Kategorie: PDFmdx

PDFmdx Version 3.11.1

Neuerungen der PDFmdx Version 3.11.1:

  • PDF Passwortschutz über Variablen: Immer mehr PDF Dokumente sollen per EMail verschickt werden. Oft enthalten diese aber Informationen die nicht ungeschützt per EMail übermittelt werden sollen und dürfen. z.b. Dokumente aus der Lohnverrechnung. Für solche Anwendungsfälle muss ein mit dem Empfänger individuell vereinbartes Passwort verwendet werden. Mit der neuen PDFmdx Version können jetzt auch Variablen und damit Werte die aus dem Dokument ausgelesen werden für die Verschlüsselung und den Schutz der PDF verwendet werden. Durch die ebenfalls neue Funktion eine externe CSV Dateien als Ersatztabellen zu verwenden, können Passwortlisten auch extern gehalten werden um z.b. eine Kundennummer aus dem Dokument als Schlüssel für die Passwortvergabe zu nutzen.
  • AES 256 – Verschlüsselung: Durch die Aktualisierung der PDFSecureSign Komponente ist es jetzt auch möglich die PDF Dateien durch eine AES 265 Verschlüsselung noch besser zu schützen.

  • CSV Lookup Datei: Bei der Felddefinition gibt es eine Funktion um ausgelesene Werte zu ersetzen. Bisher mussten die Werte über den PDFmdx Editor erfasst und verwaltet werden. Jetzt gibt es auch die Möglichkeit eine externe CSV Datei als Ersatztabelle zu verwenden. <Text>;<Ersetzen mit>. z.b. für EMail Adressen oder Passwortlisten wobei beispielsweise die Kundennummer als Schlüssel verwendet wird. Der CSV Lookup wird an die über den Editor konfigurierte Ersatztabelle angefügt und hat damit niedrigere Priorität.

  • ZUGFeRD XML Extraktion: Falls eine zu verarbeitende PDF Datei bereits eine ZUGFeRD XML enthält gibt es jetzt eine Funktion um diese XML zu erkennen und in einen konfigurierbaren Ordner zu exportieren. Der Name der XML wird auf Basis der über PDFmdx erstellten PDF Datei  erzeugt.

  • EMail Absender über Variablen: Bei der EMail Konfiguration konnte bisher nur pro Vorlage eine individuelle Absenderadresse angegeben werden. Jetzt ist es auch möglich die Absenderadresse für jedes Dokument / EMail individuell über Variablen zu vergeben.

  • Bedingungen für EMail und Druck: Bisher konnte der EMail Versand und die Druckausgabe für eine Vorlage nur entweder generell aktiv oder inaktiv geschaltet sein. Jetzt ist es auch möglich den EMail Versand und die Druckausgabe individuell pro Dokument über Bedingungen zu steuern. Dafür steht ein Bedingungseditor gleich wie für das Erkennen / Teilen der Dokumente zur Verfügung.

  • Fehlerbehebung: Konfigurationsänderungen im PDFmdx Editor wurden nicht gespeichert.

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PDFmdx Version 3.9.0

Neuerungen der PDFmdx Version 3.9.0:

  • Manuelle Sicherung von Vorlagen: Funktion um die Sicherung aller oder einzelne Vorlagen manuell anzustoßen. Die Sicherungsdateien (*.pmdx) werden in einem konfigurierbaren Ordner abgelegt und über ihren Namen bestehend aus Vorlage / Datum / Zeit unterschieden.

 

  • Über Bedingungen, Dateien in einen in einen anderen Ordner verschieben: Damit können Dateien die nicht verarbeitet werden sollen, vor der eigentlichen PDFmdx Verarbeitung über Bedingungen ausgesondert bzw. in einen anderen Verarbeitungsordner „umgeleitet“ werden. Dafür wird eine normale Vorlage mit Bedingungen verwendet. Trifft eine Bedingung zu so wird die Datei aus dem Eingangsordner ohne weitere PDFmdx Verarbeitung direkt in den konfigurierten Zielordner verschoben.

  • Die PDF2Printer – Druck-Integration wurde überarbeitet und erweitert: Die Auswahl der Variablen zur Steuerung erfolgt direkt über die Felder einer Vorlage. Über den Dokumenteninhalt kann neben dem Drucker jetzt auch der Papierschacht ausgewählt werden.

