Neuerungen Version 4.3.0:

Import & Export aller PDF Export Einstellungen: Alle Konfigurationseinstellungen der recht umfangreichen PDF Export Settings können jetzt als *.gfix (=Zip) Datei exportiert und auch wieder importiert werden. Dabei werden nicht nur die Einstellungen in diese Datei gepackt, sondern auch alle verbundenen externen PDF, DOC und TOC Dateien. Damit ist es problemlos möglich die komplette Konfiguration dieser Funktion zwischen unterschiedlichen Anwendungen und Rechnern auszutauschen bzw. Konfigurationen einmal zu erstellen und dann zu verteilen. Wir werden diese Import / Export Funktion auch zum FileConverterPro hinzufügen und in weiterer Folge wird es auch einen PDFExport Editor geben mit dem man solche Dateien eigenständigen schreiben, lesen und bearbeiten können wird.

Download – EMail Archiver MS-Outlook Plugin für FileConverterPro >>>

Für Tests kann der von uns gehostete FileConverter Pro Testserver verwendet werden – dieser ist nach der Installation im EMail Archiver bereits voreingestellt.

Neuerungen Version 4.2.0:

• 64bit – MS-Office Support für 2010 / 2013 und 2016

die Version MS-Office 2007 – 32 und 64bit wird vom EMail Archiver nicht unterstützt da sich das Userinterface der Version 2007 generell unterscheidet und nicht auf den Ribbon Menüs aufbaut.

• Metadaten Export

Bei der Archivierung der EMail können neben der MSG/EML/PDF Datei jetzt auch die verfügbaren Metadaten der EMail Nachricht  weggeschrieben werden. Die Metadaten können als XLS, CSV oder XML Datei exportiert werden. Die Datensätze der Nachrichten werden entweder in einer einzigen Datei oder pro Nachricht in Einzeldateien ausgegeben.

Folgende Variablen aus den Metadaten stehen zur Verfügung:

%CONVERSION PROFILE% – ausgewähltes FCpro Konvertierungsprofil

%PATH% – vollständiger Pfad zum MSG/EML/PDF bzw. Anhang

%FILETYPE% – Dateitype = Dateierweiterung (PDF, MSG, EML, DOCX….)

%COUNTER% – Zähler – wird für jeden Export / Konvertier-Vorgang erhöht

%MESSAGE DATE% – Empfangsdatum der Nachricht

%MESSAGE TIME% – Empfangsuhrzeit der Nachricht

%DAY% – Empfangstag

%DAY2% – Empfangstag als 2stellige Ziffer

%MONTH% – Empfangsmonat

%MONTH2% – Empfangsmonat als 2 stellige Ziffer

%YEAR% – Empfangsjahr

%YEAR2% – Empfangsjahr als 2stellige Ziffer

%SUBJECT% – Betreff der Nachricht

%FROM% – Absender

%TO ALL% – alle Empfängeradressen getrennt mit ;

%TO FIRST% – nur der erste Empfänger

%OL NAME% – Name des Outlook Ordners

%OL PATH% – der komplette Pfad des Outlook Ordners

%OL USER% – der angemeldete Outlook Benutzer

%THREAD ID% – ID aller zusammenhängenden Nachrichten

%MESSAGE ID% – ID der Nachricht

%PARENT THREAD ID% – ID aller zusammenhängenden Eltern Nachrichten

%PARENT MESSAGE ID% – ID der Eltern Nachricht

%ATTACHMENT COUNT% – Anzahl der Anhänge

%ATTACHMENT NAMES% – Name aller Anhänge getrennt mit ,

Diese  Metadaten Variablen können aber auch in den PDF Export Einstellungen (= PDF Infofelder, Inhaltsverzeichnis, Stempel, Kopf und Fußzeilen und Deckblatt) sowie für die Ordnerstruktur, den Dateinamen als auch bei der Integration über die Kommandozeilen Verarbeitung verwendet werden.

 

• Read Only der Standard- und der User-Einstellungen

Ist die Konfigurationsdatei der Standardeinstellungen – C:\ProgramData\EmailArchiver\Config\configSettings.XML – „read only“ so wird dies erkannt und die Funktion / Schaltfläche „Konfiguration als Standard speichern“ wird deaktiviert. Ebenso wird erkannt ob die User Konfigurationsdatei – C:\ProgramData\EmailArchiver\Config\<User>\configSettings.XML – „read only“ ist – in diesem Fall werden alle Eingabefelder und Funktionen der Konfigurationseinstellungen automatisch deaktiviert so dass der User keine Änderungen vornehmen kann.

