alle Dokumente die erzeugt werden auch verarbeitet.

Download – iPaper 32 & 64bit >>>
Paper – Dokumentation – XML Kommandos >>>