  • Variablen für den Dateinamen der Metadaten-Datei (CSV, XLS…): Statt einen fix vorgegebenen Namen können jetzt alle zur Verfügung stehenden Variablen verwendet werden.

  • Vertikal dynamische Felder sind jetzt nicht nur bei Gruppen- sondern auch bei Untergruppenfeldern verwendbar.

  • Feldposition bleibt erhalten und kann wiederhergestellt werden: Wurde für ein Layout eine andere PDF Vorlagen Datei ausgewählt so konnte es vorkommen dass die Positionierung/Größe der Felder auf der Vorlage „verlorenging”. Z.b.: falls das neue PDF weniger Seiten hatte oder Felder entfernt und danach wieder hinzugefügt wurden. Dabei blieb die Feld Position und Größe nicht erhalten. Die Felder musste neu positioniert und der Auslesebereich neu festgelegt werden. Jetzt wird diese Information in der Datenstruktur gespeichert auch falls das Feld nicht mehr auf einer Seite positioniert ist. Damit kann die Feld-Position und Größe über “Bereich hinzufügen” wieder hergestellt werden.

 

  • Datei / Ordner-Link im XLS hinterlegen:  Eine neue Option ermöglicht es in der XLS Ausgabedatei einen Link unter die Spalten für “%OUTPATH%”, “%OUTFILENAME%” und “%OUTFOLDER%” zu hinterlegen. Damit lässt sich die PDF-Datei bzw. der Ordner direkt über eine Klick auf die Zelle im XLS öffnen.

  • Aktualisierung der PDFCompressor, PDFSign, PDF2PDFA Basiskomponenten auf den aktuellen Stand.
  • Die Endverarbeitung für PDF/A Konvertierung, PDF Komprimierung und PDF Signatur erfolgt jetzt nicht mehr im Ausgabe- sondern in einem temporären Ordner. Erst nachdem alle Verarbeitungsschritte abgeschlossen sind, wird die PDF Datei in den endgültigen Zielordner verschoben.
  • Fehlerbehebungen: PDFmdx Editor: Email Einstellungen für alle Bilder einbetten, Email versenden, EMail Filter Optionen wurde nicht gespeichert, Aus über iPaper erzeugte PDF Dateien konnte kein Text ausgelesen werden, Metadaten Datei wurde nicht erzeugt, falls keine Felder auf dem Layout positioniert wurden.

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PDFmdx Version 3.8.1 – DataMatrix 2D Barcode für Pitney Bowes Relay Kuvertiersystem

Neuerungen der PDFmdx Version 3.8.1:

  • Pitney Bowes DataMatrix Barcode:

Mit dem Pitney Bowes Relay Kuvertiersystem ist es möglich Briefe oder Rechnungen automatisch zu kuvertieren. Das Kuvertiersystem verfügt über eine Kamera um einen auf der Seite aufgebrachten DataMatrix 2D Barcode zu erkennen, auszulesen und damit die Kuvertiermaschine zu steuern.  Der 2D Barcode muss einen genau definierten Aufbau haben. Er enthält eine 14 stellige Kennung des Dokuments, z.b. die Rechnungsnummer, die Seitennummer im Dokument, die Anzahl der Seiten des Dokumentes und am Ende einen Zähler der über das ganze Dokument fortlaufend sein muss. Über diesen Code kann die Kuvertiermaschine erkennen wann ein neuer Brief beginnt und auch feststellen ob ein Blatt fehlt oder nicht in der richtigen Reihenfolge im Stapel liegt.

Bei der Stempel Variablendefinition gibt es jetzt eine eigene “Pitney Bowes” Checkbox um einen solchen vorgegebenen Aufbau zu erzeugen und als DataMatrix 2D Barcode auf die einzelnen Seiten aufzubringen.

Die Eingangs- als auch die Ausgangsdateien werden über den Dateinamen sortiert verarbeitet, sowie sortiert ausgegeben, z.B. über die aus der Rechnung ausgelesene Rechnungsnummer. Mit Hilfe der Merge2Print Kommandozeilen Anwendung kann anschließend eine sortierte PDF Gesamt-Datei für den Ausdruck erzeugt werden.  Auf Grund der Anforderung, dass der gesamte Ablauf sortiert erfolgen muss, kann nur der ausführbare EXE Prozessor von PDFmdx nicht jedoch der PDFmdx Dienst verwendet werden. Zusätzlich muss “Blockverarbeitung” aktiviert werden.