• Anzeige der Konvertierfehler 

Je nach Konfiguration des FileConverterPro kann im Fehlerfall entweder eine Platzhalterseite erzeugt oder ein „echter“ Fehler an den Client zurückgemeldet werden. Wird ein Fehler zurückgemeldet so wird diese Information jetzt auch ausgewertet, angezeigt und protokolliert. Bei der Hintergrundverarbeitung gibt es einen eigenen „Error“ Tab. Dort werden alle aufgetretenen Fehler gelistet. Ebenso gibt es im Log einen eigene Spalte geführt in dem der Status „Ok“ bzw. „Error“  protokolliert wird.

• Log Datei als CSV

Die Log Datei wird jetzt als CSV mit „Spaltentrennung“  erzeugt um die Information mit MS-Excel auswerten zu können (importieren, sortieren, filtern usw.)

• Log Datei mit Job-Nummer / Zähler

In der Log Datei wird pro Vorgang /  Job eine Zähler hochgezählt und als erste Spalte ausgegeben. Jobs werden auch parallel verarbeitet wodurch einzelne Verarbeitungsschritte und damit Log-Einträge zeitlich nicht aufeinanderfolgend erstellt werden. Über diese ID ist es möglich alle zu einem einzelnen Job gehörige Log Einträge zu finden.

• Log Datei mit – „Ok“, „Error“ Status Spalte 

Um mögliche Fehler schneller lokalisieren und filtern zu können gibt es im Log eine eigene Status Spalte.

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Für Tests kann der von uns gehostete FileConverter Pro Testserver verwendet werden – dieser ist nach der Installation im EMail Archiver bereits voreingestellt.

Um bei der Installation eine an die individuellen Bedürfnisse angepasste Konfigurationsdatei  verwenden zu können verwendet der EMail Archiver eine Template XML Config Datei die entsprechend angepasst und verteilt werden kann.

Startet der Benutzer die Anwendung das erste Mal so wird diese Template Datei als Vorlage hergenommen und  als Benutzer Konfiguration verwendet. Standardmäßig zu finden ist diese configSettings.XML Datei unter: C:\ProgramData\EmailArchiver\Config – Dieser Pfad kann jedoch auch auf einen zentralen Netzwerk Share geändert  werden. 

Sollen die aktuellen Einstellungen als Standard für alle neu angelegten Benutzer vorgegeben werden so steht die Funktion „Konfiguration als Standard speichern“ zur Verfügung.

Um zu verhindern dass Konfigurations-Einstellungen verändert werden gibt es in der configSettings.XML Datei den Eintrag ReadOnlyConfig. Wird dieser auf YES gesetzt so kann die Konfiguration über das Userinterface nicht mehr verändert werden.

In den Konfigurationseinstellungen des EMail Archivers ab der Version 4.0.7 gibt es die Möglichkeit den Start-Ordner für die Konfigurationseinstellungen individuell vorzugeben. Damit können die Standard- und die individuellen Benutzer-Einstellungen auch zentral auf einem Netzwerk-Share abgelegt werden. Wird der Pfad geändert so werden alle bestehenden Konfigurationsdateien – auch die Login Profile und die PDFExport Profile in den neu ausgewählten Ordner kopiert.

Die Information wohin der Pfad für die Konfigurationsdateien zeigt wird lokal im Pfad

• C:\ProgramData\EmailArchiver\SettingsFolderInfo.xml abgespeichert.
• z.b. <InfoRootSettingsFolder RootFolderPath=“\\freenas\wmay\EMailArchiver_Settings\“ />

Über das Setup kann dieser Pfad auch bereits voreingestellt und mit übergeben werden.

Für das EMail Archiver Setup stehen die Commandline Parameter rootfolder= sowie /quiet zur Verfügung. Rootfolder legt den Start-Ordner der Konfigurations-Einstellungen fest und /quiet ermöglicht die „lautlose“ Installation ohne Dialoge.

• Beispiel: „C:\Users\testuser\Desktop\EMail Archiver Enterprise.exe“ rootfolder=“\\freenas\wmay\EMailArchiver_Settings“ /quiet

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Für Tests kann der von uns gehostete FileConverter Pro Testserver verwendet werden – dieser ist nach der Installation im EMail Archiver bereits voreingestellt.

Vor kurzem ist die neue MS-Office Version 2016 verfügbar. Wir haben die aktuelle Version unseres EMail Archiver Plugins für MS-Outlook bereits erfolgreich mit MS-Office 2016 unter Windows 10 getestet. Somit kann der EMail Archiver Plugin mit den MS-Outlook Versionen 2007 / 2010 / 2013 und 2016 verwendet werden.

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