ATEX – MS-Outlook Plugin – Anhänge komfortabel exportieren

Immer öfter werden (PDF) Dateien per EMail verschickt z.b. als Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Rechnungen usw. Um den Exportvorgang zu vereinfachen und zu automatisieren haben wir ein kostenloses MS-Outlook Plugin entwickelt. Die Anwendung ist aus unserem EMail Archiver Plugin entstanden und ermöglicht es in einem Schritt alle Anhänge einer bzw. mehrere Nachrichten oder eines ganzen MS-Outlook Ordners in das Dateisystem zu exportieren. Alle Exporteinstellungen können über Profile konfiguriert und ausgewählt werden. Damit kann einfach und schnell zwischen unterschiedlichen Ablageordnern, Strukturen und Namensgebungen hin und hergeschaltet werden. Z.b. je nach Kunde oder Lieferant. Ebenso ist es möglich eine nachgelagerte Kommandozeilen Anwendung aufzurufen.

Im nächsten Schritt werden wir eine Erweiterung implementieren um auf Basis der Absender EMail Adresse automatisch das Export Profil auszuwählen und damit den Ablageort zu steuern.  Der ATEX Plugin kann auch als Ergänzung zu PDFmdx verwendet werden um z.b. Informationen aus den empfangenen und über ATEX exportierten PDF Dokumenten auszulesen.

ATEX – Funktionen:

  • MS-Outlook Plugin für Office 2010 / 2013 / 2016 – 32 und 64bit Version
  • Export von Anhängen aus EMail Nachrichten / Ordnern in das Dateisystem
  • Konfiguration und Auswahl von Exportprofilen
  • Selektion von Anhängen über den Dateityp / Erweiterung
  • Konfiguration von Ziel Start-Ordner, Ordnerstruktur, Dateiname unter Verwendung von Variablen aus der EMail Nachricht
  • Aktion nach dem Export – Markieren, Verschieben, Löschen – der Nachricht
  • Export von Metadaten der Nachricht als XLS, CSV, XML, als Gesamt- oder Einzeldatei
  • Aufruf einer Kommandozeilen-Anwendung mit Übergabe von Parametern
  • Loggin der Exportvorgänge

01_Anhänge aus EMails oder Outlook Ordnern exportieren  02_Auswahl des Export Profils  04_Anhänge können direkt aus der Vorschau exportiert werden  05_Der Anhang Export kann auch aus der geöfneten Nachricht heraus erfolgen  06_Export Einstellungen können über Profile verwaltet werden  07_Für den Export können die Informationen aus Nachricht verwendet werden  08_Aktionen die mit der Nachricht - nach dem Export erfolgen sollen  09_Zusätzlich zum Export der Anhänge können auch die Metadaten exportiert werden  10_Über die Kommandozeilen Integration lassen sich nachgelagerte Anwendungen mit Parmetern aufrufen  11_Über ein Log lassen sich die Exportvorgänge protokollieren

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