 

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  • Start der Verarbeitung über *.rd Datei:

Bisher konnte die PDFmdx Verarbeitung (ausführbare EXE Anwendung oder Windows Dienst) entweder zeitgesteuert (Timer, Datum, Täglich, Wöchentlich) oder über das Einfügen von PDF Dateien in einen überwachten Ordner gestartet werden. Es gibt jedoch Anwendungen bei denen es wichtig ist, dass zuerst alle Dateien im Eingangsordner vorhanden sind um erst dann eine sortierte Verarbeitung zu starten. Dafür gibt es jetzt die *.rd Option. Ist diese Option aktiviert so startet die Verarbeitung erst wenn eine *.rd Datei z.b. “Ready.rd” in den überwachten Ordner kopiert wird. Damit kann die Verarbeitung kontrolliert zum gewünschten Zeitpunkt gestartet werden.

 

Info: Ab der PDFmdx Version 3.8.0 ist .NET Runtime Version 4.5 erforderlich

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PDFmdx Version 3.7.4

Neuerungen PDFmdx Editor Version 3.7.4:

  • Automatische Sicherung der Vorlagen beim Start: Aktivieren der Funktion, Pfadangabe für die Sicherungen, Sicherungen werden mit Datum und Zeit gekennzeichnet und rotierend ersetzt.

  • Suchfunktion für Bedingungen: Vorwärts / Rückwärts Suche, Volltextsuche in den Bedingungen, Auswahl der gefundenen Bedingung, Über das Kontextmenü kann das mit der Bedingung verknüpfte Layout direkt aufgerufen und geöffnet werden.

 

  • Kommentar / Trennzeilen im Bedingungseditor können gelöscht / hinauf / hinunter verschoben werden.

  • Warnung bei leeren Bedingungs-Knoten: Leere Bedingungs-Knoten können bei der Verarbeitung zu unvorhersehbaren Ergebnissen führen. Diese werden jetzt im Bedingungseditor erkannt. Es wird eine Warnung angezeigt um eine Bereinigung durchzuführen.

 

  • NICHT für Bedingungen: Um die Logik einer Bedingung umdrehen zu können.

  • Erweiterbare Felder: Bei Feldern einer gleitenden Gruppe kann es vorkommen dass nicht jeder Datensatz die gleiche Anzahl an Zeilen aufweist und daher ein in seiner vertikalen Größe fix definiertes Feld entweder zu viele oder nicht alle Zeilen erfasst. Mit dieser Option kann das Feld vertikal kleiner definiert werden und es werden alle folgenden Zeilen bis zum nächsten Datensatz in einem Feld erfasst. Das Zeichen das am Ende jeder Zeile für das Zusammenführen eingefügt wird ist konfigurierbar (Leerzeichen, Strichpunkt, Beistrich).

  • Feldposition angleichen und optimale Größe anpassen: Für die Erfassung von Datensätzen einer gleitenden Gruppe / Untergruppe ist es wichtig dass die Felder sich alle auf einer vertikal annähernd gleichen Position befinden und dass die Felder vertikal die richtige Größe aufweisen. Optimal ist die Größe dann wenn das Feld vertikal gerade noch den Textbereich erfasst um den Text auslesen zu können, sollte jedoch nicht größer oder kleiner sein. Manuell kann es bei engen Zeilen manchmal nicht einfach sein die Größe richtig zu setzen.  Dafür gibt es jetzt eine Automatik-Funktion. Mit dieser Funktion werden die Felder automatisch vertikal ausgerichtet und auf die optimale Größe gesetzt.

  • Bereich vor der OCR Erkennung invertieren: OCR funktioniert nur bei dunkler Schrift auf hellem Hintergrund. Bei heller Schrift auf einem dunklen Hintergrund muss vor der OCR Erkennung der Bereich invertiert werden. Dafür gibt es jetzt eine eigene Bildverarbeitungsfunktion die für ein Feld aktiviert werden kann und vor der integrierten OCR Erkennung ausgeführt wird.

  • OCR immer ausführen: Nicht immer hat eine PDF in der Textebene den korrekten Text hinterlegt. z.b. wenn im Gesamtdokument invertierte Bereiche mit weißem Text auf schwarzem Hintergrund vorhanden sind.  Ist die “SmartOCR” Verarbeitung aktiviert so wird ein Bereichs-OCR nur ausgeführt falls kein Text in dem Bereich vorhanden ist. Für  einzelne Bereiche kann jetzt festgelegt werden dass trotz bestehendem Text die OCR immer ausgeführt wird z.b. um vorher eine Invertierung des Bereichs durchzuführen um so ein brauchbares Ergebnis zu bekommen.

 

  • Zusammengesetzte Felder: Es können jetzt auch Felder angelegt werden die aus anderen Feldern und Texten zusammengesetzt sind. Diese Felder können für die Ausgabe verwendet werden.

  • Vorgabewerte für Felder können auf Basis des Layouts und nicht nur global vergeben werden.

 

  • Numerische Felder können auch negative Werte annehmen.
  • Vorlage ohne die in der Vorlage enthaltenen Layouts als neue Vorlage anlegen.

  • Einstellungen einer Vorlage auf andere Vorlagen zu übertragen: Auswahl der Einstellungs-Tabs der Ausgangs-Vorlage sowie Auswahl der Zielvorlagen.

  • PDFSign Komponente wurde integriert um die erzeugten PDF schützen und signieren zu können.

  • Export Datensatz Filter: Über Bedingungen kann der Datensatzexport gefiltert werden. Datensätze die einer der definierten Bedingungen entsprechen werden gefiltert und nicht ausgegeben. Gefilterte Datensätze werden in der Testfunktion „rot“ markiert angezeigt. Bedingungen können auf Basis von Textstrings, Teilstrings, Regular Expression oder “Leer” über Felder, Layouts und Auslese Ebene (Dokument, Gruppe, Untergruppe) sowie UND / ODER bzw. NICHT Verknüpfungen aufgebaut werden.

Neuerungen PDFmdx Prozessor Version 3.7.4:

  • Kommandozeilen Anwendung aufrufen: Nach der Verarbeitung aller Dokumente aus dem Eingangsbereich eines Jobs kann eine Kommandozeilen Anwendung aufgerufen werden.  Z.B.: pdfFM um Dateien aus mehreren Ordnern mit gleichem Namen zu einer Gesamt PDF zusammenzufügen. Erfolgt die Verarbeitung über den PDFmdx Windows Service so darf die Kommandozeilen Anwendung keinen Dialog anzeigen und muss “silent” ausgeführt werden.

 

  • Gesperrte Dateien werden erkannt und nicht verarbeitet: Falls eine zu verarbeitende Datei gesperrt ist kann sie weder verarbeitet als auch nicht in einen Fehler Ordner verschoben werden. Solche Dateien werden über eine *.lock Datei gekennzeichnet und nicht weiter verarbeitet. Um eine solche Datei später wieder zu verarbeiten muss nur die *.lock Datei gelöscht werden.

  • Ausgabe – Wiederholung: ist ein Gerät bei der Ausgabe (Share / Netzwerklaufwerk) nicht sofort verfügbar bzw. reagiert zu langsam so ist jetzt die Wartezeit sowie die Anzahl der Wiederholungen einstellbar bevor die Verarbeitung diesen Umstand als Fehler erkennt und die Verarbeitung unterbricht.

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PDFmdx – Zweistufiges Auslesen von Positionsdaten – Produktvideo

In manchen Branchen gibt es Dokumente bei denen Positionsdaten eine weitere Ebene aufweisen. Belege mit 2-stufige Positionsdaten gibt es z.B. bei Textilien oder bei Bekleidung wo es zu einem Artikel (Nummer, Beschreibung) auch eine “Unterebene” mit Größen bzw. Farbangaben geben kann. Der Artikel selbst wird nur einfach angeführt und in der Ebene darunter finden sich dann die Mengen / Preise der einzelnen Ausprägungen.

PDFmdx ist auch in der Lage zweistufige Positionsdaten zu erkennen und auszulesen. Der nachfolgende Video zeigt wie es geht:

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PDFmdx – Auslesen von Positionsdaten über eine gleitende Gruppe – Produktvideo

PDFmdx kann über festgelegte Bereiche Informationen aus PDF Dokumenten auslesen und diese einem Feld zuordnen. Es gibt jedoch auch Informationen in einem Dokument die mehrfach vorkommen. Z.B. Positionsdaten von Rechnungen – Menge, Artikelnummer, Preis usw. Diese sind normalerweise als Tabellen in fixen Spalten und einer variablen Anzahl von Zeilen ausgeführt.

PDFmdx ist mit Hilfe von “gleitenden Gruppen”auch in der Lage Positionsdaten aus PDF Dokumenten auszulesen. Dabei werden Felder einer “gleitenden Gruppe” zugeordnet und auf dem Vorlage-Dokument positioniert. Über Kriterien werden Bedingungen festgelegt um eine Zeile als Datensatz der “gleitenden Gruppe” zu identifizieren. Zwei Begrenzer legen fest in welchem vertikalen Bereich der Seiten nach solchen Datensätzen “gesucht” wird.

Das nachfolgende Video zeigt auch die Verwendung von “Ankerfeldern” um Informationen die auf einer Seite “wandern” und keine fixe Position haben, z.B. den Endbetrag einer Rechnung, finden und auslesen zu können.

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PDFmdx – Eingangsrechnungen erkennen, auslesen und strukturiert ablegen – Produktvideo

PDFmdx kann PDF Dokumente z.B. Eingangsrechnungen an Hand von Textinhalten über Kriterien erkennen, in Einzeldokumente aufteilen und Felder auslesen. Die ausgelesenen Felder und Texte können für die Benennung, sowie für die strukturierte Ablage oder den Import der Belege verwendet werden.

Das nachfolgende Video zeigt an Hand von Eingangsrechnungen wie es geht:

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PDFmdx – Dokument über Barcode teilen – Produktvideo verfügbar

PDFmdx kann Dokumente auch an Hand von Barcodes erkennen, in Einzeldokumente aufteilen und ausgelesene Barcodes für die Ablage verwenden. Welcher Barcode verwendet wird kann über den Bereich, den Barcode-Typ bzw. auch über Bedingungen festgelegt werden. Das Teilen kann über Änderung des Inhaltes oder über Bedingungen erfolgen. Trennblätter die Barcodes enthalten lassen sich auch löschen.

Das nachfolgende Video zeigt wie es geht:

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PDFmdx – Positionsdaten über Gruppen- / Untergruppenfelder auslesen

PDFmdx kann neben Dokumentenfeldern auch Positionsdaten auslesen. Positionsdaten sind Listen oder Tabellen mit Zeilen und Spalten. Diese finden sich typischerweise auf Rechnungen um mehrere Positionen im Beleg anzuführen. Wir verwenden dafür den Begriff einer “gleitenden Gruppe/Untergruppe”. Dabei werden ein oder mehrere Spalten (=Felder) über eine oder mehrere Zeilen auf einer oder mehreren Seiten in einem vertikal festgelegten Bereich gesucht und ausgelesen.

Ab der PDFmdx Version 3.5.0 gibt es eine 2-stufige Struktur wo neben der Gruppen auch eine Untergruppen Ebene möglich ist. Es können also zu einem Gruppen-Datensatz ein oder mehrere Untergruppen-Datensätze erkannt und ausgelesen werden. Belege mit 2-stufige Positionsdaten gibt es z.B. bei Textilien oder bei Bekleidung wo es zu einem Artikel (Nummer, Beschreibung) auch eine “Unterebene” mit Größen bzw. Farbangaben geben kann. Der Artikel selbst wird nur einfach angeführt und in der Ebene darunter finden sich dann  die Mengen / Preise zu einzelnen Ausprägungen.

Zweistufiges Auslesen von Positionsdaten:

  • “Dokumenten/Gruppen/ Untergruppen” Felder definieren die Erkennungsebene.

  • Ein über 2 rote horizontale Begrenzungslinien festgelegter Bereich wird auf allen Seiten des Dokuments nach den Gruppen- (rote Felder) sowie Untergruppen-Datensätzen (grüne Felder) abgegescannt.

  • Über die festgelegten Bedingungen werden die Gruppen- (G) sowie die zugehörigen Untergruppen- (U) Datensätze identifiziert und ausgelesen.

  • Zusammen mit den Datensätzen der untersten Ebene stehen auch die Informationen der Gruppen- und der Dokumentenfelder zur Verfügung.

Für Tests und als Ausgangspunkt für eigene Versuche haben wir zwei Beispiel-Vorlagen mit PDF-Testdateien erstellt. Die *.pmdx Vorlagen müssen nur per Drag&Drop in den PDFmdx Editor importiert und der Ausgabepfad gegebenenfalls angepasst werde. Für die Verarbeitung ist es dann noch erforderlich im PDFmdx Prozessor ein Job mit Eingangs- und Error-Folder anzulegen und die beiden Test-Vorlagen für den Job auszuwählen.

Download – PDFmdx – Vorlagen und Beispiele für zweistufiges Auslesen von Positionsdaten >>>
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PDFmdx Version 3.5.3 verfügbar

Neuerungen PDFmdx Version 3.5.3:

  • Feld / Bereichs OCR / Bereich invertieren / OCR immer ausführen:

Normalerweise werden für die PDFmdx Verarbeitung PDF Dateien als Input verwendet die bereits Text enthalten – entweder “normale” PDF oder gescannte PDF die über einen vorangegangenen OCR Prozess (z.b. über AutoOCR oder FileConverterPro) eine zusätzliche Textebenen erhalten haben.

PDFmdx verfügt auch über eine integrierte OCR Funktion um den Text in den Bereichen der positionierten Feldern aus der Bildinformation ermitteln zu können.

Bei den allgemeinen PDFmdx OCR Einstellungen gibt es die Möglichkeit festzulegen wie die Texte aus dem PDF gewonnen werden sollen – “Original”, “OCR” oder “SmartOCR”. Bei “Original” wird der Text immer aus dem PDF genommen, bei OCR – wird der Text immer über einen PDFmdx OCR Vorgang gewonnen, auch falls bereits ein Text im PDF vorhanden ist. Bei der “SmartOCR” Einstellung wird die PDFmdx OCR Funktion nur ausgeführt falls im PDF noch kein Text vorhanden ist, ansonsten wird der im PDF vorhandene Text genommen. Diese Einstellungen gelten generell für die ganze Vorlage und alle damit verbundenen Layouts.

In dem Zusammenhang gibt es jetzt 2 neue Funktionen die es ermöglichen weißen Text auf schwarzem Hintergrund zu erkennen.

Einzelne Bereiche mit Text in weißer Schrift auf schwarzen Hintergrund können über einen automatischen OCR Vorgang nicht erkannt werden, da vor dem OCR Vorgang der Bereich invertiert werden müsste um erkannt werden zu können. Das kann nur interaktiv erfolgen in dem der zu Bereiche manuell ausgewählt wird.

Im PDFmdx Editor gib es jetzt die Möglichkeit bei der Feldkonfiguration die Option “Bereich invertieren” zu aktivieren. Dabei wird für die OCR Verarbeitung der Feldbereich invertiert. Dadurch entsteht schwarze Schrift auf weißem Hintergrund welche durch die OCR erkannt werden kann.

In dem Zusammenhang gibt es eine weitere neue Feldfunktion “OCR immer ausführen” – Damit kann die generelle Einstellung „SmartOCR“ übersteuert werden. Die OCR Erkennung wird dann für dieses Feld immer ausgeführt, auch wenn bereits ein darunterliegender Text vorhanden ist.

  

  • PDFmdx Editor – Bedingung suchen, Layout aufrufen: Es gib jetzt eine Suchfunktion um in den Bedingungen nach einem (Teil)String zu Vorwärts und Rückwärts zu suchen. Damit kann eine Zeile in den Bedingungen direkt angesprungen werden. Aus der Bedingungszeile kann dann auch das verknüpfte Layout direkt aufgerufen werden. Diese Funktion erleichtert die Arbeit mit einer großen Zahl an Bedingungen.

  • Die Web-Service Funktionen wurden überarbeitet, im Web-Service Beispiel können die Metadaten jetzt auch als XML heruntergeladen werden.
  • Bei der Metadaten XML wurden die neu hinzugekommenen Variablen JobID, JobName, JobDescription und ProzessID ergänzt.

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